Информационные технологии и информационные системы в управлении

Front-office – это место продаж, связанное с Back-office. Основную роль здесь играет специальное оборудование – POS –терминалы. В соответствии с классификатором контрольно-кассовых машин. Которые используются в России, под   POS-терминалом понимается контрольно-кассовая машина с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. POS-системы построены на базе фискальных регистраторов  - ККМ, способных работать только в составе компьютерно-кассовых систем, получая данные через канал связи.                

Использование компьютерно-кассовых систем в магазинах является важным элементом современной розничной торговли. Большой ассортимент товаров, увеличение объемов продаж и высокая конкуренция привели к тому, что учет товародвижения должен быть четким и быстрым.

Облегчают работу по обработке большого числа операций с товарами помогают и другие специальные средства автоматизации торгового процесса.

Одним из таких средств является штриховое кодирование. Штрихкод – индификация самого товара либо какого-либо признака товара. Работа в системе розничной торговли с товарами, которые имеют штрихкоды, увеличивает скорость данных, поступающих в систему учета. В розничной торговле сканеры штрихкодов используются на складах и в торговом зале, где они применяются для индификации товара на системных кассовых аппаратах, с помощью которых производится формирование данных для количественного учета в складской программе.

Важное место в автоматизации розничного магазина  занимают электронные весы с возможностью печати этикеток со штрихкодом, позволяющие облегчить и ускорить процесс учета весового товара. Весы с печатью этикеток часто используются на складах магазинов и производстве для этикитирования фасованного весового  товара.

Еще один иснструмент автоматизации торговли – терминал сбора данных, позволяющий обрабатывать покупку, не привязываясь к POS-терминалу. Терминал сбора данных – это специализированный промышленный мини-компьютер, используемый для сбора данных и инвентаризации в условиях крупных складов и большой товарной номенклатуры. Часто терминалы сбора данных применяют для организации выездной торговли и при обслуживании клиентов в организациях сферы услуг с выездом к клиенту. После накопления данных в терминале сбора данных в офисе производится автоматический перенос данных в центральную базу данных и дальнейшая обработка.

Все перечисленное оборудование связано с программными комплексами посредством локальной сети, что позволяет отслеживать торговые операции в режиме реального времени.

2.3 Автоматизация процессов логистики

В период становления рыночных отношений в России  появилось и стало активно развиваться новое научно-практическое направление – логистика. Интерес к ней обусловлен потребностями развития экономики и бизнеса,  возросшими объемами грузовых перевозок. Первоначально усилия фирм были направлены в основном на снижение себестоимости продукции. В настоящее время, когда предложение повсеместно стало превышать спрос, предприниматели начали признавать также важность обеспечения сбыта за счет снижения транспортных и складских издержек. Новые принципы организации и управления, основанные на концептуальных подходах и методе мышления, объединяемых общим понятием «логистика», все в большей степени и с успехом применяются на практике.

Большое количество распределенных торговых точек и многочисленной номенклатуры делает проблемы автоматизации логических процессов наиболее важными. Именно в области логистики зачастую проявляются отраслевые особенности предприятия, нуждающиеся в специальном подходе к автоматизации.

Логистика – наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до промышленных предприятий; внутризаводской переработке сырья, материалов, полуфабрикатов; доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с его требованиями, а также передачи, обработке и хранении соответствующей информации.

Можно выделить пять направлений логистики: закупочная, транспортная, складская, производственная, распределительная. Рассмотрим эти направления логистики в разрезе функционала  ERP – системы, можно более точно определить области логистики, автоматизируемые в розничной торговле (таблица 2).

Таблица 2 - Области логистики, автоматизируемые в розничной торговле

Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе обеспечения торговой точки необходимыми товарами. Обеспечения эффективного сотрудничества с поставщиками – одна из важнейших составляющих получения конкурентных преимуществ. Возможность автоматизированной системы учитывать режим и ассортимент работы каждого поставщика позволяет избежать многих проблем с поставками и временным отсутствием товаров на прилавках.

Одной из важнейших проблем закупочной логистики, которую решает система автоматизации, является централизированное управление закупками.

В розничных сетях объемы закупок огромны, проконтролировать и оценить их эффективность вручную  не возможно. Автоматизация – единственный выход в данной ситуации.

Информационная система по каждой товарной позиции позволяет определить основного и альтернативных поставщиков. При формировании заказа поставщику система автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.

После того как поставщик занесен в систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап для того, чтобы проявить бдительность. Так как оплата товара  в основном  происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если за этим не проследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара.

Важной составляющей в закупочной логистике является функция управления взаиморасчетами с поставщиками, требующая предельной четкости и внимания.

Менеджеры по закупкам настраивают в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.

Распределительная логистика. Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать  предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.

Важные конкурентные преимущества торговая компания может приобрести, анализируя информацию о покупателях, получаемую при использовании дисконтных карт, так как дисконтная карта – это не только возможность предоставить покупателю скидку, но и получить данные о средней потребительской корзине своих покупателей, разработать новые предложения продажи дополнительных товаров и многое другое. Поэтому автоматизация работы с дисконтными картами – один из самых эффективных инструментов, предназначенный для создания системы лояльности постоянных покупателей.

Для розничной торговли проблема автоматизации ценообразования является одной из самых сложных,  в связи с чем система автоматизации торговли- Axapta Retail, созданная на основе стандартной функциональности ERP-системы Microsoft Business Solution Axapata поддерживает три схемы ценообразования.

1) В случае, когда все магазины торговой сети имеют централизированную систему ценообразования, малейшее их изменение цены на любую из десятков тысяч ассортиментных позиций оперативно доводится до каждого магазина. При этом данная информация отражается в финансовых планах, как отдельного торгового комплекса, так и всей сети в целом.

2) В том случае, когда ценообразование производится каждым магазином в отдельности, информация о ценах на каждую ассортиментную позицию, а также о любых ценовых изменениях поступает в центральный офис и становится основой для принятия  управленческих решений.

3) торговая сеть может включать как магазины, имеющие единую систему ценообразования, так и торговые комплексы, устанавливающие собственные цены на некоторые или все ассортиментные позиции. В этом случае Axapta Retail позволит оперативно учитывать все ценовые изменения на любом уровне – от центрального офиса до магазина – и принимать соответствующее управленческие решения.

Складская логистика. Автоматизация складской логистики помогает в управлении такими функциями, как контроль хранения и физического перемещения товаров по складу, оптимизация используемого пространства склада и потока товаров, предотвращение кражи товаров, повышение точности в идентификации товара, использования штрихкодирования и терминалов сбора данных, проведение инвентаризации.

Повышение эффективности использования складских площадей – одна из  важнейших проблем складской логистики. От ее разрешения зависит прибыль розничного предприятия. Увеличение числа  едениц хранения и сокращение жизненного цикла продуктов требует постоянного перемещения товаров по складу.

Специальные решения для автоматизации управления ячеистыми складами (склад, где хранится товар в ячейках) позволяют учитывать сезонность, историю и показатели оборачиваемости продукта. На основании этих показателей система выдает рекомендации по месту хранения данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения  данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения товара, сформировать график его перемещения по стеллажам и контролировать его исполнение в режиме реального времени.

Проведение инвентаризации (переучет товара на складе или в магазине) – одна из самых трудоемких и долгих по исполнению функций складской логистики. Автоматизация этой функции  помогает  снизить риск хищения и недостач. Использование в ходе инвентаризации терминалов сбора данных и их последующий автоматизированный перенос в систему помогают избежать многократного ввода данных и, как следствие, появления недостоверной информации. Важным достоинством автоматизации является и то, что на период инвентаризации магазин не придется закрывать на учет. Итоговые данные, полученные в результате проведения инвентаризации, используются для формирования отчетов по магазинам.

В процессе инвентаризации обнаруживается бракованный товар. Ритейлеры отметили, что товары с нарушенными потребительскими свойствами могут приносить прибыль – их можно продать со скидкой, «исправить» или пустить в производство ( например , продукты, срок хранения которых подходит к концу, можно использовать в кулинарии, которая сегодня является неотъемлемой частью крупной розничной сети). Автоматизация помогает осуществить непростой процесс перевода товара из категории бракованной продукции в «прибыльную» категорию.

Производственная логистика. К производственной логистике в розничной торговле можно отнести кулинарию, пекарню, разделку мяса, сборку готового изделия. Производство в ритейле является сопутствующим видом деятельности, оно может расширить резервы рентабельности.

Транспортная логистика. Основными задачами  транспортной логистики является обеспечение грузоперевозки товаров, минимизация затрат на грузоперевозке, нахождение оптимальных маршрутов по грузовой перевозке, поиск и выбор экспедиторов, планирование доставки, грамотное оформление и заключение договоров и контрактов на грузоперевозку.

Система управления транспортом помогает ритейлерам оптимизировать поставки товара и является дополнительным методом сокращения издержек. Для эффективного использования   существующих сегодня на рынке решений по автоматизации транспортной логистики важным фактором являются взаимоотношения  ритейлера с поставщиком.

Одним из вариантов использования автоматизации транспортной логистики является метод динамической маршрутизации. Поставщик сообщает ритейлеру о готовности товара, а ритейлер при помощи автоматизированной системы управления транспортировками выбирает наиболее короткий наименее затратный способ доставки и сообщает о нем поставщику. Другой способ – отправлять полностью загруженные машины, которые доставляют товар в районные центры. В нем груз разбивается на мелкие партии и доставляется либо к ритейлеру, либо напрямую к клиенту.

2.4 Автоматизация процесса сводного планирования

Сводное планирование в розничной торговле – один из мощнейших инструментов повышения прибыли, цель которого – определить, какое количество товара необходимо потребителю в определенный период времени. В процессе  сводного планирования система ищет тот вариант плана, который удовлетворил бы десяткам условий и параметров: длительности периодов отрицательной и положительной ликвидности склада, необходимой величине резервного запаса товара, периодичности планирования закупок, страховых резервов времени. В итоге создается список запланированных закупок, которые подлежат утверждению и переводу в разряд открытых закупок.