Характеристика документооборота

Как правило, внедрение  СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

1. Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
3. Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
4. Выполнение пилотного проекта;
5. Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
6. Поставка и инсталляция СЭД;
7. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
8. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
9. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
10. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
11. Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
12. Сопровождение CЭД.

 

 

 

 

 

Рис.1. Технологическая схема осуществления электронного документооборота

Пояснения к схеме:

Первый этап – получение  информации.

Пути поступления данных:

1. данные поступают в электронном виде путем передачи по компьютерным сетям внутреннего или общего пользования;
2. данные поступают в электронном виде путем переноса на любых электронных носителях
3. данные поступают в виде бумажных или других нецифровых носителях. Перед переходом ко второму этапу производится перевод информации в электронную форму (например, сканирование и распознавание бумажных документов).

Второй этап – предварительная  обработка.

Предварительная обработка  поступивших данных производится оператором или администратором системы  электронной документации. Она подразумевает  под собой классификацию поступивших данных, их упорядочивание, регистрацию в каталогах и/или базах данных системы, размещение ее на общедоступных ресурсах (например, файл-серверах). Затем в системе определяются права доступа к данной информации и пути ее дальнейшей передачи, а также, присвоение ей определенного статуса срочности и секретности, задаются ожидаемые сроки ответа и его форма.

Третий этап – распределение информации.

На данном этапе возможно множество  вариантов дальнейших действий. Вот  наиболее популярные из них:

1. Размещение информации на доступном ресурсе с извещением конечного пользователя, которому она предназначена, о ее поступлении и  месте ее нахождения (классический вариант данной схемы предполагает размещение данных на файл-серверах или серверах баз данных с отправлением извещения пользователю информации по корпоративной электронной почте. При этом пользователь уже имеет необходимые права доступа к ресурсам, на которые файл был помещен). Данный вариант пользуется большой популярностью, т.к. здесь предусматривается более высокая степень безопасности информации, поскольку ее передача не идет по незащищенным каналам и практически исключена возможность ее порчи, перехвата, потери или искажения. Кроме того, уже заранее предусмотрена политика безопасности и распределения прав, и существует больше возможностей контроля ее использования и передачи;
2. Непосредственная рассылка данных пользователю (например, по электронной почте с вложениями; прямая передача по сети с использованием протоколов обмена файлами – FTP, TCP/IP);
3. Публикация ее на сети в виде web-страниц на корпоративном сайте/интернет-узле. Данный метод пользуется популярностью в компаниях с высокой степенью тереториального распределения. При этом имеются широкие возможности разграничения доступа к опубликованной информации (классические методы авторизации, использование цифровой подписи, шифрования и т.д.)

Четвертый этап – обработка данных оконечными пользователями.

На данном этапе происходит непосредственная работа с информацией: она модифицируется, переводится в другие форматы, используется в виде источников для новой информации, размножается, пересылается следующему пользователю.  Все это происходит на рабочих станциях пользователей с использованием имеющихся на них пакетов прикладных программ.

Пятый этап – архивирование информации.

На данном этапе происходит перемещение редкоиспользуемой, неактуальной или отработанной информации в архивы. Этот этап очень необходим для  любой организации, поскольку при  интенсивном документообороте полезная информация часто теряется на фоне отработанной, накапливающиеся неиспользуемые данные занимают полезное пространство на  накопителях пользователей, теряется наглядность при работе с данными, возникает путаница между множеством версий одного и того же документа, по ошибке стирается полезная информация, вместо ненужной.

Решить данную проблему возможно только своевременно перемещая  ненужную на данный момент информацию в сжатом виде на отдельные носители, предварительно отобрав файлы с  правильными версиями, структурировав и занеся их в учетный каталог. При этом важно сохранить доступность данных для пользователя и обеспечить легкий поиск необходимой информации в созданных архивах.

 

Заключение

Долгие годы в России вся документация была бумажной. Только сегодня она постепенно переходит в электронную форму. В России пройден первый этап пути внедрения безбумажных технологий. Уже не так важно, сколько и каких систем было внедрено – гораздо важнее, что использование электронной документации в коммерческой деятельности и в государственном управлении стало уже достаточно распространенным явлением, да и само понятие "электронный документ" уже не вызывает, как это было ранее, бурного протеста со стороны руководителей организаций и специалистов документационного обеспечения управления.

Следующим этапом должно стать постепенное расширение использования  электронной документации во взаимоотношениях между государством, организациями  и гражданами. Проще всего решить технические проблемы (хотя они тоже достаточно сложны). Самыми трудными и  самыми актуальными на этом этапе становятся вопросы развития законодательно-нормативной базы, необходимой для безбумажных технологий.

Можно отметить, что внедрение безбумажных технологий на любом предприятии следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения. При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия и вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций.

Масштабное внедрение  СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно  при внедрении. В случае успеха пилотного проекта принимается окончательное решение о внедрении СЭД.

В настоящее время  наличие на предприятии системы  электронной документации и широкое  использование безбумажных технологий является показателем успешности учреждения и его руководства. Безбумажные технологии и использование СЭД дают  возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяют сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Несомненно, внедрение таких систем имеет относительно высокую стоимость, и позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что, конечно, переход на электронную документацию не является решением всех проблем фирмы и целиком безбумажный офис выглядит утопично, однако многие элементы электронного документооборота уже прочно вошли в жизнь российских компаний, а важность интеграции экономики и информационных

технологий является неоспоримой.  
 

 

Список  литературы

 

1. Акимова Г.П., Специфика документооборота электронной торговли. / Акимова Г.П., Пашкин М.А., Славин О.А.// - Труды Института системного анализа Российской академии наук (ИСА РАН) «Документооборот. Прикладные аспекты», 2005.
2. Арлазаров В.Л. Проблемы перехода к безбумажному делопроизводству / Арлазаров В.Л.,  Безмозгий И. М., Емельянов Н.Е.  //.  Сборник трудов ИСА РАН «Развитее безбумажной технологии в организационных системах», 1999
3. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.
4. Глинских А. // Аналитический отчет «Мировой рынок систем электронного документооборота» // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://chief.nnov.ru/go.php?ref=http://chief.ifolder.ru/1961760
5. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики / Глушков В.М. // - М.: Наука, 2-е издание, 1987
6. Иванов А. Нужен ли предприятию электронный документооборот? - Свое дело, 2002 - № 9, [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://svoedelo.udm.ru/cgi-local/article.pl?id=215 Емельянов Н.Е. Электронные документы и БД // Директор информационной службы. 1999. – № 18.
7. Мельник О. Автоматизация управления документами - особенности проектов и перспективы развития. // Intelligent Enterprise 2007. - №12.
8. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота// Директор информационной службы. 2001. – №2.
9. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/
10. Савченко К. Российский рынок систем документооборота: прикладные решения, 2008.  // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/246/
11. Сапожников А. На пути к культуре безбумажного производства. // Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.landocs.ru/presentations/articles/towards_paperless_office.php
12. Сенкевич В. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://citcity.ru/13070/
13. Система «Босс-референт» // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/
14. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред. от 02.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. –2006. – № 52, 2 ч. – Ст. 5504.
15. Материалы сайтов:
1. http://www.doc-online.ru – Doc online независимый портал о СЭД;
2. http://www.iteam.ru/ - iTeam, портал корпоративного управления;
3. http://www.docflow.ru/
4. http://www.directum.ru – система «Directum»;
5. www.aplana.ru  - Aplana;
6. www.cognitive.ru - Cognitive Technologies;
7. www.docsvision.com - DocsVision;
8. www.naumen.ru - Naumen;
9. www.paydox.ru - Paybot LLC;
10. www.intertrust.ru - «ИнтерТраст»;
11. www.lanit.ru - «ЛАНИТ»;
12. www.letograf.ru - «Летограф»;
13. www.eos.ru -  «Электронные Офисные Системы».