Характеристика документооборота

1.2 Общая классификация систем документооборота

Когда в компьютерной литературе говорят об электронном документообороте и безбумажных технологиях, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов. Попытаемся их классифицировать.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами управления потоком работ workflow. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
• Работа собственно с документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях (ввод, редактирование и т. д.). Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов (Microsoft Word, Excel и др.)
• Управление документами (document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Характерным примером системы управления документами являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. (Универсальным инструментом создания систем управления документами является СУБД.)
• Пересылка документов (e-mail). Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.
• Групповая работа над документами (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Внедрение электронной документации и безбумажных технологий: специфика, проблемы и решения

2.1 Проблемы внедрения безбумажных технологий

Концепция безбумажной  технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня  можно говорить лишь о частичной  реализации этой идеи. Сейчас многие организации обладают  прекрасной компьютерной техникой и в то же время тонут в огромном количестве бумажных документов, мечтая избавиться от этих тонн бумаги. Здесь есть ряд причин. Постараемся их классифицировать и привести наиболее эффективные пути решения возникающих проблем.

1. «Человеческий фактор» − консерватизм сотрудников.

Системы электронной  документации (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием  и хранением информации, либо эффективность  от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Затем можно построить интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди привыкают читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Желательно чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота.

Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению СЭД не только сотрудников и руководителя организации и руководителей разных уровней является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких руководителей становится все меньше.

2. Проблема  взаимодействия с внешним миром.

При внедрении системы  документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним, «бумажным» миром. Чаще всего информация от организаций-партнеров поступает на бумаге. Со временем, нужно наедятся, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании — разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции приходится приобретать более серьезный промышленный сканер и использовать мощные модули для сканирования документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

3. Трудности  с миграцией существующих документов.

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых  серьезных. Если он не спланирован тщательно, появляются проблемы, способные свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации  имеется бумажный архив документов, то переводить его в электронный  вид нужно путем сканирования. Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Необходимо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Некоторые СЭД позволяют  хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.

4. Придание электронному документу юридической силы   Мы не сможем сразу всех заставить перейти на работу с электронной документацией. При разработке СЭД первое, что хочется взять за основу, это любой, полученный документ отсканировать (превратить в электронный), оригинал сдать в архив бумажных документов и в дальнейшем работать только с соответствующим электронным документом. Казалось бы, что оригинал может потребоваться только в случае судебного разбирательства, так как он является юридическим документом. Но на практике это не получается, так как лицо, принимающее решение, хочет видеть именно документ, имеющий юридическую силу, - оригинал, а не ЭД. Действительно, какой главный бухгалтер согласится, не видя оригинала распоряжения директора, глядя только на экран дисплея, подписать платежное поручение на большую сумму денег. Заметим, что подпись на ЭД, которая видна на экране, вообще говоря, не удостоверяет авторство, так как нет проблем ее отсканировать на одном документе и перенести на другой.

Поэтому еще одной  важнейшей проблемой является необходимость  обеспечения юридической силы электронных  документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как  обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

На первый взгляд может  показаться, что ЭЦП - лишний атрибут  документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это  работает только если документ формируется  одним сотрудником, а остальные  его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя ЭЦП можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника. Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения и филиалы, где используется электронная почта для передачи документов, использование ЭЦП снимает необходимость в распечатке и сканировании документов. Использование ЭЦП регламентируется законом №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

Несомненно, пройдет некоторое  время, прежде чем электронная подпись  станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти  по компромиссному пути. Электронные  документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

2.2 Технологические особенности внедрения систем электронной документации

Прежде чем приступать к внедрению безбумажных технологий и системы электронной документации в любой организации выявить требования, предъявляемые к техническому и программному обеспечению предприятия и ознакомиться со схемой того, как же все таки осуществляется электронный документооборот с технологической точки зрения. Без этих мероприятий внедрение СЭД не представляется возможным.

Необходимое для организации  оборудование:

1. Сервер и оборудование локальной вычислительной сети;
2. Рабочие станции оконечных пользователей;
3. Факсмодем;
4. Сканер;
5. Рабочая станция управления электронным документооборотом;
6. Сервер внутренней электронной почты (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием);
7. Файл-сервер сети;
8. Сервер базы данных системы электронного документооборота (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием, если не предполагается слишком интенсивной нагрузки и позволяет вычислительная мощность оборудования)
9. Сетевой принтер.
1. Программное обеспечение системы электронного документооборота (предлагается продукт компании DIRECTUM);
2. ПО для корпоративной почты: Microsoft Exchange Server (или похожее от других производителей);
3. ПО необходимое для управления локальной сетью;
4. Пакеты прикладных программ пользователей;
5. Программа для распознавания сканированных изображений – ABBYY Fine Reader (или аналогичное от другого производителя);
6. MS SQL Server 2000.