Характеристика документооборота

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение 
высшего профессионального образования

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Международный институт финансов, управления и бизнеса

Направление «Экономика»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

На тему: «Технологии  электронного документооборота»

По предмету: «Информационные  технологии в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 2 курса

группы 25э905 Руф Е.В..

Проверила: ст. преподаватель 

Чапарова Г.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2010

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе  развития общества информация стала производимым продуктом, который необходим практически всем. Ценность оперативной, достоверной и максимально полной информации неизбежно возрастает. Этот факт в совокупности с развитием компьютерной техники и сетевых технологий передачи данных сделал актуальным превращение существующих документов (публикаций, изданий и многое другое) на бумажных носителях в компактную и удобную форму электронной документации.

Побудительным моментом создания электронных документов и явилась компьютеризация традиционных процессов подготовки разнообразных документов, вылившаяся, в конечном счете, в так называемые безбумажные технологии.

В первую очередь это  касается  процессов подготовки деловой и коммерческой документации в повседневной, производственной и коммерческой деятельности человека. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии, и, чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно работа с документами. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к убыточности всего бизнеса, поскольку вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Главная проблема традиционной (бумажной) документации - практическая невозможность централизованно  отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Увеличение информационных потоков в бизнесе, науке, производстве, культуре требует адекватной реакции  со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и  информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Таким образом, актуальность использования систем электронной документации для повышения эффективности во всех деятельности человека является очевидной, и в обозримом будущем значимость безбумажных технологий будет только усиливаться. Актуальность темы определили следующие цели и задачи работы:

Цель работы − комплексное исследование тенденций внедрения безбумажных технологий и электронной документации в условиях интеграции информационных технологий во все сферы деятельности и человека.

Задачи  работы:

• Изучить основные понятия безбумажных технологий: «Электронный документ», «Система электронной документации», «Электронно-цифровая подпись»;
• Выяснить причины необходимости внедрения безбумажных технологий;
• Рассмотреть задачи, которые решает переход на электронную документацию;
• Классифицировать существующие системы электронной документации; 
  технологий;
• Исследовать и классифицировать основные проблемы, которые возникают при внедрении безбумажных технологий и электронной документации и предложить пути их решения;
• Выявить технологические особенности внедрения систем электронной документации;
• Составить технологическую схему работы системы электронной документации;
• Рассмотреть специфические особенности внедрения систем электронной документации на предприятиях различных отраслей;

Объект и  предмет исследования. Объектом исследования выступают системы электронной документации и электронного документооборота, представленные на рынке.

В качестве предмета исследования рассматривается особенности, проблемы и специфика внедрения электронной документации и безбумажных технологий.

 

ГЛАВА 1. Системы электронной документации: сущность, классификация, решаемые задачи

1.1 Основные задачи, решаемые системами документооборота

Любой документооборот, бумажный или электронный, - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления.

Системы электронной документации обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Именно переход на электронную документацию и внедрение безбумажных технологий помогает разрешить эти проблемы. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач, которые решают системы электронной документации:

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• ·уменьшения стоимости и сокращение времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• увеличение объемов информационного хранения, централизованной обработки информации,
• Интеграция информационных процессов
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
• Обеспечение более эффективного управления и функционирования за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Внедрение безбумажных технологий невозможно без ряда компонентов технического и информационного плана. Рассмотрим наиболее яркие достижения в программном обеспечении, позволившие (наряду с техническими достижениями в объемах магнитной памяти, скоростях и надежности компьютеров и каналов связи) всерьез ставить задачи внедрения безбумажных технологий.

Распознавание текстов. Мы можем в какой-то организации перейти к безбумажной технологии, формированию и передаче документов только в электронном виде. Но всегда найдутся внешние организации, которые будут присылать бумажные документы и их нужно будет переводить в электронные. Кроме того, у любой мало-мальски крупной организации есть архив, содержащий тысячи бумажных документов необходимых в работе. 

Последние годы знаменательны тем, что проблема распознавания текстов, можно сказать, решена окончательно. Действительно, системы OCR уже надежно распознают любой напечатанный текст независимо от гарнитуры, кегля, курсива и т.п. Распознают таблицы, воспроизводят внешний вид - оформление документа. Без этих достижений ни о каком переходе на электронный документооборот нельзя было бы и мечтать.

Работа со сложными документами. Рассмотрим современный взгляд на документ на примере продукта Lotus Notes (LN). LN служит для работы с документами или,  как говорят разработчики, с документно-ориентированными базами данных. Документ представляет собой основной модуль информации в LN. Рабочее пространство в LN предлагается сравнивать со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего  пространства) собраны однотипные документы, содержащие данные об определенных объектах. Документ здесь: карточка, макет с полями, и приложения. В зависимости от типа файла приложения (от расширения его имени) приложение может быть текстом, изображением, базой данных.

Главная особенность  нового взгляда на документ в том, что документ может содержать  много разнородных компонент. Разная или одна и та же информация в  документе может быть представлена в разных видах. Например, в документе может храниться: изображение документа; распознанный текст документа; регистрационная карточка документа со многими реквизитами; аудио и видео компоненты; информация, представленная в виде баз данных и многое другое. 

Оказывается, вполне можно  работать с такими документами. Важно  только иметь две центральных  программы:

1) Отображение любой  компоненты на экран и/или печать  для восприятия документа человеком  (и, если нужно, корректировки  документа);

2) Преобразование компонент в текст для полнотекстовой или иной индексации.

Если эти две программы есть, то совершенно не важно, что внутри документа. Современные системы  управления документами готовы работать более чем со ста разными типами представления данных.

Повсеместное внедрение Internet. Замечательной базой для разработок безбумажных технологий являются всемирно признанные стандарты WWW. Это в первую очередь стандарты языков разметки электронных документов SGML (Standard Generalised Markup Language) и его подмножества - языка разметки гипертекстов HTML, который с 1991 года стал стандартом Internet. Документ в SGML и HTML может быть сложно структурированным и содержать разнотипные компоненты (изображения, аудио, видео). Документ очень просто  отправить в любую точку земного шара к любому из более чем 100 миллионов абонентов по стандартной системе адресации URL (Uniform Resource Locator). Но именно эта широта и вседоступность ставит новые проблемы защиты документов.

Авторизация и защита документов. Для удостоверения в авторстве бумажных документов служит подпись. Для обеспечения защиты бумажных документов от несанкционированного доступа - служба секретности, включающая специальную секретную почту, доставляемую доверенными лицами. Если мы переходим к безбумажным технологиям, то вместо традиционной, созданной столетиями, службы секретности нужна какая-то новая, не менее надежная.

За последнее десятилетие в  этой области получены замечательные  теоретические и практические результаты. Главное достижение - изобретение  открытых и закрытых ключей. Суть изобретения заключается в следующем: для каждого сотрудника организации заводятся два ключа: открытый и закрытый. Открытые ключи доступны всем сотрудникам организации, а закрытый находится только у его хозяина на специальной магнитной карте или флоппи диске. Один сотрудник может послать другому документ, зашифровав его при помощи открытого ключа адресата, и только адресат прочтет его при помощи своего закрытого ключа. Зашифровав документ своим закрытым ключом, сотрудник может послать его всем, кому доступен его открытый ключ. Аналогично с электронной подписью, если ее поставить при помощи своего закрытого ключа, то адресат по соответствующему открытому ключу может ее проверить.  

Благодаря достаточно быстрым  и надежным современным каналам связи, сейчас реально созданы большие локальные сети, корпоративные и глобальные сети. Использование современных средств авторизации и защиты от несанкционированного доступа позволяет обеспечить защиту заметно более надежную, чем при традиционной службе секретности с бумажными документами. В системах защиты ЭД удается сделать так, что каждое обращение к ЭД, каждая снятая копия и каждая распечатка фиксируются в системном протоколе.