Аудиторская проверка учета материальных ценностей

Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании  правильно оформленных первичных  документов, которые должны содержать  обязательные реквизиты, подтверждающие достоверность хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц. На ЗАО «Тираспольский хлебокомбинат» не всегда при оформлении документов фиксируются все обязательные реквизиты.

Особое внимание следует  обратить на соответствие корреспонденции  счетов, сумм оборотов и остатков в  регистрах аналитического учета  и синтетического учета.

Как упоминалось выше, при сопоставлении наличия ТМЦ в различные периоды, данных отчета о движении ТМЦ с данными бухгалтерского учета,

1) проверка документов заключается в том, что аудитор должен убедиться в реальности первичного документа. Для этого рекомендуется выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить отражение операции в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции;

2) прослеживание (трассирование) осуществляется в противоположном направлении. Аудитор отбирает первичный документ и проверяет системы учета и контроля, чтобы найти заключительную бухгалтерскую запись операции. С помощью прослеживания аудитор может определить, все ли операции учтены, и дополнить информацию, полученную в ходе аудита. Однако необходимо учитывать возможность того, что некоторые события не отражены в первичной документации и системе учета.

При проверке полноты оприходования  материалов аудитору следует учитывать  условия и формы расчетов с  поставщиками, выбранный вариант  оценки.

Дт10 Кт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

от подотчетных лиц: Дт10 Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Приобретенные материалы  учитываются в оборотно-сальдовой  ведомости по счету: 60/1 (Приложение №1) в разрезе наименований внутригосударственных поставщиков и заключенных договоров и оборотно-сальдовой ведомости по счету: 60/2 (Приложение №2) по зарубежным поставщикам. Все корреспондирующие счета по данному счету с суммами произведенных оборотов отражены в анализе счета: 60 (Приложение №3). В конце месяца выводятся оставшиеся неоплаченными счета поставщиков.

Суммы неудовлетворенных претензий при оприходовании сырья и материалов отражаются следующими проводками:

Дт 16  Кт 63 «Расчеты по претензиям»

Дт 20  Кт 16 «Отклонения в стоимости материалов»

Оплачено поставщикам:

Дт 60  Кт 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 59 «Векселя», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Списаны предъявленные претензии  по истечении срока исковой давности:

Дт 80 «Прибыли и убытки»  Кт 63.

По окончании месяца каждое материально-ответственное лицо составляет материальный отчет (Приложение №4) о расходовании материалов в разрезе объектов и целей расходования. На основании отчета расходов сырья и материалов оформляется проводка в зависимости от места их использования:

Дт20 «Основное производство»; 23 «Вспомогательное производство»; 25 «ОПР»; 26 «ОХР» и т.д. Кт 10.

Все ТЗР собираются в течение месяца на счете 16 «Отклонения в стоимости материалов», а затем рассчитывается средний процент отклонений и сумма отклонений, подлежащая списанию по направлению расхода материалов.

Списание отклонений в  стоимости поступивших материалов оформляется проводкой : Дт 20  Кт 16.

На счете 10/1, 10/2, 10/3, 10/4,10/6 учет ведется по подразделениям, т.е. по складам и вспомогательным  цехам. Таким образом, расход со склада и приход в какой либо вспомогательный  цех оформляется бухгалтерской  записью:

Дт10 соответствующего субсчета и МОЛ   Кт10/0, 10/9-склад.

Если заранее известно, что материальные ценности приобретаются  для дальнейшей продажи, то они сразу  приходуются на счете 41 «Товары».

Синтетический учет материальных ценностей отражается в анализе  счета 10 (Приложение №5), в котором видны дебетовые и кредитовые обороты за месяц с разбивкой по корреспондирующим счетам. Также в конце месяца составляется итоговая оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 в разрезе МОЛ (Приложение №6).

Материальные ценности на рассматриваемом предприятии учитываются на складе кладовщиками и в бухгалтерии.

На предприятии проводится постоянный внутренний контроль по учету  и использованию материалов. На складе кладовщик осуществляет прием, размещение на складе и отпуск материальных ценностей, проверку принимаемых на склад и отпускаемых со склада ценностей на соответствие их товарно-сопроводительным документам по количеству, ассортименту, качеству, комплектности, а также по иным характеристикам, в зависимости от конкретных ценностей; ведение складского хозяйства; поддержание складских помещений, складского оборудования, инструментов и инвентаря в надлежащем и работоспособном состоянии; ведение необходимой складской и иной документации (первичные документы, учетные документы, товарно-сопроводительные документы, и др.). Далее при поступлении документации в бухгалтерию, бухгалтер осуществляет прием, обработку, контроль документации по учету материалов.

Поступающие на предприятие  материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Товарно-транспортная накладная (Приложение №7) поступает в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. Если сырье и материалы поступают от зарубежных партнеров, то оформляется таможенная декларация (Приложение №8) и материалы приходуются в учете на дату растормаживания по курсу ПРБ на эту дату. Бухгалтер, проверив поступившие документы, выписывает доверенность (Приложение №9), срок действия которой до 10 дней. Она регистрируется в журнале выданных доверенностей и выдается под расписку экспедитору. Экспедитор принимает прибытие ТМЦ, доставляет их на склад предприятия и сдает заведующему складом. Если нет расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и документами поставщика, то кладовщиком составляется приходный ордер (Приложение №10). В случае выявления недостачи, повреждения материальной массы составляется коммерческий акт.

При приобретении товаров  на рынке, документом, оформляющим их поступление, является закупочный акт (Приложение №11).

Принятые материалы отражаются в карточке складского учета материалов (Приложение №12), заводимой для каждого отдельного номенклатурного номера материальных ценностей. Дальнейшие записи в карточках складского учета осуществляются на основании первичных документов. По мере совершения хозяйственных операций МОЛ производит записи в карточки складского учета материалов; при этом после каждого факта их движения выводится количественный остаток.

Отпуск материалов в производство оформляется расходными документами: выписывается требование (Приложение №13).

Отпуск материалов сторонним  организациям оформляется также  накладными и выписывается счет-фактура (Приложение №14).

В конце месяца кладовщик  сдает в бухгалтерию материальный отчет по приходу и расходу. Каждый месяц по каждому складу составляется ведомость движения материальных ценностей, в которой указаны остатки  на начало и на конец месяца, а  также приход и расход за месяц. 
2.3. Проверка фактического наличия материальных ценностей приемами аудита.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию материальных ценностей, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их фактическое наличие, состояние и оценка.

На ЗАО «Тираспольский хлебокомбинат» инвентаризация материальных ценностей проводится: полная не менее одного раза в год по состоянию на 1 ноября; выборочная - ежемесячно, в конце месяца при смене МОЛ либо, если были выявлены факты хищения материальных ценностей.

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационной описи ТМЦ (Приложение №15), которая составляется не менее чем в 2-х экземплярах, в нее заносятся сведения о фактическом наличии имущества. Если данные описи или акта отличаются от данных бухучета, то составляется сличительная ведомость. Также заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, в которую заносятся сведения о факте излишков или недостачи ТМЦ, порчи имущества или акт (при наличии, например, зерна). Из общей суммы недостач и потерь часть может быть зачтена по пересортице, отнесена на виновных лиц, списана в пределах норм естественной убыли, списана сверх норм естественной убыли.

Обнаруженные излишки  на рассматриваемом предприятии оформляются записью:

Дт10 Кт80 «Прибыли и убытки».

При обнаружении недостач их делят на два вида:

1. недостачи в пределах норм естественной убыли: Дт26 Кт10;
2. недостачи сверх норм естественной убыли:

Дт84 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей» Кт10; Дт73/3 «Расчеты с персоналом по исполнительным листам» Кт80;

Дт80 Кт 84.

Наблюдая за проведением  инвентаризации, аудитор должен убедиться  в том, что в организации установлены: порядок и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность  подсчета количества материалов; материальные ценности, принятые организацией на ответственное  хранение (товары, принятые на комиссию, материалы, принятые в переработку, и т.п.), вносятся в отдельные инвентаризационные описи. В случае если аудитор не смог наблюдать за проведением инвентаризации на отчетную дату, в ходе проверки должна быть проведена выборочная контрольная инвентаризация.

При инвентаризации аудитор  может выбрать для проверки отдельные статьи материальных ценностей, самостоятельно провести контрольный подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях. Далее необходимо сверить данные проведенных подсчетов с данными, отраженными в бухгалтерском учете и отчетности организации. Необходимо провести и обратную процедуру: выбрать по регистрам бухгалтерского учета определенное количество статей материальных ценностей и при инвентаризации путем подсчета удостовериться в том, что они действительно существуют. В качестве рабочего документа целесообразно применять типовую форму инвентаризационной ведомости.

Аудитор, проводя проверку правильности проведения инвентаризации материальных ценностей и отражения ее результатов в бухгалтерском учете, использует: приказы о порядке и сроках проведения инвентаризации; приказы о назначении состава постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий; инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости; протоколы заседания инвентаризационной комиссии; решения руководства по утверждению результатов инвентаризации; бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета, в которых отражены результаты проведенной инвентаризации; контрольные подсчеты аудитора.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации - в годовой  бухгалтерской отчетности.

Для подтверждения достоверности  арифметических подсчетов ТМЦ, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета, обычно используется пересчет данных. Анализируя первичные документы, регистры бухгалтерского учета и фактическое наличие материалов, на ЗАО «Тираспольский хлебокомбинат» подсчеты осуществляются правильно.

Проводится наблюдение на всех участках, где первичный (оперативный) учет "соприкасается" с бухгалтерским, и оценивается: порядок приемки материальных ценностей на склад; порядок отпуска материальных ценностей со склада в производство, на сторону; порядок учета наличия и движения материальных ценностей в производстве (цехах, участках, отделах и др.); порядок учета готовой продукции; порядок хранения материальных ценностей и готовой продукции; порядок отгрузки готовой продукции; порядок реализации продукции и др.

На ЗАО «Тираспольский хлебокомбинат» все формальные процедуры соблюдаются, поэтому можно сделать вывод о том, что порядок ведения операций с материальными ценностями также соблюдается.

 

2.4. Оформление результатов проверки.

Аудиторская проверка заканчивается  оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной  подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту  о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом и  разглашению не подлежит, с содержанием  которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление  хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, один из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.