Планирование организационных систем

      Как уже отмечалось , при создании новых  ОС приходится отбирать ресурсы ( в основном трудовые ) у существующих . Понятно , что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем . К сожалению , и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости , и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания .

      Это приводит к тому , что решение  многих важных проблем ( и соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения . Преобладание отраслевого  принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения .

      Кроме того , у нас нет и адекватных методик расчёта экономической  эффективности ОС , что делает невозможным  обоснование необходимости их создания .

      Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы , в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например , десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока наконец не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании , проституции , борьбы с организованной преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .

      Вряд  ли можно признать такое положение  удовлетворительным , и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить . 
 

ЗАКОНОМЕРНОСТИ  ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС . 

      Всякая  теория должна исходить из практики , чтобы  потом служить ей же опорой . В  этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение , она  должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС . Основная сложность состоит в том , чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС . Среди них можно выделить следующие :

      1. Формирование ОС - это многоэтапный  процесс .

      2. Необходимым условием для начала  планирования , а затем и создания  ОС , является наличие определённой  общественной потребности . Однако  одной потребности недостаточно , нужны ещё определённые экономические , юридические , социальные , технические условия и другие гарантии , обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

      3. Решение вновь возникающих проблем  не обязательно требует создания новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые .

      4. Для выбора способа решения  проблем предварительно проводится  их исследование . Наибольшее распространение  при этом получили методы системного  анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс , указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ .

      Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и  имитационного моделирования .

      5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

      Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава  ОУ , - задача достаточно сложная . С  ростом числа потенциально возможных  исполнителей ( n ) количество их сочетаний растёт , как 2ⁿ , поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным . В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

      Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают всю " жизнь " созданной ОС .

      Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители , т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация , которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей ( кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей " , нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей . Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами⁷ , правда , в несколько ином смысле .

      6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы ( состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС .

      В многоэтапном формировании ОС можно  выделить три стадии :

      1. На этой стадии , в связи с  некоторой проблемой происходит умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого , однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ .

      2. На второй стадии объект получает  научное признание , однако собственного  СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный комплекс .

      3. На третьей стадии объект получает  юридическое признание и собственный СУ . 

      Таким образом , важно иметь ввиду , что  ОУ длительное время может не иметь  своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

      Построение  СУ осуществляется на основе анализа  особенностей ОУ ( количества исполнителей , их профессионального состава , сложности выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и условий её решения .

      Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В. Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями использования технических средств "⁸ .

      Подобным  образом высказываются и другие авторы . " Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) . Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы , включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь , принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса , а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "⁹ .

      На  изучении и использовании зависимости  между характеристиками СУ и ОУ основан  метод параметрического моделирования , имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления . Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС .

      1. В основе разработки любой  ОС должно лежать изучение  конкретной общественной потребности  ( проблемы ) .

      2. Планирование и последующее построение  ОС должно осуществляться в  последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ , построение ( синтез ) СУ .

      3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно  осуществлять в две стадии . На  первой - определить состав проблемного  объекта , т. е. множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) , предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

      4. Решение вопроса о целесообразности  создания ОС должно приниматься  на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также  оценки ожидаемой эффективности системы .

      5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .

      6. Планирование ОС следует выполнять  с учётом этапов , принятых для  разработки сложных систем управления . 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС 

Разработка  ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных специалистов :

      - специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования  проблемы , а так же выбора границ  проблемного объекта и объекта  управления ;

      - системотехников - для проектирования  и внедрения системы ;

      - экономистов - для оценки экономической  эффективности проектируемой системы  и выбора наилучшего варианта  её построения ;

      - программистов и электронщиков  - для оснащения ОС необходимыми  программными и техническими  средствами ;

      - специалистов по базам данных и базам знаний - для создания информационной основы системы ;

      - юристов - для разработки документов , определяющих юридический статус  системы и регламентирующих порядок  работы её подразделений .