В лицензии указываются наименование заявителя, производителя, продавца и покупателя товара, вид лицензии, номер заявления на лицензию, номер разрешения на выдачу лицензии, срок действия разрешения, характер сделки, валюта платежа, наименование и полная характеристика товара, срок поставки, стоимость товара, наименование органа, выдавшего лицензии, название страны, куда экспортируется или откуда импортируется товар. Лицензия предоставляется на определенный срок, по истечении которого она теряет силу.  

3. Коммерческие документы 
 

Коммерческий  счет

Коммерческий  счет является основным расчетным документом. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.  

В счете  указывается: цена за единицу товара и общая сумма счета или  причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ"). Счет выписывается в большом количестве экземпляров (иногда до 25). По выполняемым функциям счета подразделяются на: счет фактура, счет спецификация, предварительный счет, проформу счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем, кроме основного назначения, может использоваться также в качестве накладной, направляемой вместе с товаром. По требованию таможни во многих странах этот документ выписывается на установленных бланках, и такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или сочетаться с ним.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Он может иметь наименование специфицированного счета.

Во внешнеэкономической  практике коммерческий счет получил  наименование "инвойс".

Предварительный счет выписывается, когда приемка  товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате.

Проформа-счет - документ, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом. Он не содержит требования об уплате указанной в нем суммы и потому, выполняя все остальные функции счета, не выполняет главной функции счета как платежного документа. Этот вид счета может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар, и наоборот. Чаще всего выписывается при поставке товара на консигнацию, выставки, ярмарки, аукционы.  

Спецификация

Спецификация - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация

Техническая документация нужна при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования. К ней относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр.  

Техническая документация изготовляется на языке  страны покупателя или на другом языке  по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготовляться обязательно типографским способом.  

Упаковочный лист

Упаковочный лист - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим, обычно когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары.  

Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре, когда отправляется большое количество наименований товаров, или когда  количество, вес или содержимое каждого  индивидуального места различны. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости, которая содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе - число мест в данной партии. Ее составляет предприятие изготовитель до отгрузки всей партии товара.  
 
 

Сертификат  о качестве

Сертификат  о качестве - документ-свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям Контракта.  

В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Он выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и др. Фирма изготовитель также может выдать сертификат о качестве, если это обусловлено контрактом.  

Гарантийное обязательство или  гарантийное письмо

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо является документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта.  

В случаях  поставки оборудования оно может  содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы при соблюдении покупателем правил эксплуатации.  

Протокол  испытаний

Протокол  испытаний - этот документ составляется после проведения Продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Документ иногда называют сертификатом, он содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием, соответствует ли изготовленный товар условиям заказа.  

Высылается  он заказчику. Обычно на основе протокола  испытаний стороны подписывают  приемо-сдаточный акт.  

Разрешение  на отгрузку (поручение)

Разрешение  на отгрузку - документ, который выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа.  

Он содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.  

4. Страховые документы 

Страховой полис – документ, который выдается страховщиком и подтверждает условия заключенного договора. В нем страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями.

Страховой сертификат – документ, который выдает страховое общество страхователю и который удостоверяет, что страхование было произведено и был выдан страховой полис.   

Этот документ не обладает правовыми качествами  и  считается  менее значимым.

Страховая премия – выплачивается страховщику при выдаче полиса.

Страховое уведомление – документ, отправляемый продавцом (страхователем) покупателю, подтверждает оформление страховки. Оно допускается в качестве доказательства против продавца при судебном разбирательстве между ним и покупателем.

Страховое объявление – документ, который используется в случае, если страхователь сообщает страховщику сведения об отдельных отправках товара, покрываемого страховкой.

Счет  страховщика – документ, который выдает страховщик с указанием суммы проведенного страхования и требованием оплаты этой суммы.

Открытый  ковернот – выдаваемый страховщиком документ для извещения страхователя о совершении страхования. По функции похож на полис, но различие с практической точки зрения заключается в том, что при оформлении полиса страхователь получает официальный страховой документ, а при открытом коверноте документ не выдается, и договор является менее формальным. То есть в дальнейшем страховщик обязан оформить страховой полис.

7. Транспортные документы 

Транспорт является основным связующим звеном экспортера и импортера, важным элементом при выполнении контрактных обязательств по поставке товаров.

При планировании отправки груза и выборе вида транспорта следует  тщательно анализировать следующие  факторы:

• вид груза. В некоторых случаях нет возможности выбора: скоропортящиеся грузы подлежат перевозке авиатранспортом или в вагонах-рефрижераторах, и, наоборот, авиаперевозка недопустима для легковоспламеняющихся, взрывоопасных грузов. Основную часть международных морских перевозок составляют массовые наливные и навалочные грузы - сырая нефть и нефтепродукты, железная руда, каменный уголь, зерно. Из других грузов морской торговли выделяются так называемые генеральные грузы, то есть готовая промышленная продукция, полуфабрикаты, продовольствие;
• расстояние и маршрут перевозки. Определяющими для выбора вида транспорта являются также место отправки груза и конечный пункт назначения. Во внутриконтинентальных перевозках используют железнодорожный, автомобильный и авиа транспорт;
• фактор времени. Авиатранспорт, естественно, является самым быстрым способом доставки грузов, но он весьма дорогостоящ, применять его нужно только в экстренных случаях при главной задаче доставки груза в минимальный срок. В других случаях очень важно разрабатывать хорошо спланированные программы поставок;
• стоимость перевозки. Выбирая вид транспорта, надо учитывать, что каждый из них обладает своей спецификой и особенностями.

К генеральным грузам относятся штучные грузы; т.е. в  упаковке и без нее, принимаемые  к транспортировке по счету грузовых мест. Делятся по виду тары или упаковки на тароупаковочные грузы (в мешках, коробках, ящиках, бочках и т. д.). Грузы в крупных грузовых и транспортных единицах (пакетах, на поддонах, трейлерах, контейнерах, в ликтерах) и рутинные грузы без тары и упаковки (трубы, подвижная техника, металлоконструкции).

Разделяются по размерам на обычные, длинномерные (свыше 3-х  м) и не габаритные; по массе - легковесные  и тяжеловесные (масса свыше 5 тонн).

Транспортные документы  выписываются грузоперевозчиком в удостоверение того, что товар принят им к перевозке.  

Коносамент

Коносамент - документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским путем на судах регулярных линий. Коносамент выполняет три основные функции: удостоверяет принятие судовладельцем (перевозчиком) груза к перевозке, является товарораспорядительным документом, свидетельствует о заключении договора перевозки морским путем, по которому перевозчик обязуется доставить груз против предоставления документов.

Коносамент может  быть выдан и тогда, когда груз доставлен в целях перевозки  и принят под охрану судовладельца. На коносаменте обязательно должно содержаться указание судоходной компании "груз на борту", или "груз погружен", или "груз принят к погрузке". Коносамент дает право владельцу оригинала распоряжаться грузом. Содержание коносамента: сведения о названии судна и его владельца, тоннаже судна, наименование портов погрузки и выгрузки, сумма фрахта с указанием, где производится оплата фрахта - в порту погрузки или в порту назначения, число выданных экземпляров коносамента. Обычно коносамент - это документ, отпечатанный типографским способом, в который вписываются вышеперечисленные данные.

Различают следующие  виды коносаментов: именной, ордерный и на предъявителя. В именном указывается, что товар должен быть доставлен определенному получателю с указанием его наименования и адреса. Ордерный предполагает, что грузоотправитель может передать свои права третьему лицу, поставив на обороте свою подпись и печать (индоссирование). Коносамент на предъявителя предполагает, что товар передается любому лицу - держателю коносамента.

Коносаменты обычно составляются в трех и более экземплярах  с тем же содержанием и той  же датой: один экземпляр для грузоотправителя или его экспедитора, один - для грузополучателя и один - для грузовладельца. Все экземпляры коносамента, составляющие так называемый полный комплект, являются оригиналами и на них ставится штамп "оригинал". В некоторых случаях обозначается порядковый номер оригинала - первый, второй, третий. В коносаменте обязательно должно быть указано число составленных оригиналов, однако только один из них может быть товарораспорядительным документом. Копии коносамента имеют штамп "копия" либо печатаются на бумаге отличного от оригинала цвета.