1. Документы по подготовке внешнеэкономической сделки

Оферта

Оферта - письменное предложение продавца, направленное возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях.

Оферта  содержит все основные условия предстоящей  сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки.

В международной  практике различают два вида оферт: твердая и свободная.

Твердая оферта - это документ, в котором дается письменное предложение на продажу определенной партии товара, посланное продавцом одному возможному покупателю, с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением.  

Срок оферты зависит от спроса на рынке предлагаемого  товара: чем больше спрос, тем короче срок действия оферты. Если покупатель согласен со всеми условиями оферты, он посылает продавцу письменный ответ на предложение или контроферту с указанием своих условий и срока для ответа. Если продавец согласен со всеми условиями контроферты, он ее акцептует и письменно уведомляет об этом покупателя. При несогласии он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает покупателя, либо посылает ему новую оферту, с учетом предложенных покупателем условий или на новых условиях, отличных от предложенных покупателем.

Неполучение ответа от покупателя в течение установленного в оферте срока, равносильно его  отказу от заключения сделки на предложенных условиях и освобождает продавца от сделанного им предложения.

Только  после отказа покупателя товар может  быть предложен другому, но на тех  же условиях, на которых выдана первая твердая оферта.

Согласие  покупателя с условиями, изложенными  в такой оферте, подтверждается твердой  контрофертой. После подтверждения (акцепта) контроферты продавцом сделка считается заключенной.  

Свободная оферта - это документ, который может быть выдан на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Он не связывает продавца своим предложением, не устанавливает срок для ответа.

Количество  выдаваемых свободных оферт желательно ограничить, иначе на рынке может  создаться впечатление, что предлагаемого  товара много и его хотят скорее продать. По существу это предложение  вступить в переговоры.

Согласие  покупателя с условиями оферты подтверждается твердой контрофертой, где излагаются его условия. Если продавец акцептирует контроферту и письменно известит об этом покупателя, сделка считается заключенной, и стороны обязаны выполнить все условия, изложенные в контроферте. Пока договор не заключен, предложение может быть отозвано продавцом, если в оферте не указано, что она безответная, до того времени, пока покупатель не послал подтверждение об акцепте. Если подтверждение акцепта направлено с опозданием, то акцепт может сохранять свою силу, если это устраивает продавца, и он письменно известит об этом покупателя.  

Запрос

Запрос - это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров. Запрос уточняет некоторые желательные условия, касающиеся поставки и адресуется будущему поставщику с целью получения предложения.  

В запросе  обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запрашивается как  можно более подробная информация о товаре, условия доставки и платежа.

Запрос  рассылается нескольким фирмам с  целью получения конкурентных предложений.

Не рекомендуется  рассылать много запросов, чтобы  не создать впечатления о готовности закупить большое количество товара. В запросе указывается меньшее, чем необходимо, количество интересующего товара, чтобы иметь возможность в переговорах уменьшить названную продавцом цену. Не следует в запросе указывать о срочности поставки.  

Заказ

Заказ - это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.  

Практикуется  выдача заказов постоянным контрагентам, с которыми уже существуют торговые отношения в условиях постоянства цен, спокойной конъюнктуры рынка.

Покупатель  в качестве приложения к заказу может  направить экспортеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информации по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частичных поставок. В случае если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика.  
 
 

Подтверждение заказа

Подтверждение заказа - это коммерческий документ, представляющий собой сообщение о принятии условий заказа без оговорок.  

Например:

"Подтверждаем  получение Вашего заказа на  поставку _____ (наименование товара) и принимаем его к исполнению. Ваш заказ будет выполнен нами со всей тщательностью и в договорные сроки".  

Заявка  на инструкции по поставке

Заявка  на инструкции по поставке - документ, выдаваемый поставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки заказанных товаров.  

Письмо  о намерениях

Письмо  о намерениях - документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к переговорам.  

Тендерная документация

Тендерная документация - определяет требование заказчика в отношении содержания ожидаемых предложений на торгах и включает тендерные условия, проформу тендера, условия проведения торгов, технико-экономическую документацию, перечисление видов и объемов работ.  

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономические характеристики, основные коммерческие и технические условия, включая срок поставки, условия платежа, цены условия арбитража, штрафов, гарантий.

Проформа  тендера - формуляр, подлежащий заполнению и подписанию поставщиком, когда он согласен взять на себя все обязательства по выполнению работы в соответствии с общими, специальными условиями тендерной документации.  

Тендер

Тендер  - это документ, предложение продавца, участвующего в торгах, отвечающее конкретным требованиям заказчика (покупателя), изложенным в его технических условиях, подтверждающее согласие продавца взять на себя выполнение обозначенных в них работ и содержащее указание предлагаемой цены или стоимости работ.  

Используется  при торговле оборудованием.  
 

2. Документы по подготовке  экспортного товара  к отгрузке 
 

Заявка  на фрахтование

Заявка  на фрахтование - документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и т.д.

 

Свидетельство об осмотре

Свидетельство об осмотре - документ, выдаваемый компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или международными стандартами согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта.  

Инструкция  по маркировке

Инструкция  по маркировке - документ, в котором излагаются требования к маркировке поставляемого товара покупателю, необходимые надписи, изображения и условные обозначения, помещенные на упаковке, бирках или на отгружаемом товаре, необходимые для надлежащей перевозки и сдачи груза покупателю.  

Маркировка  должна содержать:

• товарная маркировка - обозначения, необходимые для адресата-получателя груза: наименование грузополучателя и грузоотправителя (или замещающие их условные знаки), вес нетто и брутто, номер контракта и наряда, номер данного места в партии;
• грузовая маркировка - сведения, необходимые транспортной организации, перевозящей груз: наименование пунктов отправления и назначения, маршрут при перегрузках;
• транспортная маркировка - обозначения, необходимые во время перевозки: номера вагона и люков, номер транса, название судна и т.д. Эти обозначения делаются транспортной организацией;
• специальная маркировка - обозначения, указывающие, как надо обращаться с товаром во время его перевозки, погрузочно-разгрузочных работ, хранения в пути, такие как: "не кантовать", "боится сырости", "боится света", "боится холода", "боится тепла", "верх", "осторожно стекло", "жидкость", "здесь открывать", "здесь поднимать", "крючками не брать".

Маркировка  должна содержать указание страны происхождения товара и соответствовать требованиям таможни в отношении размера надписей и их написания.  

Поручение на отгрузку

Поручение на отгрузку - документ выписывается грузоотправителем. В нем указываются подробные данные о партии товара, которые позволяют перевозчику подготовить накладную или произвести оплату тарифа на станцию отгрузки.  

Обычно  поручение на отгрузку содержит:

• наименование перевозимого материала;
• период перевозки (месяц, год);
• тип железнодорожных вагонов;
• станцию отправления;
• код станции отправления;
• наименование отправителя;
• код отправителя;
• станцию назначения;
• код станции;
• наименование получателя.

Извещение о готовности к  отправке и об отправке

Извещение о готовности к  отправке - этот документ выдается поставщиком, в котором он уведомляет покупателя (импортера) о том, что заказанные товары готовы к отправке.

Извещение об отправке - документ, которым продавец или грузоотправитель информирует грузополучателя (импортера) об отправке товара.  

Извещение о распределении документов

Извещение о распределении  документов - это документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта внешнеторговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов, а также число экземпляров, отправляемых каждому из них.  

Наряд на вывоз со склада

Наряд на вывоз со склада - документ, выдаваемый на предприятии и содержащий указание отпустить со склада товары, указанные клиентом.  

Таблица фактурования

Таблица фактурования - документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета.  

Лицензия  экспортная/импортная

Лицензия  экспортная/импортная - документ, который выдается специальными государственными органами при наличии в стране экспортера/импортера контроля над вывозом или ввозом данных товаров. 

Лицензии  выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представленных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране. Заявление подается за определенный срок до предполагаемой отгрузки или получения товара. К заявлению прилагаются копии контрактов, гарантийные письма экспортера/импортера об уплате сбора за выдачу лицензии и таможенных пошлин.