Контрольная работа по «Организация учетно-операционной деятельности»

     Главный бухгалтер ежедневно проверяет  заключение кассовых операций, полноту  оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.

     Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.

     Обязанности работников бухгалтерии и распределение  счетов, которые они обслуживают  определяет главный бухгалтер банка. Распределение закрепляется в письменном виде в специальной книге. Банк самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, времени, в течение которого обслуживаются клиенты и оформляются документы.

     Структура бухгалтерии коммерческого банка  должна отвечать тем функциям, выполнение которых предусмотрено в Уставе банка. Их необходимый набор состоит из: расчетных, кассовых, кредитных, депозитных операций, операций с ценными бумагами и т.д. Для выполнения перечисленных операций в банке создаются отделы с аналогичными названиями.

     Бухгалтерия - это структурное подразделение банка, которое возглавляет главный бухгалтер.⁴

     Структура построения и распределение обязанностей внутри бухгалтерии банка зависит  от количества обслуживаемых клиентов и видов выполняемых услуг. Главный  бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю банка.

     За  формирование учетной политики, ведение  бухгалтерского учета, своевременное  предоставление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности отвечает главный бухгалтер кредитной  организации. Кроме того, главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых операций по законодательству РФ, указаниям ЦБ РФ, контроль за движением имущества и выполненных обязательств.

     В обязанность главного бухгалтера, его  заместителей и начальников отделов  входит разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников, с указанием закрепленных счетов и штампов, порядка введения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ (вычислительный центр) или на компьютерную систему.

     Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

     Главному  бухгалтеру запрещается принимать  к исполнению и оформлению документы  по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер сообщает руководителю банка и только после его письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его.

     За  невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный  бухгалтер несет ответственность  в соответствии с действующим  законодательством.

     С главным бухгалтером согласовывается  назначение, увольнение и перемещение  материально-ответственных лиц (кассиров и т.д.).

3. Структура учетно-операционного аппарата 

     Учетно-операционный аппарат в отдельных банках организуется исходя из сложившейся структуры управления банка и выполняемых операций.

     Учетно-операционный аппарат банка состоит из работников, занятых оформлением, контролем расчетно-денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета.

     Штат  учетно-операционного подразделения  банка составляют следующие специалисты:

• главный бухгалтер;
• ответственные исполнители;
• контрольно-операционные группы;
• операционисты;
• операторы.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное и полное представление достоверной отчетности. Также главный бухгалтер разрабатывает график документооборота.

     Ответственными  исполнителями по осуществляемым банком операциями считаются работники банка, которым поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по выполняемому ими кругу операций.

     Ответственными  исполнителями считаются также  другие работники, на которых возложено выполнение операций, связанных с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций, включая операции по контролю за корреспондентскими счетами и межфилиальными расчетами.

     Закрепление счетов за структурными частями учетно-операционного  аппарата и отдельными исполнителями и последующее их перераспределение производится главным бухгалтером и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками учреждения банка.⁵

     В случае необходимости в банке  создаются контрольно-операционные группы (участки, бригады), работники которых специализируются на выполнении отднотипных операций по отдельным видам работ и операциям и являются ответственными исполнителями по своим операциям. Участок работы (вид операций) выделяется исходя из производственной необходимости, принятой в банке технологии документооборота, учета и контроля.

     Контрольно-операционные группы могут организовываться также  на участках, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля, и в случаях, когда из-за отсутствия работников соответствующей квалификации работа не может быть организована по системе ответственных исполнителей. В последнем случае в состав контрольно-операционной группы входят, как правило, два-четыре операционных работника, которые оформляют документы по производимым операциям, и контролер, который обязательно проверяет документы и записи в лицевых счетах, выполненные операционными работниками группы. Контролер операционной бригады может единолично оформлять отдельные операции.

4. Организация документооборота  в банковской деятельности 

     Система документооборота, претендующая на интегрирующую  роль в современном банке, должна: позволять интегрировать различные  подразделения и организации  в рамках одного бизнес-процесса; реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы; реализовывать гибкие, настраиваемые индивидуально процессы и маршруты.

     В зависимости от принятой в банке  схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:

     1. Дополнительный контроль документов.

     Любой подготовленный документ всегда проходит стадию дополнительного контроля, маршрутизация  которой определяется как действующей  нормативно-законодательной базой, так и существующими в банке  технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.

     2. Обработка документа.

     В независимости от того, сколько и  каких этапов проходит документ, его  обработка предусматривает совершение окончательных действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью документов в регистры и реестры. Лицо обработавшее документ и несет ответственность за данный документ.

     Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.

     Технология  организации проверки корректности и установки разрешения совершения с документом тех или иных действий предусматривает настройку функций контроля за денежными переводами, формируемыми ответственными исполнителями, когда за конкретным исполнителем закрепляется контролер, причем наряду с выполнением специфических функций авторизации денежных переводов, контролер может быть наделен функциями ответственного исполнителя по другим операциям, тогда функции контроля денежных переводов этого исполнителя выполняют другие лица. Отдельные документы до того, как они будут исполнены в балансе банка, подвергаются еще и дополнительному контролю со стороны контролирующих работников. По таким счетам исполнитель не может совершить проводку без участия другого работника.

     Организация учетно-операционной работы позволяет  всегда получить полную информацию об исполнителе по документу, исполнителе  по счету, исполнителе по контролю по любому отдельно взятому документу.

     Банковскую  документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения  учета и контроля.

     Расчетные документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его условный номер по межбанковским расчетам, Наименование плательщика и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка получателя, его корреспондентский счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Работники банка могут исправлять в платежных документах, инкассовых распоряжениях, требованиях, поручениях, указанные номера счетов, на номера других счетов тех же клиентов. Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся - мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся – платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные обязательства по ссудам, заявление о выдаче ссуды. Все расчетные денежные документы по характеру отражаемых в них банковских операций подразделяются на:⁶

     1) Мемориальные.

     2) Кассовые приходные.

     3) Внебалансовые. 

     4) Документы по межбанковским и  межгосударственным расчетам.

     Исполненные платежные документы хранятся в  электронной форме на магнитных  или иных видах носителей и  не требуют распечатки или иного  отображения содержания электронного платежного документа на бумажном носителе с целью хранения.

     Правила и сроки хранения электронных  платежных документов устанавливаются  внутренними документами банка, разработанными в соответствии с  законодательством Российской Федерации.

     В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую справку  исполненных электронных платежных  документов и использовать ее для  выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также  других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами учета.

       Руководители  банка обязаны проверять своевременность  составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за: своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.

       Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке  документооборота, т.е. порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки с момента поступления в банк или создания до сдачи в архив (документы дня). Документооборот разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.

       Требования  главного бухгалтера относительно документального  оформления операций и представления  в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

       Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.