Совершенствование управления в таможенных органах

К первым обычно относят  либо так называемые стандартизированные  решения (обусловленные  принятыми выше предписаниями  и распоряжениями), либо вторично обусловленные  распоряжением вышестоящей  организации. Этот тип  решений практически  не зависит от качеств  и ориентации руководителя.

Другой  тип решений - так  называемые инициативные решения, где качества руководителя накладывают  серьёзный отпечаток  на характер принимаемых  решений. К ним относятся решения, связанные как с локальными изменениями в организации (поощрение, наказание), так и с изменением механизмов, структуры, целей организации. Инициативное решение обычно рассматривают как выбор альтернативы поведения из нескольких возможных, каждая из которых влечёт ряд позитивных и негативных последствий. В числе факторов, влияющих на качество решений, отмечают: компетентность персонала, деловые и личные качества руководителя, его ролевые (должностную, функциональную, групповую, гражданскую, семейную) позиции.

Необходимо  отметить, что в  практике управления знания типологии  процессов помогают сделать обоснованный и эффективный  выбор технологической  схемы разработки и принятия управленческого  решения.

Главные отличия управленческих решений:

Цели. Субъект управления (будь то индивид или  группа) принимает  решение исходя не из своих собственных  потребностей, а в  целях решения  проблем конкретной организации.

Последствия. Частный выбор  индивида сказывается  на его собственной  жизни и может  повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации  в целом и её работников, и его  решения могут  существенно повлиять на жизнь многих людей. Если организация  велика и влиятельна, решения её руководителей  могут серьёзно отразиться на социально - экономической  ситуации целых регионов.

Разделение  труда. Если в частной  жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации  существует определённое разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих  проблем и принятием  решений, а другие (исполнители) - реализацией уже принятых решений.

Профессионализм. В частной жизни  каждый человек самостоятельно принимает решения  в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений - гораздо  более сложный, ответственный  и формализованный  процесс, требующий  профессиональной подготовки.

Рассмотрев  эти отличительные  особенности принятия решений в организациях, можно дать следующее  определение управленческого  решения.

Управленческое  решение - это выбор  альтернативы, осуществлённый руководителем в  рамках его должностных  полномочий и компетенции  и направленный на достижение целей  организации.

В процессе управления организациями принимается  огромное количество самых разнообразных  решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие признаки, позволяющие это множество определённым образом классифицировать (рис. 4).

Рис. 4. Классификация управленческих решений

 

Существует много  подходов к выделению  различных этапов и стадий процессов  принятия решения.

Процесс - это динамическая сторона управления, которая характеризуется  изменениями, происходящими  под воздействием внутренней и внешней  среды в различные  отрезки времени. Процесс управления происходит поэтапно: целеполагание, оценка ситуации, определение  проблемы и принятие решения по ее разрешению. Цель - идеальный  образ желаемого, возможного и необходимого состояния социально-экономическая  система (СЭС), это  представление о  том, чего мы хотим  достичь. Ситуация - это состояние  управляемой системы, оцениваемое относительно цели, т.е. реальное положение  дел. Проблема в процессе управления - это  главное противоречие в ситуации, разрешение которого изменит  ситуацию в направлении  поставленной цели. Решение - это выбор  альтернативы из множества  вариантов действий для достижения поставленной цели как завершающий этап процесса управления.

По  характеру взаимодействия названных этапов процессы управления подразделяют на несколько  типов:

1. Если осуществление  этапов происходит  в строгой последовательности  и есть достаточная  определенность по  всем этапам процесса  управления и уверенность  в их осуществлении,  то такой процесс  управления относится  к линейному типу (рис. 5).

Цели  Ситуация  Проблема  Решение

Рис. 5. Линейный тип процесса управления

2. Если при выполнении  какого-либо этапа  предыдущий нуждается  в корректировке  и она вносится, то процесс управления  называется корректирующим (рис. 6).

Рис. 6. Корректирующий тип  процесса управления

3. Когда нет возможности  выделить главную  проблему и принять  единственное решение,  тип процесса управления  характеризуется  как разветвленный  (рис. 7).

Рис. 7. Разветвленный тип  процесса управления

4. Если цель формируется  в условиях неопределенности  как предварительная,  на первое место  выходит задача  анализа ситуации, процесс в этом  случае носит название  ситуационного (рис. 8).

Рис. 8. Ситуационный тип  процесса управления

5. Если приходится  непрерывно уточнять  ситуацию и корректировать  проблему, процесс  может быть назван  поисковым (рис. 9).

Рис. 9. Поисковый тип  процесса управления

 

Все отмеченные типы процессов управления используются в определенных условиях, названные  этапы взаимосвязаны  и предопределяют механизм разработки управленческого  решения. Главное  условие - это время  как ресурс управления.

Любое управленческое решение  проходит через три  стадии:

1. Уяснение проблемы

- сбор информации,

- выяснение актуальности,

- определение условий  при которых эта  проблема будет  решена

2. Составление плана  решения

- разработка альтернативных  вариантов решения,

- сопоставление вариантов  решения с имеющимися  ресурсами,

- оценка альтернативных  вариантов по социальным  последствиям,

- оценка альтернативных  вариантов по экономической  эффективности,

- составление программ  решения,

- разработка и составление  детального плана  решения

3. Выполнение решения

- доведение решений  до конкретных  исполнителей,

- разработка мер  поощрений и наказаний,

- контроль за выполнением  решений.

Как известно, процесс  принятия управленческих решений состоит  из нескольких этапов, а именно:

- сбор информации  и анализ сложившейся  ситуации;

- выработка ряда  альтернативных вариантов  управленческих решений;

- оценка выбранных  вариантов в соответствии  с принятой системой  критериев и выбор  оптимального варианта.

Очевидно, что от достоверности  и актуальности исходной информации о состоянии  объекта управления во многом зависит  и качество принимаемых  управленческих решений. Особо важная роль в принятии управленческих решений в государственном  и муниципальном  управлении принадлежит  правовой информации.

В органах государственного и муниципального управления на сегодня  широко используются правовые базы данных «Гарант», «Консультант - плюс», «Кодекс», НЦПИ при Минюсте РФ.

Результативность  работы таможенных органов  во многом зависит  от качества решений, которые принимаются  на всех уровнях управления.

Управленческое  решение - это, прежде всего мыслительно-волевой  акт выбора субъектом  управления того или  иного варианта поведения  системы управления.

В решении формулируются  цели и задачи, стоящие  перед объектами  управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Вот почему именно от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит, прежде всего, успех и неуспех управления ими.

Решение - это директивный  акт, организующий, направляющий и стимулирующий  совместные действия сотрудников для  достижения поставленных целей. Отсюда - постоянно  растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения  политическим и  социально-экономическим  установкам государства.  Данное требование  обусловлено тем,  что стратегические  и тактические  задачи таможенной  службы вытекают  из целей и задач,  определяемых законодателем  и правительством. Поэтому любые  действия таможенных  органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования - глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.

2. Объективность решения  означает учет  в нем существующих  в данный момент  всех связей и  отношений в борьбе  с противоправными  действиями противника, а также закономерностей  этой борьбы.

3. Оптимальность решения  означает, что оно  в целом должно  соответствовать  данной конкретной  ситуации.

4. Любое решение  ценно в том  случае, если оно  принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.

5. Быстрота принимаемых  решений зависит  от своевременности  поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит  от устойчивых положительных  морально-психологических  качеств ее сотрудников. Растерянность в  условиях дефицита времени, нерешительность  в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения  вопроса. Вместе с  тем, не нужна и  торопливость в принятии решений. Это может  привести к нарушению  законности, другим негативным последствиям.

6. Решения должны  быть конкретными  и гибкими. Конкретность - это четкая определенность  содержания решения.  Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

7. Подготовка, принятие  и реализация решений.  Какого бы вида  ни требовалось  решение, желательно  всю работу по  его подготовке, принятию  и реализации вести  в определенной  последовательности, принципиальная целесообразность  которой выработана  теорией и практикой  управления.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить  проблему - это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь: производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.