Документирование заседаний коллегиальных органов и производственных совещаний в таможенных органах

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично  в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии, инициалы председателя и секретаря, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии  не указываются, а делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке  с указанием места работы и  должности. В протоколах постоянно  действующих совещаний должности  присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается  повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени  их сложности и важности. Вопросы  формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с  вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу  повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» дается фамилия и инициалы выступавшего (докладчика) и тема его выступления (в кратких протоколах). В полной форме протокола приводятся: фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклад представлен  докладчиком в письменном виде, допускается  после указания темы выступления  в скобках делать отметку: (Текст  доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  в кратких протоколах указываются  только фамилии и инициалы лиц, участвовавших  в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)»  записывается принятое решение. Решение  формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющая часть может  подразделяться на пункты. При необходимости  указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а  также список лиц, не участвовавших  в голосовании.

Участник совещания или  заседания может представить  особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе  и присоединяется к протоколу. О  наличие особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывается  председателем и секретарем. В  особо важных случаях выступавшие  должны визировать протокол, визы проставляются  на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных комиссий, протоколы испытаний  и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или  вышестоящего органа.

Допускается сокращенный  вариант оформления протокола, при  котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) не печатаются. После  цифры, обозначающей номер вопроса  в повестке дня, печатается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя  строка содержания вопроса подчеркивается и под чертой печатаются фамилии  докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного  докладчика, а фамилии выступивших - в порядке их выступления). После  указания фамилий при необходимости  кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).

К протоколам подшиваются  все документы, которые рассматриваются  на заседаниях (справки, отчеты, доклады  и др.) в виде приложений. Постановляющая часть протокола (решение коллегиального органа) доводится до сотрудников  предприятия в виде выписок из протокола.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных  фактов, событий, действий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации  и т.д.

Служебные записки - служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и, как  правило, являются основание для  издания распорядительных документов.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения  и др.

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги и  адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины  какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации  и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех  или иных фактов или событий. Справки  отражают основную деятельность организации  или подтверждают сведения биографического  или служебного характера.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в  сводке концентрируются данные из различных  источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить  сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

 

 

1.4.Планово-отчетная  документация.

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает  поставленные цели с наименьшими  затратами времени, материальных и  трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют  следующие названия: план, перспективный  план, программа, график, схема, генеральная  схема. Программы и генеральные  схемы, как правило, носят комплексный  характер, их содержание может затрагивать  интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют  решать сложные проблемы, требующие  согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или  генеральная схема формулирует  основные направления и общее  содержание работ, выполнение которых  обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного  вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или  иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих  направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие  заголовки. Состав разделов программы  определяется ее содержанием. Разделы  и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными  реквизитами программы являются: гриф утверждения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к  тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы).

План - документ, устанавливающий  перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той  или иной форме), сроки, ответственных  исполнителей. Форма планов, как  правило, табличная. Графами таблицы  являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием  номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка  об исполнении. Каждый из перечисленных  элементов, в свою очередь, может  иметь составные части. Наименование работы (содержание) работы или мероприятия  может состоять из двух составных  частей: наименование проблемы, темы или  вопроса и отдельных этапов. Графа  «Исполнитель» может состоять также  из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания  выполнения запланированного мероприятия.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную  структуру, характер и содержание выполняемых  работ, кадровый состав организации, обеспечение  ее финансовыми, материальными и  иными ресурсами.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

В отчете дается описание выполненной  работы и заключение, в котором  анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет  содержит результаты работы, которая  ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать  последовательности расположения заданий  в плановом документе.

Отчеты о работе структурных  подразделений подписываются руководителем  подразделения, отчеты о работе организации  в целом подписываются руководителем  подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим  составителем. Отчет о работе организации  утверждается руководителем организации  или вышестоящим органом.

 

Глава 2. Общероссийский классификатор управленческой документации

2.1. Задачи и  структура ОКУД.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор  управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для  решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых  форм;

исключения из обращения  неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере  управления;

рациональной организации  контроля за применением унифицированных  форм документов.

Объектами классификации  в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные  формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных  форм документов, входящих в унифицированные  системы документации.

Код унифицированной формы  документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая  классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта  классификации.

Идентификация унифицированной  формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения  унифицированной формы документа  по ОКУД:                                     X                 XX          XXX               КЧ 

Пример кодового обозначения  унифицированной формы документа  по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

 

В кодовом обозначении  унифицированной формы документа  отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы  документа к соответствующей  унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Для Унифицированной системы  первичной учетной документации в документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) - общность учетных операций; шестой и седьмой знаки - регистрационный  номер унифицированной формы  документа внутри вида.

Блок наименований объекта  классификацией представляет собой  запись наименования конкретной унифицированной  формы документа.

С целью обеспечения преемственности  обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах  государственной статистики, в унифицированных  системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации» и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.

В унифицированной системе  отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Согласно постановлению  Правительства Российской Федерации  от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных  документах» заинтересованных федеральным  органам исполнительной власти предоставлено  право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов 700 - 999, а в видах форм - серии кодов 70 - 99.