Документирование заседаний коллегиальных органов и производственных совещаний в таможенных органах

Положение о структурном  подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного  функционирования, а также вопросы  соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими  структурными единицами.

Положение о коллегиальном  или совещательном органе разрабатывается  для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных  органов учреждения, выполняющих  функции руководства. В зависимости  от организационно - правовой формы  учреждения, организации, предприятия  это может быть положение о  Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение  о Коллегии, положение о Научно-техническом  совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном  или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок  проведения заседаний и порядок  принятия решений, ответственность  членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые  другие вопросы 

Положение о коллегиальном  органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение  о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и  качественный состав сотрудников в  составе подразделений организации, а также размеры их минимальной  фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми  должностями.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

 

1.2.Распорядительная  документация

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы  реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что:

• с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
• их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
• они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных  правовых актов. Нормативный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме  правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и  положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы  и распоряжения.

Со стороны документационного  обеспечения управления постановления, приказы и распоряжения относятся  к распорядительным документам, правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам.

Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному  составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, кратко, выражая основное содержание документа. Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование  распорядительных действий. В качестве основания может быть:

• ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден  документ.

Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть  приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами  без разрядки с новой строки с  абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

• наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
• поручение;
• срок выполнения поручения.

При составлении приказа  необходимо:

• увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
• намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
• обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
• указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль исполнения приказа;
• соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с  приказом приложений, не упомянутых в  тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу должны иметь соответствующие  названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем  подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его  вышестоящим руководителем.

До представления на подпись  проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической службой. Имеющиеся  у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа  излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту  документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

1.3. Информационно-справочная документация.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом  состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них  занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, иначе  говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Рассмотрим некоторые  информационно-справочные документы.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых  встречах.

Протокол отражает коллегиальную  деятельность. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы  следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также протоколы  договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся  во время заседания, стенограммы  заседания или звукозаписи, а  также материалов, подготовленных к  заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма  расшифровывается, оформляется и  прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую  форму протокола). Если ход заседания  записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, полгода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре  коллегиального органа или должностном  лице, избранным на время заседания.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших  и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму  протокола вести на заседании, принимает  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

Протокол оформляете на общем  бланке организации с указанием  наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами протокола  являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, приложения.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно  продолжалось несколько дней, то через  тире указывают даты начала и окончания  заседания. Номер протокола - номер  заседания коллегиального органа с  начала года. В заголовке к протоколу  указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок  грамматически согласуется с  названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.