Культура общения в деловой документации

· «Господа»; 

· «Уважаемые господа»; 

· «Уважаемый г–н + фамилия». 

     После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

     В официальных письмах не принято  обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких  письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни  вы с ними накоротке. В зависимости  от степени близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

     А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н  доктор».

     Следующей строкой после обращения принято  обозначать тему письма. Для этого  достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ  на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

     Если  письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и  до обращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером  ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее  сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например: 

Дорогой г–н Смит, 

Re: О  ваших предложениях по проекту  «Омега»; 

Неоплаченные  счета №№ 28765, 54б78; 

О поставках  картофеля в октябре 1998 г. 

     Однако  более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например: 

Дорогой г–н Смит, 

О Ваших  предложениях по проекту «Омега». 

Дорогой г–н Смит, 

     О ваших предложениях по проекту «омега», 

     Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

     Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

     Этим  комплиментам должны соответствовать, следующие обращения: Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).

     При формулировке вступительного обращения  и комплимента учитывается принцип  взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр. 

     Под комплиментом ставится подпись с  указанием под ней фамилии  и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.

     Чтобы не ставить партнера в трудное  положение с определением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.

     Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.

     Если  к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они  обычно перечисляются в левой  нижней части письма на отдельной  строке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например: 

Приложение: 1. Контракт (5 л.) 

   2. Страховой полис (6 л. ). 

     Указание  на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под приложением  и появляется в письме, когда возникает  необходимость направить его  по нескольким адресам. Например: 

Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк». 

6.    Речевой этикет  в документах. 

     Речевой этикет регламентирует словесные формулы  приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать  (искусство вести беседу).

     В культуре современного типа, в которой  превыше всего ценится возможность  свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации.  Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.

     Строго  говоря,  речевым этикетом может  быть признан только такой этикет, который предполагает возможность  выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение. 

     Официально-деловой  стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых –  обслуживание сферы официально деловых  отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы. 
 

1.     Русский язык и культура речи- под редакцией  профессора  В.И.Максимова.М,2002 г. 

2.     Дифференциальные признаки официально-делового  стиля на синтаксическом уровне  – И.С. Вольская. М, 1963 г. 

3.     Корреспонденция и делопроизводство  – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин.  М, 1970г. 

4.     Русский язык и культура речи  – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.