Культура общения в деловой документации

Содержание 

 Введение…………………………………………………………………………………………  3 

 Основная  часть: 

1.   Язык и стиль коммерческой  корреспонденции…………………..……………………….   4 

            2.   Язык и стиль инструктивно-методических  документов………………………………….   4  

3.  Реклама  деловой речи…………………………….………………………………………….   7  

4.  Правила  оформления документов…………………………………………………………..   7 

5.    Речевой этикет в документах……………………………………………………………… 10 

  Заключение…………………………………………………………………………………….  13  

  Список  использованной литературы………………………………………………………...  14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     «Это  я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её не отдам, потому что у вас документов нету», из книги Э. Успенского «Трое из Простоквашино».

     В жизни любого человека документы  играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

                Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

     Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

     Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

     В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной  излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основная  часть.

1.Язык  и стиль коммерческой  корреспонденции. 

     Неоднородность  тематики и разнообразие жанров позволяет  выделить в рассматриваемом стиле  две разновидности, одной из которых  является обиходно-деловой стиль, к  которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности. 

2.    Язык и стиль  инструктивно-методических  документов. 

     Официально-деловой  стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных  актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, (обладает следующими обязательными качествами): 

1) Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…); 

2)  Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие); 

3)  Введение специальной терминологии, не имеющей синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…); 

4)    Ограничение возможности лексической  сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается); 

5)    Преобладание имен существительных; 

6)    Использование отглагольных существительных  (проезд, выполнение); 

7)    Большинство форм инфинитива  выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);  

8)    Почти полное отсутствие личных  местоимений 1 и 2 лица и соответствующих  личных форм глагола; 

9)    Употребление преимущественно форм  настоящего времени глагола в  значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела); 

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части); 

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения; 

12)  Использование прямого порядка слов в предложениях; 

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств; 

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише; 

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; 

16)   Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.); 

17)  Повествовательный характер изложения (нейтральный тон),  использование  номинативных предложений с перечислением; 

18) Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание); 

19) Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних  фактов другим; 

20)   Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств; 

21)   Слабая индивидуализация стиля; 

22) Достоверность и объективность; 

23) Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; 

24)  Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе  устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

     По  возможности точно и полно  объяснить факты окружающей нас  действительности, показать причинно следственные связи между явлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частности интернациональными. Не следует, однако, переоценивать степень этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25 процентов общей лексики, использованной в работе.

     Во-первых, в качестве условия высокой частотности  сложных предложений в текстах  деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты изложения  дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных стоков.

     Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

     В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания  требования краткости изложения  в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». 

3. Реклама деловой  речи

.

     В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское искусство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой речи являются:  

1)    печать (газеты, журналы, афиши, проспекты и др.); 

2)    телевидение; 

3)    радио; 

4)    витрины; 

5)    вывески; 

6)    световые объявления; 

7)   товарные и фирменные знаки. 

4. Правила оформления  документов. 

     Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловое  письмо принято писать на бланках  фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

     Рассмотрим  его структуру: Справой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.

     Само  письмо необходимо начинать с точного  повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

     Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут  вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: 

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»; 

· «Дорогой доктор + фамилия»;