Модели коммуникаций и факторы, влияющие на них

Как и в любом другом предприятии в ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или несогласованности в работе. Еще одним из недостатков является недостаточный психологический настрой, присущий большинству крупных предприятий. Также можно отметить устаревшие средства передачи информации вследствие чего, время, которое сообщение проходит в пути значительно превышает то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены. Передача информации происходит посредством совещания, что требует временных затрат, и в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается в письменной форме на бумажном носителе.

Таким образом, можно выделить основные недостатки коммуникаций на ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат». Из них выделяется недостаточная скорость передачи информации, в некоторых ситуациях отсутствие должного психологического настроя и, наконец, неоптимизированная организационная структура. Это довольно серьезные минусы, которые могут привести к личным проблемам сотрудников и потере прибыли предприятием

 

Глава 3. Усовершенствование коммуникаций на ОАО «Алексеевский мясокомбинат»

 

1. Пути  совершенствования коммуникаций на ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат»

 

При анализе  коммуникационной схемы предприятия  был выявлен ряд недостатков. Эти недостатки неблагоприятно влияют на работу организации, поэтому необходимо провести мероприятия по их устранению.

Одним из основных типов коммуникаций при назначении обязанностей или передачи заданий  является общественная коммуникация, которая выступает в роли собраний и конференций. Так как персонал предприятия насчитывает более 300 человек и в силу особенностей организационно-экономической системы информация до получателя доходит неполной или искаженной. Для этого предлагается внедрить корпоративную компьютерную сеть. Это не только позволит получать информацию из первых уст, но и значительно ускорит ее получение, что повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений. Для этого предлагается закупка новых и модернизация старых компьютеров, прокладка локальной сети и установка беспроводного доступа в интернет в местах скопления работников. Определенно это многократно ускорит передачу информации и в некоторой степени облегчит труд сотрудников.

Следующим мероприятием по совершенствованию коммуникаций на предприятии могут служить различные курсы по повышению квалификации управленческого персонала. После этого управленческий персонал научится работать с новыми программами, что позволит улучшить коммуникационные сети. Упростится кодирование информации и, как следствие, ее декодирование. При этом станет лучше не только процесс коммуникации, но и повысится качество работы сотрудников, что приведет к росту прибыли предприятия в целом.

Также следует  наладить связи с общественностью. Налаживание отношений между предприятием и различными контактными аудиториями посредством создания выгодной для предприятия репутации, положительного "корпоративного имиджа", с одной стороны, и устранением или предупреждением нежелательных слухов, сплетен и действий - с другой. Это направленные действия создающие атмосферу понимания и взаимного доверия между фирмой и различными аудиториями.

Существует  еще один недостаток модели коммуникаций на данном предприятии – это нерациональная организационная структура организации. Если организационная структура организована неправильно и непродуманно это может вызвать дублирование функций, задач и полномочий, что повлечет за собой параллелизацию и искажение потоков информации. Кроме того, чем сложнее организационная структура, тем больше вероятность искажения, так как каждый уровень фильтрует и корректирует информацию. Нерациональная структура также может вызвать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при передаче информации и принятии управленческих решений. Более подробно эта проблема будет рассмотрена в следующем пункте.

Также для решения  конфликтных ситуаций в рабочей  среде следует внедрить новую  должность, которая будет выполнять  функции психолога. Так как конфликты отрицательно сказываются на рабочем процессе и значительно тормозят передачу информации, эта должность целиком оправдана. С внедрением штатного психолога можно будет проводить семинары и тренинги на тему личностного роста, что сейчас широко практикуется в западных странах.

Следующим пунктом  совершенствования коммуникации служит организации четкой обратной связи, позволяющей, во-первых, контролировать своевременность и адекватность усвоения информации, и, во-вторых, ускорить реакцию руководства на инициативы, исходящие снизу. Обратная связь может быть организована в виде:

1. Регулярно проводимых опросов, как менеджеров среднего звена, так и рядовых работников.
2. Системы сборов предложений, организованной в виде ящиков для письменных предложений, компьютерного файла для электронных предложений, либо специально выделенной телефонной линии.
3. Системы информационных бюллетеней.

Кроме этого, каждый руководитель должен выделять несколько  часов своего рабочего времени для  приема любых сотрудников, независимо от их служебного статуса, для получения  информации напрямую. Такие приемы целесообразно устраивать раз в неделю или две недели, во избежание устаревания информации.

Как уже было сказано выше, одним из путей совершенствования  коммуникаций на ОАО «Алексеевский  мясоптицекомбинат» является модернизация его организационно-экономической  структуры. Это довольно обширная тема, остановимся на основных методах модернизации. На данном предприятии наблюдается дублирование функций и полномочий, что приводит к искажению информации. Для решения данной проблемы предлагается совмещение должностей финансово-экономического и коммерческого директоров, что приведет не только к сокращению штата сотрудников, но и упрощению организационной структуры предприятия. При этом исчезнет некоторое дублирование полномочий, что ускорит принятие управленческих решений.

Также как видно из анализа организационной структуры предприятия, недостатком является слишком детальное отображение низких уровней управления. На глаза бросается явное дублирование функций бригадиров и младших специалистов. Исходя из количества персонала, можно с уверенностью принять решение о сокращении штата сотрудников в этой области. На деньги, оставшиеся в результате увольнения ряда сотрудников, можно повысить заработную плату тем рабочим, к которым перешли их обязанности.

Анализируя  работу инженера-химика по полуфабрикатам и инженера-химика по колбасным изделиям, можно сделать вывод о том, что данные участки работы очень похожи и не так разносторонни, что наталкивает на мысль об объединении.

Деньги, оставшиеся после сокращения персонала можно  пустить на модернизацию производства, а можно создать новый отдел. Это не входит в путь упрощения и оптимизации организационной структуры, но для отдела бенчмаркинга можно сделать исключение. Бенчмаркинг — это процесс определения, понимания и адаптации имеющихся примеров эффективного функционирования компании с целью улучшения собственной работы [3, 278]. Он в равной степени включает в себя два процесса: оценивание и сопоставление. Отдел бенчмаркинга анализирует опыт и строение аналогичных предприятий, и применение полученных знаний на практике. Для этого предлагается нанять персонал аналитиков в числе 2-3 человек, выделить отдельное помещение и предоставить условия для полноценного изучения опыта конкурентов. Бенчмаркинг сейчас только набирает популярность в России, но, основываясь на опыте западных компаний, можно с уверенностью сказать, что организация аналитического отдела полностью оправдана.

Таким образом, можно сказать, что оптимизация организационной структуры непосредственно влияет на совершенствование модели коммуникаций на предприятии, ускоряется доставка информации до получателя, гарантируется ее сохранность и, в некоторых моментах, конфиденциальность. При этом оптимизация влияет не только на коммуникации на предприятии, но и на экономическое положение в организации, сокращается число незанятых работников, у персонала появляется стимул к карьерному росту и повышению квалификации.

 

2. Оценка эффективности предложенных путей совершенствования коммуникаций

 

Главным показателем  эффективности коммуникаций на предприятии является его прибыль от продажи и производства товаров. Прибыль же напрямую зависит от качества товаров, маркетинговой политики и, как следствие слаженной работы персонала предприятия. Предложенные в данной курсовой работе пути совершенствования коммуникаций прямым образом влияют на данные показатели. При создании современной компьютерной сети, охватывающей все подразделения предприятия, многократно сократится время доставки информации между ними, что приведет к повышению эффективности работы персонала. Для этого конечно необходимо выделить немалое количество денежных средств из бюджета предприятия, но в долгосрочной перспективе это окупится многократно. Также было предложено давать все условия для повышения квалификации персонала, устраивать заграничные командировки и различные курсы. Это не только даст стимул для работников, но и позволит вывести уровень квалификации на качественно новый уровень. Как следствие, возрастет качество выпускаемой продукции, что повлечет за собой повышение прибыли. Также расширится ассортимент выпускаемой продукции, что будет служить неплохим маркетинговым ходом предприятия на рынке.

Одним из самых  важных путей совершенствования  коммуникаций является модернизация организационно-экономической  структуры предприятия. Для оценки эффективности предлагается взять за основу денежные средства, оставшиеся после сокращения персонала за один месяц. Исходя из уровня заработной платы на предприятии, можно сказать, что после реорганизации высвободится около 50 тыс. рублей в месяц. Даже при условии создания отдела бенчмаркинга и повышения заработной платы тем сотрудникам, которым перешли обязанности уволенных, количество денежных средств в сухом остатке составит около 20 тыс. рублей в месяц. Этот остаток за несколько месяцев полностью окупит все затраты на предложенные выше способы совершенствования коммуникаций на предприятии. Таким образом, предприятие будет получать прибыль уже только от этого остатка, а ведь есть еще и долгосрочная перспектива в лице более квалифицированных и заинтересованных в работе сотрудников, что также является отличным толчком к дополнительной прибыли.

Данные предложения  по совершенствованию коммуникаций на предприятии основываются на реальном опыте западных и отечественных  компаний и в полной мере имеют  право на существование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов  с целью последующего анализа  и совершенствования.

Информация выступает  одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчинённых, т.о. каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Под коммуникацией понимается обмен идеями и информацией, между людьми и их объединениями в процессе взаимодействия, в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации.

Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. От достоверности и своевременности получения необходимых сведений в значительной степени зависит эффективность управления, скорость и точность выполнения принимаемых решений и результативность контроля исполнения.

Передаче информации в организации могут мешать слухи, личные взаимоотношения между людьми, искажённое самомнение членов коллектива, власть авторитета или чьё-то лидерство.

Среди всех видов коммуникаций для изучения организационного поведения наиболее важную роль играют межличностные коммуникации, на которые влияют такие факторы, как обратная связь, компетентность отправителя и получателя, права отправителя, доверие получателя к отправителю, совместимость получателя и отправителя.

На пути эффективных  коммуникаций могут возникать различные  барьеры. Зная возможные барьеры, руководители должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.

В данной курсовой работе был проведен анализ коммуникаций на примере ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат». Были выявлены недостатки существующей модели и предложены способы их устранения. Одним из самых вероятных путей для решения проблем, связанных с процессом коммуникации на предприятии, является оптимизация организационной структуры. Для этого были предложены наиболее вероятные способы, такие как ликвидация дублирующих друг друга должностей, совмещение таких должностей и создание отдела бенчмаркинга.