Анализ коммуникационного процесса на предприятии

Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Для сравнения услышанного с тем, что именно вы изначально намеревались сообщить.

        Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Может случиться, что работник отреагирует на слова с колебаниями в голосе. Любой из этих знаков - факт обратной связи, свидетельствующий о возможной неудовлетворенности или непонимании.

         Так же ещё один способ установления обратной связи - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что руководство готово обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями.

      Еще, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом.

      Руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации. Современные организации используют такие методы поощрения информационного обмена, как корпоративные "горячие линии", дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников различных отделов и уровней, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д.

        Итак, в завершении главы можно сделать вывод,  что в процессе коммуникации могут возникать различные проблемы межличностных контактов. Плохая связь между руководителем и подчиненными, недостаточное оснащение организации коммуникационными средствами, для передачи информации. Так же одна из главнейших проблем, в организации это плохая обратная связь, внутренняя или внешняя. Ведь если у организации будет плохо развита обратная связь, она не узнает предпочтения потребителей, и не сможет работать в условиях рынка. Но сейчас существует несколько хорошо отработанных стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные проблемы и повышать эффективность коммуникации. 
 
 

1.4 Эффективность организационных коммуникаций 

         Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, называется в коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем управления. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

        Общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях[10, с 95].

       Так же проводимые исследования эффективности коммуникаций дали ошеломляющие результаты — совпадение понимаемых проблем рядовыми исполнителями и руководителями составляет менее 1/3.

      Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

         В результате можно отметить, что эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая — правильно ее воспринимает. В последнее время под эффектом коммуникации понимают изменения в поведении получателя, которые происходят в результате приема сообщения.

         Существуют различные способы повышения эффективности коммуникации, и первый из них:

         Совершенствование искусства общения:

1. Проясняйте  свои идеи перед началом передачи. Необходимо систематически обдумывать  проблемы, предусмотренные для передачи.

2. Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам. Нужно исключить из сообщения двусмысленные слова и утверждения.

3. Умейте  слушать. Выслушивание фактов  и чувств – это выслушивание  сообщения полностью. 

4. Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями. Для того, чтобы не посылать противоречивых сигналов.

5. Излучайте  эмпатию и открытость. Эмпатия  – это внимание к чувствам  других людей. Старайтесь избегать  скороспелых суждений, оценок и  стереотипов. 

6. Добейтесь  установления обратной связи. Существует ряд способов: задавать вопросы для уточнения, оценка языка поз, жестов и интонаций собеседника, контроль первых результатов работы, проведение с подчиненными политики открытых дверей.

Способы совершенствования информационного  обмена в организации:

1. Регулирование  информационных потоков. Нужно  оценивать качественную и количественную  стороны своих и подчиненных  информационных потребностей. Информационные  потребности в значительной мере  зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

2. Управленческие  действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых  планов, вариантов стратегии, целей  и назначений, необходимых для  более эффективной реализации  намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

3. Системы  обратной связи. Создание в  организации систем обратной  связи. Один из вариантов –  перемещение людей из одной  части организации в другую  для обсуждения определенных  вопросов. Другой – опрос работников для получения различной информации.

4. Системы  сбора предложений. Цель –  снижение остроты тенденции фильтрации  или игнорирования идей на  пути снизу вверх. Ящики для  предложений, телефонная сеть  для анонимной передачи сообщений.  Кружки качества.

5. Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации. Статьи с обзором  предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы  руководства на вопросы рядовых  сотрудников и т.п. 

6. Современная  информационная технология. ПК, электронная почта уменьшают поток телефонных разговоров[2].

       В завершении данной главы хотелось бы отметить, что эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом. Эффективные коммуникации позволяют фирме использовать эффективно имеющиеся у нее ресурсы, при этом чтобы затраты у организации были минимальными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО  ПРОЦЕССА В ООО  «ОРЕНБУРГ ВОДОКАНАЛ» 

        2.1 Организационно-экономическая характеристика организации 

          Истоки создания первого водопровода  в Оренбурге относятся к первой  трети XIX в., когда губернатором П. К. Эссен была предпринята попытка создания городской системы водоснабжения. Идею организации централизованного водоснабжения поддержал В. А. Перовский, благодаря которому в 1861 г. в городе начал функционировать первый летний водопровод.

       В настоящее время г. Оренбург превратился в полумиллионный областной центр с развитой инфраструктурой, и его водоснабжение поставлено на серьёзную основу, источниками водоснабжения г. Оренбурга являются месторождения подземных вод р. Урал.  Сердцевиной системы водоснабжения и водоотведения в г. Оренбурге является Общество с ограниченной ответственностью «Оренбург Водоканал», которое действует под руководством УК «Росводоканал» [14].

       ООО «Оренбург Водоканал»  – это динамично развивающееся предприятие, одно из крупнейших предприятий города Оренбурга в коммунальной сфере, в эксплуатации которого находится более полутора тысяч километров водопроводно-канализационных сетей, 59 насосных станций, 262 водопроводных скважины. Объем поднимаемой воды более 200 тысяч кубических метров в сутки.

        ООО «Оренбург Водоканал» действует на основании своего устава, а также Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

         Организационная структура ООО «Оренбург Водоканал» показана в Приложении А. Она имеет линейно-функциональный характер, сочетает в себе линейные и функциональные принципы взаимодействия между торгово-производственными и управленческими элементами системы.

     Особенность линейно-функциональной структуры  общества заключается в том, что  линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейно-функциональная система обеспечивает, начиная со второго уровня иерархии, деление задач управления «по функциям».

       Из  Приложения А видно, что предприятие возглавляет директор, в подчинении которого состоят пять заместителей, а также служба безопасности, лаборатория, бухгалтерия, пресс-служба и отдел по ГОЧСиПБ.

       Сотрудники  ООО «Оренбург Водоканал» подчиняются  условиям соглашения с руководством предприятия, а руководство, в свою очередь, устанавливает справедливые санкции к нарушителям дисциплины. Внутренним нормативно-правовым документом, регулирующим вопросы дисциплины на предприятии, является Положение о внутреннем трудовом распорядке [14, с.5].

       Каждый  отдельно взятый сотрудник ООО «Оренбург  Водоканал» получает распоряжения и  отчитывается только перед одним  непосредственным начальником. В этом находит своё выражение принцип единоначалия.

              Руководство ООО «Оренбург Водоканал» требует, чтобы в рабочее время сотрудники предприятия отдавали приоритет интересам организации, а не личным интересам. Это выражается в том, что сотрудникам запрещается использовать рабочее время в личных целях, не приветствуются непроизводительные беседы на рабочем месте, а также личные разговоры по служебным телефонам. Нередко сотрудники предприятия нарушают установленные запреты. Следовательно, принцип подчинённости личных интересов реализуется на предприятии лишь частично.

               В ООО «Оренбург Водоканал» распоряжения генерального директора передаются на нижестоящие уровни управления по цепи команд, в обратном порядке к высшему руководству продвигаются отчёты нижестоящих уровней. Однако, в некоторых случаях вышестоящий руководитель может отдать распоряжение о выполнении каких-либо действий непосредственному исполнителю, минуя промежуточные звенья скалярной цепи. Следовательно, принцип скалярной цепи соблюдается в ООО «Оренбург Водоканал» частично [15, с.4].

           Основными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы найма персонала, являются Конституция и Трудовой кодекс Российской Федерации.

      Как указано в ст. 5 Трудового кодекса  РФ, регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией РФ, федеральными конституционными законами осуществляется трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

      Основным  документом, регулирующим трудовую деятельность персонала в ООО «Оренбург Водоканал», является кадровая политика.

      Кадровая  политика ООО «Оренбург Водоканал» направлена на создание команды профессионалов, способных осуществлять качественную работу во всех сферах деятельности.

      В соответствии с кадровой политикой ООО «Оренбург Водоканал» проводит мероприятия, которые стимулируют и поддерживают работников.

     Так же следует отметить, что предприятие имеет высокую кредиторскую задолженность, которая выросла за три года с 29190 тыс. руб. в 2007 г. до 37509 тыс. руб. в 2009 г. Её удельный вес увеличился с 13,6 % в 2007 г. до 16,2 % в 2009 г. или на 2,6 %. В ближайшее время ООО «Оренбург Водоканал», следует принять меры по снижению дебиторской задолженности, высвободить денежные средства, замороженные в расчётах с покупателями и заказчиками, и использовать их для увеличения собственных денежных средств, либо для развития производственного процесса и обновления основных производственных фондов.