Анализ Фхд

«Сервис\Шаблоны  и надстройки»

Щелкните кнопку «Присоединить» и выберите нужный шаблон.

Общие шаблоны.

Содержимое всех шаблонов, кроме обычного шаблона, который  применяется только к документам, создаваемых на базе этих шаблонов. Содержимое обычного шаблона – элементы автотекста, макроса, назначения пунктов меню, кнопок панели инструментов и назначения клавиш – являются общим, т.е. доступно всем документам Word.

Шаблон, разработанный  для какого-то конкретного документа, например для факса, позволяет зафиксировать  параметры и команды, специфичные  для документов этого типа. Все  остальные команды и компоненты, которые Вы хотите сделать доступными всем документам, поместите в обычный  или другой общий шаблон. Разумно  комбинируя пользовательские и общие  шаблоны, Вы получите гибкий метод создания документов, соответствующим принятым в фирме стандартам.

Иногда макросы, панели инструментов или элементов  автотекста пользовательского шаблона необходимо сделать доступными для многих документов. Для этого откройте шаблон как общий. Заметьте, стили общего шаблона к документам не применяются: Word использует стили, на которых основан документ. Пользовательские элементы общего шаблона доступны до окончания текущего сеанса работы Word.

Чтобы открыть  шаблон как общий:

1. «Сервис\Шаблоны и надстройки».
2. Выберите шаблон в диалоговом окне «Общие»  «Шаблоны и надстройки» или щелкните кнопку  «Добавить» и выберите из списка нужный шаблон.

Хранение  шаблонов.

Папки по умолчанию, где размещаются различные компоненты Word (документы, шаблоны, словари проверки правописания, библиотеки картинок и т.д.) задаются программой Setup. Значения по умолчанию можно изменить.

• Чтобы задать местонахождение файлов шаблонов и других компонентов Word:

«Сервис\Параметры\вкладка  Расположение».

3. В списке «Типы файлов» выберите тип файлов, для которых Вы хотите задать новую папку.
4. Щелкните кнопку «Изменить».
5. В поле «Имя папки» укажите новый путь для выбранного компонента.

При запуске Word ищет обычный шаблон в таком порядке:

6. В папке шаблонов пользователя, указанной на вкладке «Расположение» диалогового окна «Параметры» меню «Сервис».
7. В папке шаблонов рабочей группы (задается на той же вкладке).
8. В папке Word.
9. В текущей папке.

Если обычный  шаблон не найден, Word использует стандартные установки документа и команд. Команды вставки элементов автотекста, форматирование текста, автозамены, запуска макросов и команд, предусмотренные для глобального применения, не будут выполняться, пока обычный шаблон не будет возвращен в одну из перечисленных папок. Кроме того, Word необходимо перезапустить.

 

 

 

Создание  шаблона распорядительного документа

 

 

 

 

МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ    ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ   УЧРЕЖДЕНИЕ «СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ЦЕНТР  УЧЕТА В АГРОПРОМЫШЛЕННОМ КОМПЛЕКСЕ»

(ФГБУ «Спеццентручет в АПК»)

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

                                   ____________№ ________

          

                                         Заголовок (краткое содержание)

 

Вводная часть (начинается словами «в целях», «в соответствии»)

 

ОБЯЗЫВАЮ:

 

Основная часть (кого, что, в какие сроки сделать).

 

 

 

Директор          И.А.Минчев

 

 

 

 

 

 

 

Создание шаблона документа информационно-справочного

[ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗаЦИИ]   ПРОТОКОЛ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ
6 февраля  2013 г.		N [введите номер]

 

Председатель: [введите фамилию и инициалы председателя]

Секретарь: [введите фамилию и инициалы секретаря]

Присутствовали: [перечислите фамилии присутствовавших на собрании]

 

ПОВЕСТКА  ДНЯ

[введите  тему собрания]. Докладчик - [введите должность, фамилию и инициалы]

 

СЛУШАЛИ:

[введите фамилию и инициалы] - [введите краткое изложение выступления]

 

ВЫСТУПИЛИ:

[введите фамилию и инициалы] - [введите изложение выступления]

 

РЕШИЛИ:

1. Организовать утренник для детей сотрудников (Ответственный [введите фамилию и инициалы])
2. [введите решение]
3. [введите решение]
4. [введите решение]

 

Председатель                                                                       [введите инициалы и фамилию]

Секретарь                                                                             [введите инициалы и фамилию]

Создание шаблона документа организационного

 

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

 

 

   ООО «БИС»                             УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АООТ «БИС» 

Ю.Н. Терехов

 

09.11.04. № 7

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУК

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором.

1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными  актами РФ;

Уставом акционерного общества;

Положением о  функциональных службах акционерного общества; приказами (указаниями) руководства  акционерного общества; нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

Настоящей должностной  инструкцией.

1.5. На должность секретаря назначаются лица со специальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 1 года.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

организации работы с документами, составления документации;

применения организационной  техники;

перевода служебной  документации на английский язык;

культуры труда  и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной  защиты,

 

2. ФУНКЦИИ

На секретаря  возлагаются следующие функции:    

2.1. Информационно-справочное обслуживание документами акционерного общества.

2.2. Документирование деятельности руководства акционерного общества.

2.3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.4. Выполнение машинописных, множительных работ.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.

2.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.7. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку документов управления акционерного общества;

• оформлять приказы генерального директора;
• составлять и оформлять акты и справки;
• составлять и оформлять письма и факсы;
• оформлять контракты, договоры, должностные инструкции.

3.2. Обеспечивать   прием,   учет,  регистрацию   входящих и исходящих документов.   Доведение  их  до непосредственных исполнителей.

3.3. Контролировать исполнение отдельных указаний.

3.4. Обрабатывать и хранить документацию. Проводить классификацию документов, составлять номенклатуру дел.

3.5. Обеспечивать информационно-справочное обслуживание.

3.6. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности акционерного общества:

• оформление приказов по личному составу;
• оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
• оформление трудовых книжек;
• оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
• оформление командировочных документов;
• оформление листов нетрудоспособности;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• выдача справок о трудовом стаже.

3.8. Осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров, приемов. Вести регистрацию участников мероприятия, записи и протоколы с последующим представлением их генеральному директору.

3.9. Осуществлять оперативную связь с партнерами, клиентами и сторонними организациями (коммерческими и государственными) и отдельными физическими лицами по вопросам текущей деятельности акционерного общества в соответствии с поручениями генерального директора.

3.10. Вести прием посетителей.

3.11. Оформлять документы на компьютере.

3.12. Выполнять копировально-множительные работы.

3.13. Выполнять техническую работу, используя современные средства организационной техники.

3.14. Обеспечивать и поддерживать чистоту и порядок в приемной и кабинете генерального директора.

3.15. Следить за наличием необходимых канцелярских товаров для приемной и генерального директора, продуктов питания и напитков на представительские нужды. Своевременно предоставлять список необходимого начальнику административно-хозяйственного отдела.

3.16. Подавать чай, кофе или напитки генеральному директору и отдельным посетителям в соответствии с распоряжением генерального директора.

3.17. Проводить подготовительную работу по организации командировок:

составление списка необходимых личных и служебных  документов и материалов;

бронирование  проездных билетов и мест в  гостинице;

оформление выездных документов (виз) и командировочных  удостоверений;

согласование  даты, сроков, программы пребывания с принимающей стороной.

3.18. Выполнять отдельные поручения генерального директора, связанные с деятельностью акционерного общества.

3.19. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.              

                 

4. ПРАВА

Секретарь имеет  право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. По указанию генерального директора направлять документы на исполнение специалистам.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных правил.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.                          

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства:

создания условий  для выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда;

обеспечения личной безопасности;

обеспечения сохранности  документов;

соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ.

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Секретарь несет  ответственность за:

5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанностей.

5.2. Сохранность документации акционерного общества.

5.3. Соблюдение коммерческой тайны.

5.4. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте.

 

 

 

 

Зам. генерального директора                                                            

                                    подпись                                          М.Л. Красный

 

 

Юрисконсульт

                                     подпись                                         И.Д. Ираклиев

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 5.

Системы автоматизации делопроизводства.

 

Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области  систем автоматизации.

В связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.