Автор: Пользователь скрыл имя, 11 Февраля 2013 в 22:53, контрольная работа
Анализ организационной структуры
Семейный развлекательный центр "Отдыхайка" расположен в городе Череповце на улице Октябрьская пр. 70 (Ледовый дворец) и занимается коммерческой деятельностью. Форма собственности данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью.
Основное направление деятельности центра - организация детского досуг
Задание 1
Анализ организационной структуры.…………………………………………...3
Схема информационных потоков……………………………………………….5
Свойства информационных потоков……………………………………………8
Задание 2
Программные и технические средства автоматизации на предприятии…….10
Методы обеспечения компьютерной безопасности…………………………..15
Задание 3
Перспективы автоматизации управления предприятием ………………… 16
Задание 4
Процедуры создания шаблона и документа с помощью шаблона в Microsoft Office……………………………………………………………………………. 18
Создание шаблонов…………………………………………………………… 22
Задание 5
Системы автоматизации делопроизводства……………………………………27
Список использованных источников…
Содержание
Задание 1
Анализ организационной структуры.…………………………………………...3
Схема информационных потоков……………………………………………….5
Свойства информационных потоков……………………………………………8
Задание 2
Программные и технические средства автоматизации на предприятии…….10
Методы обеспечения компьютерной безопасности…………………………..15
Задание 3
Перспективы автоматизации управления предприятием ………………… 16
Задание 4
Процедуры создания шаблона и документа
с помощью шаблона в Microsoft Office………………………………………………………………
Создание шаблонов…………………………………
Задание 5
Системы автоматизации
делопроизводства……………………………………
Список использованных источников……………………………………… 42
Задание 1.
Анализ организационной структуры
Семейный развлекательный центр "Отдыхайка" расположен в городе Череповце на улице Октябрьская пр. 70 (Ледовый дворец) и занимается коммерческой деятельностью. Форма собственности данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью.
Основное направление деятельности центра - организация детского досуга.
Рис1.1. Организационная структура предприятия
Тип организационной структуры (рис. 1.1.) семейного развлекательного центра "Отдыхайка" - механистический, а именно, структура организована по функциональному признаку. Каждое подразделение (отдел маркетинга, бухгалтер и т.д.) выполняет определенные, свойственный ему функции, виды деятельности.
Функции подразделений предприятия
Директор - осуществляет
общее руководство
Маркетолог - занимается
разработкой планов продвижения
продукции и услуг центра, определяет
целевую аудиторию
Бухгалтер – ведет
денежную и коммерческую отчетность
организации. Подчиняется директору.
Ведет учет основных средств, затрат
на техническое обеспечение
Кассир - осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составлять кассовую отчетность.
Менеджер - контролирует
деятельность персонала (продавца-кондитера,
нянек, охранников и т.д.), разрешает
и устраняет возникшие
Продавец-кондитер - осуществляет реализацию продукции, имеющейся в кафе (мучные изделия, напитки и т.п.), составляет заявку на необходимую кафе продукцию. Подчиняется менеджеру.
Охранник - отвечает за безопасность сотрудников и посетителей центра. Подчиняется администратору.
Уборщица - следит за соблюдением чистоты в кафе: уборка в центре, в частности, игровой зоны и зоны кафе до и после начала рабочего дня.
Мойщица - следит за соблюдением чистоты на кухне, занимается мытьем посуды. Подчиняется продавцу-кондитеру.
Обслуживающий персонал - консультирует посетителей о видах услуг и их эксплуатации, ведет работу с детьми, а именно организует их досуг: проводит различные конкурсы, эстафеты, игры. Также осуществляет бдительный контроль за маленькими посетителями центра (от 3 до 5 лет).
Один из работников
Схема информационных потоков
Совершенствование
методов управления является одной
из основных задач, от решения которой
зависит степень прогресса
Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Одними из таких методов являются диаграмма потоков данных и схема информационных потоков.
Для графического представления обмена информацией между специалистами нашего предприятия можно использовать схему информационных потоков представленном на рисунке 1.2.
10 13 3 8 2
12
12
4 1
6 12 11 8
Рис. 1.2. Схема информационных потоков
2. Формы отчетности и другие бух. документы
3. Проверки, контроль
4. Договоры, поставки
5. Информация о внешней среде
6. Договоры, соглашения
7. Информация об оплаченных счетах
8. Указания, распоряжения
9. Отчеты
10. Исследование рынка
11. Информация о внутренней среде
12. Сотрудничество
13. Налоговая отчетность
Свойства информационных потоков
Быстрое нарастание информационных потоков во всех сферах человеческой деятельности характеризуется постоянным увеличением объема информации, возрастанием сложности ее обработки. В системах управления наряду с указанными свойствами информационных потоков важным является оперативность обмена информацией.
Итак, информация является динамическим объектом, образующимся в момент взаимодействия объективных данных и субъективных методов. Как и всякий объект, она обладает свойствами (объекты различимы по своим свойствам). Характерной особенностью информации, отличающей ее от других объектов природы и общества, является отмеченный выше дуализм: на свойства информации влияют как свойства данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, взаимодействующих с данными в ходе информационного процесса. По окончании процесса свойства информации переносятся на свойства новых данных, то есть свойства методов могут переходить на свойства данных.
Можно привести немало
разнообразных свойств
Свойства информации
Объективность – не зависит от чего-либо мнения.
Достоверность – отражает истинное положение дел.
Полнота – достаточна для понимания задачи и принятия решения.
Актуальность – важна и существенна для настоящего времени.
Ценность (полезность, значимость) обеспечивает решение поставленной задачи, нужна для того чтобы принимать правильные решения.
Понятность (ясность) - выражена на языке, доступном получателю.
Кроме того информация обладает еще следующими свойствами.
Атрибутивные свойства (атрибут – неотъемлемая часть чего-либо).
Важнейшими среди них являются:
- дискретность (информация состоит из отдельных частей, знаков);
- непрерывность (возможность накапливать информацию).
Динамические свойства связаны с изменением информации во времени:
- копирование – размножение информации;
- передача от источника к потребителю;
- перевод с одного языка на другой;
- перенос на другой носитель;
- старение (физическое – носителя, моральное – ценностное).
Практические свойства - информационный объем и плотность.
Информация хранится, передается и обрабатывается в символьной (знаковой) форме. Одна и та же информация может быть представлена в различной форме:
1) Знаковой письменной, состоящей из различных знаков среди которых выделяют символьную в виде текста, чисел, спец. символов; графическую; табличную и т.д.
2) В виде жестов или сигналов.
3) В устной словесной форме (разговор).
Представление информации осуществляется с помощью языков, как знаковых систем, которые строятся на основе определенного алфавита и имеют правила для выполнения операций над знаками.
Информационные потоки определяются следующими свойствами:
• любая информационный поток может быть подвергнут анализу, построен и управляем на основе общих принципов построения потоков;
• информационный поток является динамичным и развивающемся;
• при построении информационных потоков необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационных потоков является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационные потоки следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.
В настоящее время сложилось мнение об экономической информационных потоков как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Итак, информационный поток представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.
Задание 2.
Семейный развлекательный центр "Отдыхайка" оснащен весьма обширным парком средств вычислительной техники. Производительность средств вычислительной техники на каждом рабочем месте различна и отвечает требованиям выполняемых задач. Система сетевых и электрических коммуникаций для средств вычислительной техники выделена отдельно, что позволяет заканчивать работу в штатном режиме в случае потери электроснабжения. Также, особо важные подсистемы обеспечены значительно более мощными источниками резервного питания.
Семейный развлекательный центр "Отдыхайка" по степени охвата задач управления оснащен:
- автоматизированной обработкой данных на базе использования средств вычислительной техники;
- имеется автоматизация функций управления и т.д.
По классу реализованных технологических операций оснащен:
- графические
и текстовые редакторы,
- табличный процессор
- СУБД
- мультимедия
- гипертекстовые технологии
- сетевые технологии
По типу пользовательского интерфейса используется пакетный режим
Построения сети является локальным.
Все программное обеспечение компании можно разделить по областям применения.
- Программное обеспечение систем автоматизированного учета
- Программное обеспечение бухгалтерского учета
- Программное обеспечение документооборота, пользовательских ПК, и иных клиентских приложений.
Программное обеспечение систем автоматизированного учета
База программного обеспечения данной группы автоматизированных систем учет имеет четыре направления: