Автоматизация бизнес процессов

Акт утверждается руководителем принимающей стороны  не позднее следующего для после  приемки, регистрируется и хранится покупателем в установленном  порядке. 

2.2. Хранение.

После приемки товары направляются в места  хранения. 

Хранение  товаров — составная часть торгово-технологического процесса, целью которого является:

• доведение товаров до покупателей с сохранением их качества и минимальными потерями;
• повышение эффективности торгово-технологического процесса;
• эффективное использование площадей для хранения и экспозиционных площадей магазина;
• создание наиболее благоприятных условий для торгового персонала.

В магазинах  хранение товаров должно быть организовано с учетом товарного соседства, санитарных правил, норм складирования и пожарной безопасности. Ответственность за соблюдение этих требований несут материально  ответственные лица.

Для сохранения количества и качества товаров должны быть проведены организационные, технические  и санитарно-гигиенические мероприятия.

Организационные мероприятия включают определение частоты и размера партии завоза товаров, составление технологических карт размещения товаров, обеспечение охраны товарно-материальных ценностей и т.д.

Технические мероприятия заключаются в выборе соответствующих видов и типов оборудования для хранения, обеспечении режимов хранения и контроля за ними.

Санитарно-гигиенические  мероприятия предполагают организацию санитарного надзора и контроля за хранением.

Процесс хранения включает в себя следующие  операции:

• размещение товаров на хранение;
• укладка в местах хранения;
• создание соответствующих режимов хранения;
• наблюдение и поддержание условий хранения.

Размещение  товаров на хранение предполагает их группировку по режимам хранения с учетом их потребительских свойств. Товары с одинаковыми или близкими режимами хранения размещаются по ассортиментному признаку рядом (мука—крупа, ткани—белье и т.д.), но с соблюдением товарного соседства. Не допускается совместное хранение товаров с резки ми запахами (рыба, парфюмерия и др.), с различной степенью гигроскопичности (соль, сахар, мука и др.).

В камерах  хранения за определенными группами товаров закрепляются постоянные места  хранения. Размещая товары на хранение, необходимо учитывать длительность хранения, сроки поступления и  подачи их в торговый зал. В глубине  помещений хранят товары с замедленной  оборачиваемостью, вблизи — товары громоздкие или быстрой реализации.

Товары укладывают на хранение в затаренном или распакованном виде штабельным или стеллажным способами, навалом или в подвешенном состоянии.

Штабельная  укладка применяется чаще в продовольственных магазинах при поступлении товаров в мешках, ящиках, бочках. Различают укладку:

• прямую, когда верхний ящик укладывается на нижний;
• обратную, когда штабель выглядит в виде клеток;
• перекрестную — верхний ряд грузов поперек нижнего.

При стеллажной укладке распакованные товары (или в мягкой упаковке) укладываются на стеллажи рядами или стопками.

Навалом хранят отдельные виды продукции (цемент и др.). В подвешенном состоянии хранят одежду, туши мяса и др.

Создание  соответствующих  режимов хранения заключается в поддержании необходимой температуры, влажности, освещенности и санитарно-гигиенических условий, соблюдении сроков хранения. Повышенная температура приводит к усушке товаров, низкая температура и высокая влажность способствуют появлению плесени, ржавчины, что в итоге сказывается на качестве реализуемых товаров. Санитарный режим предполагает регулярный осмотр товаров, очистку от загрязнений, дезинфекцию и дератизацию.

Наблюдение  и поддержание условий хранения возлагается на материально ответственных лиц. Чем качественнее осуществляются их функции, связанные с условиями и режимами хранения, тем меньше количественные потери товаров и выше качество. 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ 3. Постановка задачи на автоматизацию.

Система должна содержать справочники товаров, торговых объектов, складов, холодильного оборудования. Справочник товаров представляет из себя таблицы, в которых содержатся поля: внутренний код товара, его название, сроки годности, условия хранения, принадлежность к группе товаров, штрихкоды. Система автоматизации должна содержать договоры с поставщиками товаров. В этих договорах должны отображаться условия поставок и спецификация товаров с указанием цен. Автоматизация бизнес процессов по закупке и хранению должна обеспечить пользователям системы (менеджеру) оперативную информацию по остаткам товаров, скорости их продаж, срокам годности товаров и условий их хранения. Для этого электронная карточка товаров должна содержать соответствующие характеристики: штрихкод товара, группа товара, срок хранения, дата изготовления, условия хранения. Для определения конкурентоспособности товара от разных производителей (поставщиков) система должна хранить информацию о входных ценах от разных производителей (поставщиков). Средняя скорость продаж должна вычисляться по данным журнала продаж, который формируется фронт – офисом. Система автоматизации должна позволить менеджеру на основании знаний о средней скорости продаж товара, учитывая особенности сезона, праздничных дней, оценить необходимое количество закупок данного вида товара в данный момент времени. Для скоропортящегося товара необходимо контролировать свободное место в холодильных камерах. Система автоматизации должна обеспечивать такой контроль. Во избежание простоев транспорта поставщиков при разгрузке товаров система автоматизации должна обеспечить составление графика поставок в торговые точки. Для закупки товара менеджер должен оформить поставщику документ - заказ товаров на поставку на основании заключенного договора. Для оперативной работы документ заказ может быть отправлен поставщику по электронной почте. Поставщик товаров предоставляет счет на заказанные товары. Счет поставщика передается в бухгалтерию предприятия. Бухгалтерия оформляет платежное поручение на оплату полученного счета. После получения подтверждения уполномоченного лица – подписание платежного поручения, документ передается в банк. С банковского счета предприятия на счет поставщика производится перевод денежных средств. Для оперативного перевода денежных средств поставщику система автоматизации должна быть сопряжена с банковской системой интернет – банк. Получив деньги,  поставщик товара осуществляет отгрузку оговоренного в заказе товара и сопровождает ее накладной. При поступлении товара на склад предприятия происходит процедура приемки товара, описанная в пункте 2. При этом производится оформление акта приемки от поставщика в систему автоматизации. Если количество и качество поставленного товара соответствует заявленному в накладной, то ответственное лицо принимающей стороны ставит свою подпись, а введенный электронный экземпляр этой накладной проводится в системе автоматизации и увеличивает электронный остаток на складе. Если в поставке существуют несоответствия (бой, порча товаров, изменена номенклатура, изменено количество), то составляется соответствующий акт, который подписывают обе стороны. В этом случае в систему автоматизации вводится реальное количество поставленных товаров. Акт приемки должен содержать порядковый номер документа, дату и время оформления, название и адрес поставщика, название и адрес торгового предприятия, склада, фамилию, имя, отчество экспедитора и материально – ответственного лица, принимающего товар. В табличной части документа должен содержаться перечень товаров с указанием количества и цены от поставщика. Система автоматизации должна учитывать свободное место на складе, а также условия хранения каждого вида товаров. Так, например, в системе должно быть указано количество уровней, на которое допустимо складировать данный вид товара, количество свободного места в холодильных камерах (см. пункт 2). Основываясь на данных о скорости продаж товаров система автоматизации должна строить прогноз о количестве освобождаемых мест на складе.

Таким образом система автоматизации должна обеспечить следующие режимы работы:

- справочник  товаров;

- справочник  торговых объектов предприятия;

- справочник  складов и холодильного оборудования;

- справочник  поставщиков;

- прайс - листы поставщиков;

- заказ  товаров поставщикам;

- приходные  и расходные накладные;

- накладные  на перемещение товаров внутри  предприятия;

- акты  приемки/выдачи товаров;

- платежные  поручения;

- банковская  выписка;

- налоговая  накладная;

- кассовый  ордер;

- отчеты  о кассовых продажах.

3.1. Требования к интерфейсу.

Все экранные формы должны быть выполнены в  одном стиле и одной цветовой гамме.  Поля, доступные для редактирования, должны иметь песочный фон. Поля, недоступные для редактирования, должны иметь бледно-голубой фон. Кнопки должны содержать размер иконки 32х32. Все формы реестров документов должны содержать скрываемую панель фильтра. Все формы реестров должны быть снабжены системой быстрого поиска по ключевым полям. На формах должна присутствовать панель с основными кнопками управления.  Порядок расположения кнопок на панели:«ФИЛЬТР», «ОБНОВИТЬ», «ДОБАВИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ», «УДАЛИТЬ» («ВОССТАНОВИТЬ»), «ВЫЙТИ». Каждая форма, содержащая табличную часть документа, должна иметь панель с кнопками настройки таблиц: настройка отображения полей таблицы, отображение всех записей, отображение только удалённых записей, отображение только активных записей. Если курсор находится на удалённой записи, кнопка «УДАЛИТЬ» становится невидимой, а кнопка «ВОССТАНОВИТЬ» становится видимой. Перед выполнением  операций удаления (восстановления) записи необходимо вывести вопрос о подтверждении выполнения этого действия, чтобы избежать случайного удаления записей. Удаление записей должно производиться в два этапа. Первый этап удаления предполагает установку на записи признака «УДАЛЁН». Физическое удаление таких записей должно производиться специальной процедурой пользователем, обладающим  соответствующими правами. При нажатии на заголовок столбца производится упорядочение данных в таблице по данному столбцу. Столбцы таблиц  должны быть переставляемыми. Должна быть предусмотрена возможность «замораживания» и «размораживания» столбцов.

Кроме основных кнопок на панели должны присутствовать дополнительные кнопки для вызова вспомогательных  форм. Все таблицы должны быть снабжены контекстным выпадающим меню, вызывающимся по  нажатию правой кнопки мышки. По двойному клику на записи таблицы  должен открываться документ, соответствующий  этой записи.

На панели экранной формы документа должны быть кнопки «НАЗАД», «ВПЕРЕД», «НОВЫЙ», «СОХРАНИТЬ», «ВЫЙТИ». По нажатию на кнопку «НАЗАД» должен отобразиться предыдущий документ из реестра. Если текущий документ является первым в реестре, то кнопка «НАЗАД» должна быть недоступной для выбора.

По нажатию  на кнопку «ВПЕРЕД» должен отобразиться следующий документ из реестра. Если текущий документ является последним в реестре, то должен выдаться вопрос с предложением создать новый документ.

По нажатию  на кнопку «НОВЫЙ» должен выдаться вопрос с предложением сохранить текущий документ, если он не является сохранённым. В случае подтверждения либо если текущий документ уже был сохранён, все поля документа очищаются.

По нажатию  на кнопку «СОХРАНИТЬ» данные из экранной формы документа должны быть сохранены в базе данных. Если документ новый, то этому документу должен присвоиться уникальный номер. При сохранении  документа в базе данных необходимо сохранять дополнительные параметры: дату и время сохранения, код пользователя, работавшего с документом.

По нажатию  на кнопку «ВЫХОД» экранная форма документа должна быть закрыта.

Описание  экранных форм:

• договор на поставку товаров;
• заказ товаров;
• счёт на оплату товаров;
• платёжное поручение;
• банковская выписка;
• приходная накладная;
• налоговая накладная;
• акт приёмки товаров;
• прайс-листы от контрагентов;
• карточка товара;
• карточка контрагента;
• карточка банка;
• справочник товаров;
• справочник контрагентов;
• справочник банков;
• реестр договоров;
• реестр заказов товаров;
• реестр счетов;
• реестр платёжных поручений;
• реестр приходных накладных;
• реестр налоговых накладных;
• реестр актов приёмки;
• реестр прайс-листов;
• карточка отображения полей таблицы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Таким образом, используя научный подход к автоматизации процессов торговли, достигается конкурентоспособность  предприятия в жестких условиях современного рынка. Благодаря внедрению  передовых технологий снижаются  затратные составляющие процессов. Минимизируется и сокращается неквалифицированный  труд, увеличивается скорость продаж, оптимизируется ассортимент товаров, уменьшается количество ошибок, обусловленных  человеческим фактором, оптимизируется численность обслуживающего персонала. Как следствие – понижается себестоимость  продаваемой продукции и повышается ее доходность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ИСТОЧНИКИ.

1. http://tavriav.com/
2. http://www.logistike.com/realizaciya-zakupok/
3. http://ru.franchising.ua/osnovy-biznesa/735/planirovanie-obema-zakupki-tovarov/