Автоматизация бизнес процессов

Получение поставляемой продукции.

Важное  значение имеет приемка продукции и документальное оформление поставок. Приемка необходимая для удостоверения в том, что товар получен: нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленные время, месте, за оговоренную цену. Меры по проверке качества при закупке товаров делятся на выборочный и сплошной. В целях экономии времени и финансов необходимо заботится о том, чтобы склады, места приема товаров были расположены рядом. Необходима разработка графиков поставок, реализация закупок и документальное оформление поставок, это необходимо для правильного оформления операций.

Часто для документального оформления используют следующие документы:

1) уведомление  об отгрузке;

2) сопроводительное  письмо;

3) копия  заказа;

4) спецификация;

5) подтверждение  получения поставки.

 В  книге заказов указывается номер  письма, дата, отправитель, способ  транспортировки, краткое описание  товаров.

Организация приемки товаров  в магазине.

Приемка товаров — важнейший элемент  торгово-технологического процесса, от которого во многом зависят качество товаров в торговом зале и культура обслуживания покупателей.

Различают приемку товаров по количеству и  качеству.

Приемка товаров по количеству - представляет собой проверку соответствия количества поступивших товаров (массы брутто, нетто, количества единиц, объема, площади) данным сопроводительных документов.

Приемка товаров по качеству — проверка соответствия качества поступивших товаров (физико-механических, химических свойств, внешнего вида и др.) данным сопроводительных документов (стандартам, ТУ, сертификатам, удостоверениям качества).

Приемка товаров в магазине осуществляется материально ответственными лицами в соответствии с:

• Положением о приемке товаров по количеству и качеству;
• Положением о поставках товаров;
• уставами железнодорожного, автомобильного, водного и воздушного транспорта и правилами перевозки грузов.

Нормы этих документов применяются во всех случаях, если стандартами, техническими условиями или договорами поставки не предусмотрен иной порядок приемки товаров.

Положение о приемке товаров по количеству и качеству — основной документ, регулирующий отношения юридических  лиц независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности  и физических лиц — предпринимателей без образования юридического лица.

В Положении  о приемке товаров оговариваются  обязанности продавца (поставщика) и покупателя (магазина).

Продавец  обязан:

• соблюдать правила и нормы упаковки, затаривания и маркировки товаров;
• обеспечивать поставку товаров, по качеству и комплектности соответствующих нормативно-технической документации;
• правильно оформить все отгрузочные документы (накладные, счета-фактуры, технический паспорт, сертификаты качества, ярлыки, кипные карты и т.д.);
• соблюдать действующие на транспорте условия погрузки, крепления и перевозки грузов.

При приемке  товаров от органов транспорта покупатель обязан:

• проверить исправность транспортного средства и тарного 
  места, наличие пломб отправителя, маркировку груза;
• проконтролировать соответствие товаров и их маркировки данным сопроводительных документов;
• осмотреть товар;
• проверить соблюдение сроков доставки и правил перевозки грузов;
• принять товар по количеству мест или весу;
• требовать от перевозчика отметки на документах, если груз принят без проверки веса и состояния товара, проверить, имеются ли повреждения или нарушения условий перевозки.

При окончательной  приемке покупатель обязан:

• правильно и своевременно произвести приемку, обеспечив сохранность товаров;
• обеспечить исправность средств измерений и испытаний;
• осуществлять контроль за работой лиц, осуществляющих приемку.

Общие условия приемки. Приемка товаров по количеству и качеству может осуществляться на складе покупателя, складе продавца или ином месте в соответствии:

• с требованиями нормативно-технической документации и правилами;
• данными маркировки;
• данными сопроводительных транспортных документов (счета-фактуры, спецификации, описи, сертификаты и удостоверения качества и др.).

О несоответствии количества и качества товара этим документам покупатель должен уведомить  продавца.

В уведомлении  указываются:

• наименование товара, даты отгрузки, номера товарно-транспортных документов;
• количество недостающих товаров, его стоимость и характер недостачи;
• состояние пломб;
• основные недостатки качества товаров;
• время двухсторонней (если необходимо) приемки.

Уведомление по любому средству срочной связи  направляется поставщику в течение 24 часов, а по скоропортящимся товарам  — безотлагательно после обнаружения  нарушений количества или качества товаров.

Представитель продавца должен явиться не позднее  следующего дня, а по скоропортящимся товарам — не позднее 4 часов после получения вызова, если не указан иной срок.

Продавцы  обязаны на следующий день после  получения уведомления дать ответ  о направлении представителя для приемки.

Представитель иногороднего поставщика должен явиться  в трехдневный срок (не считая дороги) или уполномочить для приемки  юридическое или физическое лицо, находящееся в месте получения  товара.

Представители поставщика должны иметь должным  образом оформленные удостоверение  или доверенность на право приемки.

При неявке представителя поставщика количественная приемка может осуществляться:

• с участием компетентного представителя органа государственного управления и иной государственной организации;
• с участием представителей органов контроля качества (центры стандартизации, сертификации, гигиены и т.д.);
• с участием представителей Торгово-промышленной палаты.

Представители, выделяемые для участия в приемке, должны иметь удостоверение, в котором  указываются:

• дата выдачи и номер;
• фамилия, имя, отчество, место работы и должность;
• наименование получателя;
• наименование товара.

Сроки приемки. Приемка товаров но количеству производится в следующем порядке:

• товары, поставляемые без тары, в открытой или поврежденной таре, по весу брутто в исправной таре; в момент приемки от продавца или перевозчика;
• товары в исправной таре по весу (нетто) и количеству товара в таре — со вскрытием тары в течение 10 дней, по скоропортящимся — не позднее 24 часов с момента доставки.

Приемка товаров по качеству производится на складе покупателя:

• при поступлении товара из другого населенного пункта — 
  не позднее 20 дней, а по скоропортящимся — не позднее 24 часов после получения;
• при поступлении товара из данного населенного пункта — 
  не позднее 10 дней, а по скоропортящимся — не позднее 24 часов после получения.

Особенности приемки товаров  по количеству. Приемка то варов по количеству зависит от способа доставки и упаковки.

При централизованной доставке без тары, в открытой или  поврежденной таре приемка осуществляется в момент доставки.

При поставке товара в исправной таре проверяются  вес брутто, количество тарных мест и маркировка. Покупатель имеет право  потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом тарном месте.

По весу нетто и количеству товарных единиц товары принимаются со вскрытием  тары на складе конечного покупателя.

При невозможности  взвесить товар без тары (масло  расти тельное, олифа, жиры и т.д.) при приемке определяется вес  брутто, а вес тары — при ее освобождении.

В случае обнаружения недостачи товара покупатель обязан:

• приостановить приемку;
• обеспечить сохранность товара и предотвращение его смешения с однородным товаром;
• вызвать для участия в приемке представителя продавца или иного незаинтересованного лица;
• оформить факт выявленной недостачи актом.

Особенности приемки товаров  по качеству. Приемка товаров но качеству осуществляется в соответствии со стандартами, договорами, сопроводительными документами (сертификаты, ветеринарные свидетельства, удостоверения о качестве и т.д.), образцами (эталонами).

При обнаружении  несоответствия качества товара, тары требованиям нормативных документов, образцов или договоров составляется акт, в котором указываются количество проверенного товара и характер выявленного  несоответствия качества.

При атом приемка приостанавливается, обеспечиваются условия для сохранения качества и уведомляется поставщик.

При неявке поставщика в состав комиссии по качеству приемки могут быть включены эксперт по качеству и представитель общественности своей или другой организации.

Сложнотехнические товары с гарантийным сроком проверяются но качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее гарантийного срока. При обнаружении скрытых недостатков в течение 24 часов с момента обнаружения составляется акт. При проверке качества товаров может быть произведен от бор образцов, о чем также составляется соответствующий акт.

Важным  элементом качественной приемки  является экспертиза, которая осуществляется на основе соответственного договора или гарантийного письма. Экспертиза может проводиться:

• Министерством здравоохранения;
• Министерством торговли;
• Торгово-промышленной палатой и ее структурами;
• санитарно-эпидемиологическими центрами;
• центрами стандартизации и метрологии.

Срок проведения экспертизы — 14 дней.

Ее результаты оформляются соответствующим актом  экспертизы.

При несогласии с оценкой экспертизы возможна повторная  экспертиза или решение вопросов в суде.

Порядок составления актов  приемки товаров. Если при приемке товаров по качеству или количеству выявлены недостача или излишки товара или ненадлежащее его качество, то результаты приемки оформляются актом, который составляется в день их выявления.

В акте должны быть указаны и приложены  развернутые характеристики всех сопроводительных документов, характер выявленных нарушений, адреса сторон и целый ряд другой документации (по Положению — 27 пунктов).

Акт подписывается  всеми должностными лицами, участвовавшими в проверке. Лицо, не согласное с  содержанием акта, обязано изложить свое мнение в письменной форме.