Документооборот

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   Данные реферат посвящен изучению бланков документов и видам бланков.

   Цель представленной работы- изучить систему бланков, их виды и работу с бланками.

   Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

   Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

   Актуальность данной темы заключается в том, что документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. 

I. Понятие документа.

      Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

    Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

    Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка. После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов. Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. 

II. Бланки документов.

    Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.¹

    Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.² Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов. Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

   При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

   Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

    Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются  на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Если  документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном  листе бумаге с нанесением всех необходимых  реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк. 

2.1. Требования к бланкам документов.

   Документы изготовляют на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков:

     А4 (210х297 мм)

     А5 (148х210 мм)

   Каждый лист, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм – левое;

     10 мм – правое;

     20 мм – верхнее;

     20 мм – нижнее.

    Бланки изготавливаются на белой  бумаге или бумаге светлых  тонов. Бланки изготавливаются  либо типографским способом, либо  воспроизводятся  с помощью средств вычислительной техники.

     Ряд документов можно писать  от руки (заявления, объяснительные  записки), но с распоряжением всех  реквизитов.

    Если документы (письма, постановления)  создаются несколькими организациями,  то они оформляются не на бланках. В этом случае наименование организаций печатаются продольно, подписи располагаются на одном уровне. В наименовании должности вписываются наименование организации.

   В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

    Реквизит документа – обязательный  элемент оформления официального  документа. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляют его формуляр.

   Формуляр, характерный для определенного вида документа, называют типовым формуляром. 

3. Классификация бланков документов.

 

    ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

• угловой;
• продольный.

В зависимости  от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

 

В зависимости  от вида документа бланки подразделяются на:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

 

Рис. 3.1 Классификация бланков документов. 

    При изготовлении бланка организационно-распорядительного  документа необходимо определить:

• какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
• кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;
• как будут располагаться реквизиты на бланке.

 

3.1. Общий бланк.

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:  

01 - Государственный  герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации  или 03 - эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование  организации; 

14 - место  составления или издания документа.2

   Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа". Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 3.1.1 Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах). 

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 02 - герб  субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование  организации; 11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

14 - место  составления или издания документа

Рис. 3.1.2 Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах). 

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 02 - герб  субъекта Российской Федерации;