Бюджетирование: организация, методы, процедуры

     Наличие центров финансовой ответственности (хотя в некоторых случаях всеобъемлющая  финансовая структура отсутствует);

     Наличие взаимосвязанных бюджетов, позволяющих  планировать деятельность и учитывать  факт в одних и тех же разрезах;

     Возможность доработки и оптимизации системы.

     Именно  выбор оптимальной бюджетной  модели на этапе разработки финансовой и бюджетной структур позволит предприятию не только сократить время и затраты, но и получить максимальный результат, выражающийся в повышении прозрачности бизнеса и улучшении финансовых показателей в кратчайшие сроки, а также обеспечить возможность дальнейшего роста и развития системы. 

     1.3 Методы составления  и виды бюджетов 

     При бюджетном планировании широко используются прогностические и статистические методы, бюджетный метод; при бюджетном  контроле, учете и анализе –  методы финансового и управленческого  учета затрат, метод стандарт – коста и нормативный метод, математические методы экономического анализа. Бюджетный метод является совокупностью специфических методик бюджетного планирования, позволяющих «смоделировать» деятельность предприятия через особый экономический инструмент – бюджет. [10]

     Существуют  три основных подхода к составлению  бюджетов:

• «снизу вверх»;
• «сверху вниз»;
• итеративный подход.

     При использовании подхода «снизу вверх» бюджет составляется исходя из планов деятельности подразделений и проектов, которые передаются наверх для определения по ним агрегированных результирующих показателей для всей компании.

     При подходе «сверху вниз» - бюджет составляется исходя из целевых показателей, поставленных руководством компании. Целевые показатели определяются на основе экономических прогнозов, а также стратегии компании.

     При итеративном подходе процедура  бюджетирования включает ряд условных этапов. Информация сначала распространяется от высшего руководства к нижестоящим  звеньям управления, а затем обобщается снизу вверх по иерархической структуре управления несколько раз в зависимости от ситуации.

     Бюджет  можно представить как финансовый документ, созданный до того, как  предполагаемые действия будут выполняться. Бюджет предприятия не имеет формализованной  стандартной формы. Существует достаточно большое разнообразие бюджетов, которые можно сгруппировать определенным образом. Обычно для этого используют следующие классификационные признаки:

1. Финансовые бюджеты:

• бюджет доходов и расходов;

• бюджет движения денежных средств;
• расчетный баланс.

     Бюджет  доходов и расходов – определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность. [14]

     Бюджет  движения денежных средств носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. Данный бюджет определяет «платежеспособность» предприятия как разницу поступления и выбытия денежных средств за период.

     Бюджет  по балансовому листу - определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия.

2. Операционные бюджеты:

• бюджет продаж - это операционный бюджет, содержащий информацию о запланированном объеме продаж, цене и ожидаемом доходе от реализации каждого вида продукции.

     Составление бюджета продаж начинается с прогнозов  реализации продукции или услуг. Этот прогноз обычно составляется так, чтобы показать предполагаемую реализацию по месяцам, неделям и даже по дням. Бюджет продаж показывает предполагаемый сбыт каждого вида или группы продукции как в денежном, так и в натуральном выражении.

• бюджет прямых материальных затрат;
• бюджет управленческих расходов и другие.

3. Вспомогательные бюджеты:

• бюджеты налогов;
• план капитальных (первоначальных) затрат;
• кредитный план и другие.

4. Дополнительные (специальные) бюджеты:

• бюджеты распределения прибыли;
• бюджеты отдельных проектов и программ.

     Бюджет  производства - это производственная программа, которая определяет запланированные  номенклатуру и объем производства в бюджетном периоде (в натуральных показателях). Производственный бюджет дает возможность координировать сбыт, производство и товарные запасы. [5]

     Производственный  бюджет включает прямые и косвенные  затраты.

     Бюджет  косвенных общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых расходов цехового характера, которые необходимы для обеспечения выполнения производственной программы. В бюджете следует выделить постоянную и переменную составляющие этих затрат в зависимости от объема производимой продукции. Это повышает точность прогнозирования и анализа. Бюджет общепроизводственных расходов может входить в состав производственного бюджета, планируемого для производственного подразделения, либо выступать самостоятельно в виде сметы, разработанной для обслуживающих производственных подразделений. В данном бюджете следует предусмотреть не только стоимостные, но и количественные показатели, стимулирующие качество и своевременность оказываемых услуг.

     Бюджет  закупок материальных ресурсов занимает важное место в системе бюджетирования, так как он связан со значительным расходованием денежных средств и существенно влияет на эффективность производства.

     Величина  затрат на приобретение сырья определяется исходя из планируемой программы производства и необходимых для этого материальных ресурсов с учетом переходящих запасов и создания необходимого резерва, принимая во внимание время доставки и технологические особенности производства.

     Структура бюджета закупок включает не только стоимость приобретаемых материалов, но и издержки по снабжению, в которые могут включаться стоимость транспортировки, разгрузки, затраты по складированию и хранению, командировочные расходы, затраты на посреднические услуги, связанные с приобретением материалов, таможенные пошлины, проценты за банковский кредит, а также затраты служб снабжения, разделяемые на переменную и постоянную части, связанные с объемом закупаемых ресурсов. [9]

     Бюджет  административных расходов составляется для функциональных служб, относящихся к администрации. Данные расходы бюджетируют на основе принятых планов и программ с учетом организационной структуры предприятия. Сложность формирования данного бюджета состоит в том, что затраты по его статьям трудно прогнозируются ввиду их разнообразия и зависимости от различных факторов.

     Большинство административных издержек не поддаются  стандартизации. При необходимости  руководители функциональных подразделений  определяют исполнителей, ответственных  за конкретные статьи издержек. Стоимостные  показатели административного бюджета следует дополнять другими показателями, оценивающими эффективность работы каждого функционального подразделения, входящего в административное управление.

     Бюджет  прямых затрат на оплату труда - это количественное выражение планов относительно затрат компании на оплату труда основного производственного персонала.

     Бюджет  производственных накладных затрат - это количественное выражение планов относительно всех затрат компании, связанных с производством продукции за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда.

     Планирование  деятельности организации невозможно без учета расходов, связанных  с продажей продукции, товаров, работ  и услуг, которые составляют существенную часть в общих расходах предприятия. Производственные накладные расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть (амортизация, текущий ремонт и т.д.) планируется в зависимости от реальных потребностей производства, а переменная часть использует подход, основанный на нормативах. [2]

     Бюджет  управленческих расходов - это плановый документ, в котором приведены расходы на мероприятия, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции. К управленческим расходам относят затраты на содержание отдела кадров, услуги связи, налоги, проценты по полученным кредитам и т.д.

     Классификационными  признаками также могут быть:

• Степень обобщения информации;
• Периодичность предоставления;
• Способ планирования;
• Механизм использования.

     По  степени обобщения информации бюджеты  подразделяются на главный (генеральный), общий и частный бюджеты.

     Главный бюджет охватывает основную деятельность предприятия. Цель главного бюджета  – объединить суммировать бюджеты структурных подразделений предприятия, для которых составляются частные бюджеты. [10]

     К частным бюджетам относятся: бюджет продаж, бюджет закупок и т.д

     Бюджет, скоординированный по всем программам, структурным подразделениям и представляющий план работы организации в целом, называется общим бюджетом.

     В зависимости от периода составления  бюджеты подразделяются на краткосрочные, среднесрочные долгосрочные.

     Краткосрочный бюджет составляется на период до года, среднесрочный на два-три года, долгосрочный на три года и более.

     Таким образом, бюджетирование может включать любой период времени, причем, чем  больший интервал охватывает бюджет, тем он менее надежен. В основном период составления бюджета зависит от особенностей бизнеса, уровня детализации показателей и поставленных перед менеджерами управленческих задач.

     По  способу планирования бюджеты подразделяются на дискретные и скользящие.

     Дискретный бюджет разрабатывается на годовой основе с разбивкой по кварталам, месяцам, но может использовать и метод непрерывного планирования, формировать так называемые скользящие бюджеты, когда к текущему периоду добавляется новый, охватывающий данные прошедших периодов и интегрирующий возникающие изменения.

     Скользящие  бюджеты исходят из того, что планирование — это не единовременное событие, которое происходит один раз в  году, когда составляют бюджет, а  непрерывный процесс, при котором  руководители постоянно должны смотреть вперед и пересматривать планы с учетом новых обстоятельств.

     По  механизму использования выделяются статический, гибкий и специальный  бюджеты.

     Статический бюджет — бюджет, рассчитанный на конкретный уровень деловой активности организации. Показатели такого бюджета соответствуют нормальному уровню деятельности предприятия. Недостатком статического бюджета является то, что он имеет ограниченную гибкость, так как предназначен только для одного уровня активности и поэтому плохо подходит для контроля затрат при изменении этой активности.

     Гибкий  бюджет — это бюджет, который  составляется не для конкретного  уровня деловой активности, а для  определенного его диапазона. Поэтому  им предусматривается несколько  альтернативных вариантов объема продаж или другой деятельности и соответственно определенные уровни затрат. Гибкий бюджет в наибольшей степени приемлем для ситуаций, связанных с разнообразной деятельностью и непредвиденными изменениями. Он исходит из реальной ситуации, но достаточно эффективен при изменении объема продаж и других показателей деятельности в сравнительно узком диапазоне. [10]

     Группа  специальных бюджетов достаточно разнообразна, важнейшими из них являются:

• дополнительный бюджет, который предусматривает финансирование мероприятий, не включенных в бюджет;
• добавочный бюджет, который анализирует бюджеты предыдущих лет и корректирует их под текущие параметры, такие как инфляция, изменения в штате, структуре организации;
• модифицированный бюджет используется в случаях проектирования продаж на необычно высоком уровне. Он редко используется для прогноза издержек, поскольку при проектировании затраты в принципе должны соответствовать обычному уровню продаж;
• приростной бюджет, формируемый путем простой индексации (в процентах или денежной оценке) предыдущего бюджета без пересмотра его основ;
• стратегический бюджет интегрирует элементы стратегического планирования и бюджетного контроля и разрабатывается, как правило, на достаточно длительный период, от трех до десяти лет. Его целесообразно составлять в периоды неопределенности и нестабильности в деятельности предприятия;
• пооперационные бюджеты и бюджетирование предполагают расчет ожидаемых затрат на выполнение отдельных функций и работ. В целом совокупность разных бюджетов может образовывать отдельные целостные перенастраиваемые системы, каждая из которых соответствует некоторому уровню использования ресурсов и получения прибыли.