Анализ в системе маркетинга

2. Принципы, требования и формы  предъявляемые к составлению сегментарной  отчетности.

  Принципы  построения: 

   1) Внутренний отчет должен быть адресным и конкретным. Он не принесет желаемых результатов, если:  

   • будет адресован не конкретному менеджеру, а его более высокому руководителю; 

   • будет содержать расплывчатую информацию по общим вопросам. Эффективный управленческий контроль предполагает наличие конкретной отчетной информации. 

   2) Для принятия управленческих решений полезна оперативная информация. Нельзя допустить, чтобы созданные бухгалтером-аналитиком отчеты легли на полку. При составлении внутренних отчетов следует учитывать психологические особенности менеджера. 

   3) Не стоит слишком углубляться в прошлое; полезнее искать информацию, использование которой позволит улучшить дальнейшую работу центра ответственности. Нередко при разработке сегментарной отчетности бухгалтер-аналитик ошибочно увлекается ретроспективным анализом в ущерб будущим оценкам.  

   4) Не следует слишком часто менять форматы сегментарных отчетов. 

   5) Не следует перегружать отчетность расчетами. Управляющему нужен минимальный объем данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы на основе содержащейся в них информации руководитель смог принимать оптимальные управленческие решения и осуществлять конкретные действия. 

   6) Отчеты должны охватывать главное: то, что приближает всех работников к выполнению плана. Отчет, содержащий информацию, не нужную менеджеру, снижает качество управленческого контроля.  

   7) Не все поддается записи. Кроме составления письменных отчетов управленческий контроль предполагает проведение бесед бухгалтера-аналитика с управляющими всех уровней.  

   Для управляющих имеет значение не только содержание информации, но и способы ее доставки. 

   Внутренняя отчетность — это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего данные управленческого учета являются непригодными для целей внутреннего управления. 

   Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанной наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования. 

   Требования, предъявляемые к внутренней отчетности:

1. целесообразность, т. е. информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
2. объективность и точность — внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений;
3. оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора; оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
4. краткость — в отчетности не/должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
5. сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
6. адресность — внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
7. эффективность — издержки на составление внутренней отчетности должны быть составлены с выгодами от полученной управленческой информации.

    Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.  

   Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.  

   Специальные требования:

• гибкая, но единообразная структура;
• понятность и обозримость информации;
• оптимальная частота представления;
• пригодность для анализа и оперативного контроля.

    На основе внутренней отчетности принимаются управленческие решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия.  

   По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические, аналитические.  

   Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов, использовании планов и использовании ресурсов за данный период.  

   Представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля. 

   Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные плановые показатели, подконтрольные центру ответственности. 

   Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасходы ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.  

   По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на нижнем уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно. 

   Текущие отчеты содержат сводную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального. 

   Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения, и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов. 

   По объему информации внутренние отчеты можно разделить на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. 

   Сводка — это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.  

   По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме. Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей. Графическая форма наиболее наглядна, только не нужно ее перегружать излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме. Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах. 

  2.4 Применение сегментарного планирования     

 Управленческий  контроль включает ряд правил  и процедур, используемых менеджерами  для измерения результатов деятельности  центров ответственности и определения того, соответствуют ли полученные результат! запланированным показателям, а если нет — для разработки корректировочных мер. Другими словами, речь идет о контроле и регулировании доходов и расходов по отдельным структурным подразделениям (или продукт там) на основе экономического анализа планов и фактических данных сегментарного учета. 
     Первым шагом на пути формирования в организации системы управленческого контроля является сегментарное планирование — разработке смет (бюджетов) для структурных подразделений. В отсутствии обоснованного плана процесс контроля невозможен. Иначе говоря, сегментарное планирование является одной из составляющих системы информационного обеспечения управленческого контроля. В качестве других составляющих выступают сегментарный учет и сегментарная отчетность. 
     Информационное обеспечение—это сбор, обработка и передача финансовой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для планирования и контроля за ходом деятельности вверенных им подразделений, измерения и оценки полученных результатов. Эта информация отличается регулярностью, своевременностью, емкостью, простотой формы и восприятия.                                     

 Информационное  обеспечение в системе управленческого  контроля предполагает: 
          - идентификацию затрат и результатов с деятельностью конкретного структурного подразделения; 
          - персонализацию учетных документов; 
          - составление менеджерами смет на будущее и отчетов о результатах деятельности за отчетный период. Эти отчеты должны быть понятны как тем, кто оценивает, так и тем, чья деятельность оценивается. 
     Система управленческого контроля основана на принципах доверия, контролируемости и наличия у менеджеров соответствующих полномочий и эффективна при выполнении двух основных условий: 
          - на предприятии имеются такие критерии оценки деятельности исполнителей, при которых интересы работников совпадают с интересами фирмы; 
          - управленческий контроль реализуется через систему сегментарного учета и отчетности, которой доверяют работники организации. 
     Следствием управленческого контроля является принятие менеджерами адекватных управленческих решений по функционированию вверенных им структурных подразделений.  
     Вся рассмотренная система является прерогативой бухгалтерского управленческого учета, поэтому его содержание следует трактовать шире, чем собственно учет. Помимо учетных функций здесь имеется в виду плановая, аналитическая работа, результаты которой предназначены для использования внутри предприятия с целью выработки эффективных управленческих решений. Ведение сегментарного планирования, учета и отчетности входит в должностные обязанности бухгалтера-аналитика. 
     Информация, собранная и обобщенная в системе сегментарного учета, доводится до заинтересованных пользователей в форме сегментарной отчетности, т.е. отчетности, сформированной по отдельным сегментам бизнеса организации. Порядок ведения сегментарного учета и составления центрами ответственности сегментарной отчетности определяется организацией самостоятельно (за исключением случаев представления такой отчетности для внешних пользователей) и во многом зависит от организационной структуры предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗОРАБОТКИ СЕГМЕНТАРНОЙ ОТЧЕТНОСТИ

2.1 Информация сегментального учета

Сегментальный учет предполагает идентификацию всех издержек предприятия с деятельностью конкретных структурных подразделений и их последующую фиксацию в учетных регистрах. Из теории управленческого учета известно, что переменные издержки, как правило, являются прямыми, а постоянные - косвенными, то есть нуждающимися для целей распределения в применении каких-либо косвенных методов. Система сегментарного учета позволит спланировать затраты центров ответственности, а следовательно, разработать ценовую политику сегментов бизнеса, выявить отклонения фактических издержек от плановых, установить причины их возникновения. 
Информация сегментарного учета и отчетности может оказать существенную помощь в решении вопросов децентрализации бизнеса, оценке ее эффективности. Информация сегментарного учета и отчетности используется для принятия разнообразных управленческих решений. Для многих российских предприятий вопрос выживания сегодня напрямую связан с необходимостью разукрупнения производства. Решение о проведении реструктуризации производства и, в частности, его децентрализации в большинстве случаев ( за исключением фактов банкротства) принимается администрацией предприятия самостоятельно. Как и любое другое управленческое решение, оно должно основываться на тщательном изучении и анализе имеющейся бухгалтерской информации, сформированной по сегментам бизнеса. Уверенность руководства предприятия в необходимости проведения децентрализации производства должна подкрепляться соответствующими экономическими расчетами. Система сегментарного учета позволит спланировать затраты центров ответственности, а следовательно, разработать ценовую политику сегментов бизнеса, выявить отклонения фактических издержек от плановых, установить причины их возникновения. Информация сегментарного учета и отчетности может оказать существенную помощь в решении вопросов децентрализации бизнеса, оценке ее эффективности. Информация сегментарного учета и отчетности используется для принятия разнообразных управленческих решений. Для многих российских предприятий вопрос выживания сегодня напрямую связан с необходимостью разукрупнения производства. Решение о проведении реструктуризации производства и, в частности, его децентрализации в большинстве случаев ( за исключением фактов банкротства) принимается администрацией предприятия самостоятельно. Как и любое другое управленческое решение, оно должно основываться на тщательном изучении и анализе имеющейся бухгалтерской информации, сформированной по сегментам бизнеса. Уверенность руководства предприятия в необходимости проведения децентрализации производства должна подкрепляться соответствующими экономическими расчетами. 
В сегментарном учете информация распределяется согласно признакам классификации затрат в автоматическом режиме. Организация системы сегментарного учета предполагает специальную кодировку затратных и доходных статей центров ответственности для их детального отражения в системе управленческого учета и для последующего составления сегментарной отчетности. Решение этих задач требует корректировки рабочего плана счетов ЗАО Провизор. Рассмотрим этот вопрос на примере организации учета издержек обращения.