Для уменьшения себестоимости проданных  товаров необходимо, прежде всего, проанализировать структуру издержек по каждому виду продукции, пересмотреть уровни издержек и оценить пути их снижения, сделать попытку перевести постоянные издержки в переменные, оценить последствия отказа от производства видов продукции с низким относительным валовым доходом.

     Еще раз подчеркнем тот факт, что подобные мероприятия менеджмент предприятия должен производить непрерывно по результатам мониторинга в следующей последовательности: прошел месяц - если результаты неблагоприятные, планируем и осуществляем изменения - анализируем результаты следующего месяца - если нет улучшений, то прибегаем к новым изменениям - и так далее. По существу, мониторинг позволяет реализовать подход, приводящий к последовательности проб и ошибок, который, по-видимому, является единственным универсальным средством менеджмента.

Средний период погашения дебиторской задолженности

     Итак, первые два показателя характеризуют  тенденции изменения выручки  и прибыли. Теперь надо проанализировать факторы, которые "отвечают за деньги" - это показатели оборачиваемости. Всем понятно, что можно выгодно (с  большой прибылью) продать много товара, но вся прибыль может при этом "лечь на дебиторку". Поэтому в качестве третьего показателя мониторинга текущей деятельности предприятия следует использовать показатель оборачиваемости дебиторской задолженности, например, в виде среднего срока погашения дебиторской задолженности. В отличие от годового измерения, которое базируется на годовой выручке, здесь необходимо воспользоваться более коротким промежутком времени, например кварталом. В этом случае расчетная формула для показателя будет иметь вид: 

Среднее значение дебиторской задолжности  Х 90 дней

____________________________________________________

Выручка за три месяца 

     В числителе этой формулы стоит  среднее арифметическое значение дебиторской  задолженности. Ясно, что квартал  в данном случае не является календарным, т. е., если, к примеру, мы рассчитываем средний срок погашения дебиторской задолженности в феврале, то необходимо использовать выручку за период: декабрь прошлого года - февраль текущего года. Данный показатель является очень информативным, т. к. служит мерой качества дебиторской задолженности, показывая, насколько быстро дебиторская задолженность превращается в деньги. Чем меньше средний период погашения дебиторской задолженности, тем лучше, поскольку меньше "проблем с деньгами". Высокое значение показателя свидетельствует о наличии проблем с дебиторами. Средний период погашения дебиторской задолженности должен быть соизмерим со сроком предоставления кредита дебитору. К типичным причинам большого значения периода погашения дебиторской задолженности следует отнести плохое управление дебиторской задолженностью, медленные продажи, приводящие к высокому кредитному риску, а также "продажу каждому, кто постучится в дверь".

     Следует учитывать сезонность данного показателя. В самом деле, если вы производите и продает прохладительные напитки или пиво, то оборачиваемость дебиторской задолженности летом будет существенно выше, чем в осенне-зимний период. Поэтому "ухудшение" оборачиваемости дебиторской задолженности в этот период на самом деле не является таковым.

     Обнаружив негативное изменение дебиторской  задолженности, необходимо продумать  пути ее улучшения. Первоочередной мерой  может стать пересмотр и изменение  существующей политики продажи в  кредит, для чего необходимо уплотнить  сроки кредитов, оценивать и контролировать потребителей, использовать скидки или другую мотивацию для ускорения платежей со стороны дебиторов.

     Кроме того, необходимо пересмотреть и изменить процедуры получения платежей. Для  этого следует:

• произвести временной анализ получения платежей;
• делегировать одному из работников ответственность контроля получения платежей;
• возможно, обратиться к факторинговой фирме с предложением, купить вашу дебиторскую задолженность;
• списать часть безнадежных долгов как убытки периода.

Оборачиваемость товарно-материальных запасов

     Следующим фактором, который замораживает деньги предприятия в краткосрочной  перспективе, является неумелое управление товарно-материальными запасами. В  соответствии с этим в систему  мониторинга предприятия вводится показатель оборачиваемости товарно-материальных запасов, который может быть рассчитан на различном временном базисе, начиная от квартала и оканчивая годом. Представляется, что, несмотря на краткосрочность целей мониторинга, расчет показателя оборачиваемости товарно-материальных запасов следует все же производить на основе показателей за 12 месяцев. В самом деле, если продукция предприятия имеет высокую сезонность, то использование 12 месяцев позволит "сгладить" оценку оборачиваемости, что, в свою очередь, позволит установить некоторое постоянное нормативное значение показателя. Если же сезонных колебаний нет, то ухудшение управления запасами последнего месяца вызовет ухудшение используемого показателя оборачиваемости, который рассчитывается на базисе 12 месяцев. Понятно, что предыдущие 11 месяцев будут "удерживать" показатель. Поэтому необходимо адаптировать критерий принятия решений к данной особенности, т. е. считать, к примеру, ухудшение оборачиваемости на 5% критическим.

     Для расчета данного показателя рекомендуется следующая формула:  

Себестоимость проданных товаров за последние 12 месяцев

______________________________________________________

Среднее значение запасов 

     Типичные  причины низкой оборачиваемости  товарно-материальных запасов следует искать в слишком большом объеме имеющихся (в т. ч. и устаревших) запасов, чрезмерно высокой номенклатуре товара, излишнем запасе сырья.

     Для устранения негативных проявлений с  оборачиваемостью товарно-материальных запасов необходимо, прежде всего, пересмотреть существующее положение по управлению запасами. В частности, следует:

• создать систему контроля товарно-материальными запасами;
• установить целевые уровни производства продукции разных групп (АВС-система);
• продать излишние запасы даже с существенной скидкой;
• списать с баланса запасы, утратившие ценность;
• производить продукцию преимущественно по заказам (если характер бизнеса позволяет это сделать).

     Не  исключено, что необходимо также  пересмотреть существующее состояние  системы управления производством и ввести эффективные технологии управления и контроля. Радикальным и наиболее эффективным средством здесь является внедрение интегрированной системы управления и контроля производством MRP класса.

Коэффициент быстрой ликвидности

     Замыкает  минимальную систему показателей  мониторинга - показатель ликвидности, который дополняет два предыдущих показателя оборачиваемости, т. к. выступает  своеобразным противовесом. В самом  деле, исходя из приведенных ранее  рассуждений, менеджер предприятия должен стремиться к улучшению показателей оборачиваемости. Одним из наиболее очевидных средств является уменьшение дебиторской задолженности и товарно-материальных запасов. В то же время, это приводит к ухудшению ликвидности предприятия и, стало быть, к уменьшению возможности получения выгодных кредитов.

     Для характеристики ликвидности может  быть использован как коэффициент  общей ликвидности 

Текущие активы

___________________

Текущие обязательства 

     так и коэффициент быстрой ликвидности 

Денежные  средства + Рыночные ценные бумаги + Счета к получению

____________________________________________________________

Текущие обязательства  

     Наиболее  информативным является второй из этих показателей. При этом следует учесть, что при расчете не используется просроченная дебиторская задолженность.

     Ухудшение ликвидности предприятия - это ранний симптом возможного банкротства. Кроме  того, банки это воспринимают как  потерю надежности клиента и могут  прекратить кредитование по овердрафту. Набор традиционных средств по улучшению ликвидности предприятия включает увеличение денежных средств за счет: продажи излишних запасов, оборудования и активов; пересмотр сроков и условий кредитов и займов, уменьшение кредиторской задолженности за счет пересмотра и изменения политики закупок и действующих контрактов на закупки.

     Следует еще раз подчеркнуть, что в  процессе управления оборотными средствами менеджмент предприятия должен принимать  компромиссное решение между  эффективным управлением дебиторской  задолженностью и товарно-материальными запасами с одной стороны, и ликвидностью предприятия - с другой. Улучшая оборачиваемость активов, мы неизбежно ухудшаем ликвидность. Достижение компромисса - дело чести финансового менеджера и эта задача решается в каждом конкретном случае по-разному, в т. ч. исходя из текущей конъюнктуры (нужно взять кредит, и потому надо улучшить ликвидность) и стиля руководства. Последнее немаловажно для выработки нормативов для показателей мониторинга.  
 

Особенности проведения мониторинга

     Принципиально существуют два полярных способа управления бизнесом - консервативный, минимизирующий риск, и агрессивный, допускающий высокую степень риска. В первом случае, менеджмент будет стремиться к увеличению ликвидности, в т. ч. за счет ухудшения оборачиваемости. Во втором случае, наоборот, менеджмент будет стараться заработать деньги "любым путем", максимально увеличивая оборачиваемость, и не особенно обращая внимание на ликвидность. Эта позиция оправдана тем, что денег, по-видимому, будет хватать (ведь оборачиваемость велика) и не придется обращаться за кредитами, ну а с коммерческими кредиторами "будем договариваться". В обоих случаях менеджмент будет вынужден рассчитываться за свою манеру ведения бизнеса: консервативный менеджмент - процентами за банковские кредиты, а агрессивный - уступками поставщикам и потребителям.

     Существует  еще один показатель, который часто  используется для мониторинга. Это - производительность, или продуктивность (от американского Productivity) труда, которая  представляет собой отношение выручки  без НДС к количеству работников предприятия (или фонду заработной платы). Почему данный показатель важен для мониторинга текущего состояния бизнеса? Дело в том, что стимулирование работников и привлечение новых трудовых ресурсов является одним из эффективных средств увеличения выручки и прибыли предприятия. В то же время нельзя этим увлекаться, т. к. фонд объемов выплат сотрудникам должен находиться в зависимости от того, какой объем дополнительной прибыли эти работники смогут сгенерировать для предприятия. Существует также и обратная сторона этой медали. Нередко собственника возмущает то, что в структуре себестоимости предприятия начинает расти доля заработной платы. Дескать, в прошлом году было 7,5%, а сейчас уже около 8%. Следовательно, необходимо либо сократить людей, либо уменьшить их вознаграждение. Такой подход лишен здравого смыла, поскольку рост доли заработной платы должен быть, прежде всего, соизмерен с результатами такого увеличения. Именно по этой причине в систему мониторинга следует ввести показатель производительности труда, и анализировать его наряду с другими показателями.

     Естественно возникает вопрос: почему мы не используем при мониторинге показатели рентабельности и структуры капитала, которые  играют существенную роль в системе  общей диагностики? Ответ прост и философичен: в процессе мониторинга можно использовать и эти показатели, равно как и все 42, которые рассчитываются в процессе ежегодного финансового анализа предприятия. Но есть ли в этом смысл? По-видимому, нет, и по двум причинам. Во-первых, рентабельность капитала "собирается" на протяжении всего года (из-за колебания прибыли в течение года) и какой смысл лишний раз "расстраиваться" самому и волновать собственника по причине уменьшения показателя рентабельности капитала в текущем месяце? Комплекс мер по улучшению ситуации не претерпит существенного изменения, т. к. показатель относительного валового дохода просигнализирует об этом, и менеджмент адекватно отреагирует.

     Во-вторых, чем больше показателей, тем сложнее  разобраться во всех хитросплетениях финансового состояния предприятия, что неминуемо отразится на разработке комплекса мер по улучшению ситуации, который будет весьма запутанным. В результате этого, каждый месяц менеджменту предприятия придется сталкиваться с ответственностью за принятие решений на стратегическом уровне. Все это может затруднить текущую работу.