Коммуникации в антикризисном управлении

   Этапом подготовки к разработке программы по совершенствованию коммуникаций должна стать формулировка целей, которые будут достигнуты за счет эффективного процесса коммуникаций. Такими целями могут являться следующие:

• повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;
• усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;
• повышение уровня информационного обслуживания руководства;

   После того, как цели определены, можно приступать к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации.

   Первый пункт программы должен предусматривать техническое обеспечение коммуникационных процессов. Современная организация обязана располагать необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали.

   Вторым пунктом необходимо обозначить оптимальную организацию документооборота компании. Создание такой системы должно предусматривать как можно более быстрое прохождение документов от отправителей к получателям.

   Третий, особенно важный пункт, это правильная расстановка фильтров на пути информационных потоков. Такие фильтры должны обеспечивать:

• адресацию информации по конкретным получателям;
• сортировку информации по степени важности для получателя;
• предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса;
• дозирование информации в зависимости от разрешенной степени доступа к ней сотрудников.

   Четвертый пункт устанавливает порядок работы с внешней информацией. В составе информационно-аналитического отдела (если такой имеется в структуре компании), или в другом подразделении, выделяется группа сотрудников, ответственная за сбор информации, которая может быть полезна для успешного функционирования компании, во внешней среде, в первую очередь, в СМИ. Сбор и анализ такой информации позволит посмотреть на бизнес взглядом сторонних людей и увидеть то, что незаметно изнутри. Кроме этого, анализ внешней информации поможет собрать информацию о конкурентах, о грядущих изменениях в законодательстве, в “правилах игры” со стороны государства, а также составить определенное мнение о том, какой имидж сформировался у компании в обществе.

   Пятый пункт, касается особенностей речевых межличностных коммуникаций. Руководству необходимо разработать формы таких коммуникаций, отдельно для различных категорий персонала – для топ-менеджеров, для руководителей среднего звена, для рядовых работников и для всего коллектива в целом.

   Шестой пункт программы предусматривает создание эффективной системы обратной связи, позволяющей, во-первых, контролировать своевременность и адекватность усвоения информации, и, во-вторых, ускорить реакцию руководства на инициативы, исходящие снизу.

   Седьмой пункт, должен содержать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Речь идет о том, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации.

   Следствием является корректировка организационных коммуникаций и возможное изменение информационного пространства. Для осуществления новых функций менеджеру необходима информация, а ее получение связано с новыми контактами, которые могут изменить сложившуюся систему коммуникаций. Перераспределение информационных ресурсов между уровнями может сопровождаться централизацией (на этапе роста) или децентрализацией (на этапе зрелости) полномочий.

   Требования к информации, предъявляемой на различных этапах формирования организационного потенциала, а также тип и характер информации, поддерживающей этот процесс, могут быть различны. Так, на первом этапе, при постановке целей ведущую роль играют данные внешнего характера: тенденции развития экономики в целом и конкретных рынков, состояние конкурентной среды и динамика платежеспособного спроса и др. Информация внутреннего характера:

1)Формирование целей  деятельности

2) Распределение функций  и полномочий в системе управления

3) Формирование информационных  ресурсов разработка критериев  Обеспечение согласованности действий. Обеспечение адекватности реагирования декомпозиция целей

4) Создание среды, поддерживающей  инновации Обеспечение гибкости  и адаптивности системы. Информационное  обеспечение РУР

5) Система повышения  эффективности деятельности организации Обеспечение конкурентоспособности организации, формирование организационной культуры, корректировка целей. Обеспечение однонаправленности данных о состоянии производственного и кадрового потенциалов, качестве выпускаемой продукции и др. особенно важны при выработке критериев оценки степени достижения целей.

   Второй этап, когда происходит распределение функций и полномочий в системе управления, также не может осуществляться без информационной поддержки. Каждое звено системы управления получает не только определенный баланс полномочий и ответственности, но информационных потоков и ролей в информационной системе организации. Таким образом, информационная нагрузка на звенья должна быть адекватной возлагаемым полномочиям, не следует формировать информационно перегруженные звенья.

   Третий этап формально закрепляет информационные роли за звеньями системы управления, что должно отчасти формализовать информационную систему организации. Этот этап заключается в создании системы внутреннего и внешнего документооборота, который должен поддерживать систему разработки и принятия управленческих решений.

   На четвертом этапе происходит обогащение информационной системы новыми показателями, характеризующими деятельность организации в целом и отдельных ее звеньев. Например, предприятие, функционирующее в подвижной конкурентной среде, может особое внимание уделять ассортименту выпускаемой продукции, в этом случае, такие показатели, как время ввода в массовое производство новых изделий или доля новинок в общем объеме сбыта продукции являются для него чрезвычайно важными для оценки гибкости и приспособляемости к рыночным изменениям.

   На пятом этапе также происходит дополнение созданной информационной системы новыми показателями, это показатели эффективности и результативности различного рода: окупаемости научно-практических исследований и разработок, рентабельности производства и продаж новых изделий, эффективности рекламных затрат и расходов на продвижение продукции.

   В специальных процедурах антикризисного управления формирование информационной системы организационного потенциала направлено на поддержание конкурентоспособности и объединяет технологию, средства производства и обслуживания производственных операций, коммуникационную систему и кадровый потенциал.