Організаційний розвиток кадрових служб в Україні

 

 

 

Автобіографія — документ, що автор складає самостійно, у довільній формі, однак з дотриманням визначених вимог. При надходженні на роботу автобіографію пишуть від руки на листі папера формату А4 чи на спеціальному бланку. Форма викладу — оповідальна (від першого особи).

 

Всі дані даються  в хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію й особистісні якості людини. При  описі трудової діяльності не слід обмежуватися тільки перерахуванням посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово  не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про  зміни місця проживання.

 

В автобіографії  звичайно вказують назва документа; ім'я, по батькові і прізвищі автора; число, місяць і рік народження, місце  народження; дані про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і спеціальність; вид трудової діяльності; останнє місце роботи; нагороди і  заохочення; сімейний стан і склад  сім’ї; домашня адреса і телефон; дату; ставлять особистий підпис.

 

Характеристика — офіційний документ, що видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітнику при рішенні ряду питань (таких як надходження в навчальний заклад, відряджання на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т.п.). Вона може бути оформлена на загальному бланку формату А4.

 

У характеристиці даються відгук про службову діяльність співробітника, оцінка його ділових  і особистісних якостей.

 

Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); указівка посади особи, якому видається  характеристика; найменування організації, що видає характеристику; ім'я, по батькові і прізвищі співробітника; текст; підпису; печатка.

 

Організація обліку і звітності по кадрам

 

Крім обліку особового складу підприємства (організації) відділ кадрів веде облік і по інших  напрямках, наприклад облік відпусток, трудових книжок, резерву на висування, стягнень, заохочень і ін.

 

Порядок оформлення й обліку відпусток. Відпустку оформлюють у відділі кадрів. Відповідно до графіка робітники та службовці за два тижні одержують записку про надання відпустки, погоджують дату відпустки з керівником підрозділу і повертають бланк записки про відпустку з його підписом у відділ кадрів. Працівник відділу кадрів вносить запису про чергову відпустку в особисту картку і журнал обліку відпусток. Потім записку про надання відпустки передають у бухгалтерію для розрахунку. На керівників підрозділів, а також матеріально відповідальних працівників крім записки про відпустку оформляють наказ із указівкою співробітників, що заміщають. По закінченні поточного місяця працівник по кадрам, що відають обліком відпусток, підбиває підсумок кількості працівників, що знаходилися в різного роду відпустках, і складає зведену довідку.

 

Облік і ведення трудових книжок робітників та службовців здійснюються в порядку, передбаченому інструкцією.

 

Облік нагороджень робітників та службовців орденами і медалями, присвоєння їм почесних звань ведеться у відділі кадрів у спеціальному журналі. Заохочення оголошуються в наказі або розпорядженні, доводяться до відома колективу і заносяться в трудову книжку працівника. Працівники відділу кадрів ведуть також облік стягнень, що оголошуються в наказі (розпорядженні) і повідомляються працівнику під розпис. Дисциплінарні стягнення в трудову книжку не заносяться. Журнал обліку дисциплінарних стягнень ведеться за такою формою: номер один по одному; прізвище, ім'я, по батькові; номер і дата наказу; посада і місце роботи; характер порушення; вид і зміст дисциплінарного стягнення. Крім журналів в особистих справах по персональному обліку кадрів повинні бути аркуші заохочень і стягнень, у яких відбивається, за що і як заохочений чи покараний працівник.

 

Облік резерву кадрів на висування здійснюється відділом кадрів за допомогою складання списків і картотеки резерву. Списки резерву складаються окремо по кожній номенклатурі. Одночасно зі списками на кожного працівника, зарахованого в резерв, заводяться спеціальні картки. Картки обліку резерву складають картотеку резерву, усередині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи резерву по номенклатурам, у свою чергу, поділяються на групи по конкретній посадовій ознаці кандидатів на висування. Наприклад, у розділі картотеки "Номенклатура керівника підприємства, організації" можуть бути виділені наступні підрозділи: резерв начальників цехів; резерв начальників відділів технічного профілю; резерв начальників відділів економічного профілю і т.д. Картки обліку резерву крім обов'язкових соціально-демографічних даних претендентів включають зведення про підвищення їхньої кваліфікації і загальноосвітнього рівня, тимчасовому заміщенні інших посад, відрядженнях і стажуваннях, виконанні спеціальних доручень, виконуваній роботі й ін. Списки резерву кадрів на висування складаються за приведеною далі формою:

 

 

 

№ п/п	На яку  посаду планується	Прізвище, ім'я, по батькові	Рік народження	Освіту   (який навчальний  заклад і коли кінчений)	Місце роботи і посада   (с якого  часу)

 

 

 

Крім перерахованих  відділом кадрів ведуться й інші види обліку. Так, окремим списком здійснюється облік сумісників, неповнолітніх  працівників, молодих фахівців і  молодих робітників, а також табельний  облік, облік по професійному навчанню і підвищенню кваліфікації робітників та службовців і ін.

 

Подальший розвиток автоматизованих інформаційно-довідкових систем по керуванню кадрами на виробництві  впритул підводить до створення електронної служби відділу кадрів, що дозволить організатору кадрової роботи одержувати в режимі діалогу з комп'ютером будь-які необхідні дані, що містяться в інформаційній базі.

 

Впровадження  в практику кадрової роботи сучасних засобів і методів управління, оснащення кадрових служб необхідною комп'ютерною технікою, а також  підвищення ролі відділів кадрів в  активізації людського фактора розвитку виробництва передбачають також раціональну організацію робочих місць і створення кращих умов праці для працівників кадрової служби.

 

 

 

Оцінка  ефективності роботи кадрових служб

 

Оцінка діяльності служб управління персоналом — це систематичний і планомірно організований процес, спрямований на порівняння витрат і результатів, зв'язаних з діяльністю кадрових служб, а також на співвіднесення цих результатів з підсумками діяльності організації в цілому. Оцінка діяльності кадрової служби ґрунтується на визначенні ефективності кадрової роботи, спрямованої на досягнення цілей організації і якісне виконання задач, що стоять перед нею. Результати оцінки служать підсумковими індикаторами, що фокусують увагу на основних проблемах управління персоналом (якість кадрової роботи, задоволеність працівників організації, виконавська дисципліна, плинність кадрів і ін.). Оцінка діяльності кадрових служб спирається на критерії ефективності, виражені в об'єктивних показниках розвитку виробництва (табл. 1)

 

Таблиця 1

 

Показники оцінки ефективності діяльності підрозділів

 

 

 по управлінню персоналом

 

Показники власне економічної ефективності	Показники   ступеня   відповідності	Показники ступеня задоволеності працівників	Непрямі показники ефективності
1	2	3	4
1	2	3	4
Співвідношення  витрат, необхідних для забезпечення організації кваліфікованої робочою  силою відповідної кількості  і якості, і отриманих   результатів діяльності.       Витрати на окремі напрямки і програми діяльності працівників  і організації в цілому       Ефект впливу окремих   кадрових  програм на результативність діяльності працівників і організації в  цілому       Відношення  бюджету підрозділів управління персоналом до чисельності персоналу, що обслуговується	Відповідність   чисельності   працівників і   числа робочих  місць (кількісна укомплектованість  кадрового складу)       Відповідність професійно-кваліфікаційних характеристик працівників вимогам робочих місць, виробництва в цілому   (якісна укомплектованість)	Задоволеність   роботою у  даній організації       Задоволеність діяльністю підрозділів   управління   персоналом	Плинність кадрів       Рівень абсентизма       Продуктивність  праці       Показники   якості продукції (відсоток браку, рекламацій і ін.)       Кількість   скарг працівників       Рівень виробничого   травматизму і профзахворювань

 

 

 

Кількісна оцінка діяльності кадрових служб припускає точне визначення витрат, необхідних для ефективної реалізації фірмової кадрової політики. При цьому варто враховувати витрати як на зміст персоналу, так і на його поповнення і навчання. У складі витрат на зміст персоналу виділяються різні групи основних і додаткових витрат.

 

Основні:

 

Ø      заробітна плата

 

Ø      оклади штатних співробітників

 

Ø      виплати сумісникам

 

Ø      інші витрати

 

Додаткові:

 

ü      на основі тарифів та законодавства:

 

Ø      відрахування на соціальне страхування, страхування від нещасних випадків

 

Ø      оплата відпусток, лікарняних листів, інвалідності

 

Ø      техніка безпеки, організації виробництва

 

Ø      преміювання

 

Ø      інші видатки

 

ü      соціальні:

 

Ø      транспортні

 

Ø      оплата житлово-комунальних послуг

 

Ø      оплата медично-оздоровчих послуг

 

Ø      освіта і підвищення кваліфікації

 

Ø      інші витрати

 

Укомплектованість кадрового складу оцінюється як кількісно — шляхом зіставлення фактичної чисельності працівників з необхідної (розрахункової) величиною по трудомісткості операцій чи із плановою чисельністю і чисельністю, передбаченої штатним розкладом, так і якісно — по відповідності професійно-кваліфікаційного рівня працівників вимогам займаних робочих місць (посад). Ступінь задоволеності працівників працею оцінюється на основі опитувань і аналізу думок співробітників організації. Такі думки виявляються шляхом чи анкетування інтерв'ювання працівників соціально-психологічною службою організації. Ефективність роботи підрозділів кадрової служби при анкетуванні працівників можна оцінити на підставі суб'єктивних критеріїв:

 

• ступеня співробітництва різних підрозділів організації зі службою управління персоналом;
• думки лінійних менеджерів про ефективність фірмової кадрової роботи;
• готовності працівників кадрової служби до співробітництва з усіма працівниками організації при рішенні кадрових проблем;
• довірчості взаємин із працівниками по кадрам;
• швидкості, якості й ефективності виконання послуг кадровою службою;
• оцінки якості інформації і професіоналізму консультацій, видаваних кадровою службою керівникам організації.

 

Основними непрямими критеріями ефективності діяльності служби управління персоналом є показники якості розміщення працівників по робочих місцях (посадам), плинності і змінюваності кадрів, стану трудової і виконавської дисципліни.

 

 

 

Висновок

 

Від правильної організації і найбільш оптимальної  автоматизації процесів обробки  і збереження кадрової документації багато в чому залежить ефективність усього процесу управління персоналом. Цьому сприяє створення сучасних робочих місць працівників по кадрам, а також їх безупинне професійне навчання.

 

Документи класифікуються по ознаках походження, місцю виникнення, терміновості, гласності, формі, термінам збереження, стадіям видання й  ін. Кожен документ повинний мати основні  реквізити (призначення, автор, зміст, дата, чи підпис затвердження).

 

Експертиза  документів — це визначення їх соціального  й іншого значення з метою добору на збереження і встановлення термінів збереження. Експертиза цінності документів здійснюється в кілька етапів. Для  цього на підприємствах і в  організаціях створюються експертні  комісії.

 

Документаційне  забезпечення управління персоналом —  це діяльність апарата управління, що охоплюють питання документування й організації кадрової роботи в  процесі здійснення різних управлінських  функцій. Документація кадрової служби включає три основні групи  документів: організаційні, розпорядницькі й довідково-інформаційні.

 

Оцінка діяльності кадрової служби ґрунтується на якісному і кількісному визначенні ефективності різних напрямків кадрової роботи, направленої на досягнення цілей  організації і рішення задач, що коштують перед нею.