Організаційний розвиток кадрових служб в Україні

Організаційний  розвиток кадрових служб в Україні 

 

Основні вимоги до організації діловодства  кадрових служб

 

 

        Ускладнення сучасного виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення кількості інформації в сфері кадрового менеджменту. Обсяг службових документів щорічно збільшується. Упровадження машинної обробки документів у ряді кадрових служб великих підприємств і об'єднань не скоротило чисельності персоналу, а навпаки, привело до збільшення кількості працівників, зв'язаних з діловодством. Але оскільки просте збільшення чисельності управлінського персоналу не дає позитивного ефекту, потрібні значні зусилля для рішення організаційних задач діловодства кадрових служб. 

     Від правильної організації і найбільш повної автоматизації процесів обробки документів залежить ефективність усього процесу управління кадрами. Велику частину часу займає документальне обслуговування: попередній розгляд, облік, збереження, контроль за виконанням документів, різних доручень і т.д.

Організація діловодства кадрових служб передбачає рішення ряду питань:

 

Ø      чіткої організаційної побудови роботи відділів кадрів і вибору найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

 

Ø      правильного розмежування функцій між окремими виконавцями і підрозділами по їхніх кваліфікаціях, упровадження сучасних методів ведення діловодства. Це питання зважується шляхом розробки і впровадження нормативних документів, стандартів, посадових інструкцій. Необхідно звернути особливу увагу на правильну розробку посадових інструкцій інспекторів і референтів кадрових служб;

 

Ø      правильного нормування праці працівників кадрових служб. Воно покликано забезпечити нормальне завантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року при нормальній напруженості праці на кожнім робочім місці, а також допомогти в оцінці роботи кожного співробітника;

 

Ø      постійного підвищення кваліфікації і культури роботи персоналу кадрових служб. Організація цього процесу є прямим обов'язком менеджера кадрової служби. Реалізується вона як шляхом створення курсів, семінарів безпосередньо на виробництві з відривом чи без відриву від роботи, так і шляхом напрямку працівників на курси підвищення кваліфікації в інститути, університети й інші організації, а також шляхом організації стажувань, у тому числі на закордонні підприємства й в організації;

 

Ø      раціональної організації робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці. Робоче місце кожного працівника відділу кадрів повинне бути організоване належним чином, щоб розумові і фізичні зусилля фахівця направлялися на виконання трудових функцій, а не на подолання незручностей у роботі.

 

Під сприятливими умовами праці розуміють сукупність факторів виробничого середовища, що позитивно впливають на здоров'я і працездатність людини в процесі праці. Такими факторами є санітарно-гігієнічні умови (правильне освітлення, максимальна тиша, оптимальна температура, вологість); належний комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, конторські шафи, столи-приставки для комп'ютерів, стільці підйомно-поворотні, стелажі для збереження картотек, настільна картотека, набір канцелярських товарів, телефонні апарати, зшивачі документів, лотки для кореспонденції й ін.).

 

Робочі місця  співробітників кадрової служби повинні оснащуватися відповідно до посадових категорій і інструкцій. При плануванні й устаткуванні робочих місць співробітників відділу кадрів рекомендується враховувати наступні вимоги:

 

a)      установлювати меблі, устаткування, стелажі для сортування документів так, щоб ними було зручно користуватися;

 

b)      розміщувати предмети і засоби праці з урахуванням виконуючих операцій;

 

c)      матеріали, що не вимагають термінової обробки, зберігати в спеціальних папках. Якщо документи вимагають подальшої обробки, їх складають у місця, доступні іншим співробітникам;

 

d)      засобу малої оргтехніки розміщувати у визначених місцях, щоб допомагати автоматизму рухів;

 

e)      для швидкого і безпомилкового розшуку документів використовувати різні по кольору папки.

 

 

 

Класифікація документів

 

Закон — правовий акт вищого органа державної влади, що володіє найвищою юридичною чинністю.

 

Постанова – правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами державного управління з метою рішення найбільш важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами, і встановлення визначених стабільних правил поведінки.

 

Розпорядження — правовий акт, який видається одноосібно керівником з метою вирішення визначених питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

 

Рішення — правовий акт виконавчих комітетів, прийнятий у колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань їхньої компетенції.

 

Наказ — правовий акт, який видається керівником підприємства, установи, організації з метою рішення найважливіших оперативних питань. Накази видаються як у виконання нормативних документів вищих органів, так і в ініціативному порядку для керівництва внутрішньою діяльністю установи.

 

Перераховані нормативні акти складають основу розробки і формування документів кадрових служб при управлінні персоналом на виробництві. В особливу групу документів входять службові листи, телеграми, телефонограми, що застосовуються для передачі термінових повідомлень, указівок, звітів, довідок і т.д. Звітні документи — це різні державні статистичні звіти про роботу з кадрами, результати аналізу якісного складу кадрів, плинності кадрів та ін. До документів по особовому складу відносяться накази по особовому складу, заяви, характеристики, трудові книжки, особисті картки й інші документи, що відносяться до особистих справ.

 

За  походженням документи бувають службові і особисті. Службовими називають документи, що відбивають діяльність підприємств, організацій і їхніх окремих підрозділів; особистими — листа, заяви, складені окремими особами (заяви про прийом на роботу, про надання відпустки без змісту і т.д.).

 

За  місцем виникнення документи поділяються на зовнішні і внутрішні. До внутрішніх відносяться документи, що створюються і застосовуються всередині даної установи, до зовнішніх — документи, що надходять з інших організацій, підприємств, установ.

 

По  терміновості розрізняють документи дуже термінові, термінові і нетермінові. Дуже термінові і термінові вимагають виконання раніше загального терміну, встановленого нормативними актами для виконання такого роду документів. Терміновість, як правило, вказується в резолюції керівника чи на документі проставляється гриф "Д. терміново" або "Терміново", що означає позачерговість і невідкладність виконання. З нетерміновими документами працюють за загальними правилами.

 

По  гласності розрізняють документи секретні, несекретні і для службового користування. Секретні документи мають особливу оцінку про таємність "Абсолютно секретно", "Секретно" чи "К". Із секретними документами працюють співробітники, що мають до них доступ. Несекретні документи можуть публікуватися у відкритій пресі.

 

За  формою документи поділяються на індивідуальні і типові. Індивідуальними називають документи, текст яких характерний для кожного створюваного документа і не повторюється в інших. Типові документи відбивають однотипні управлінські ситуації і складаються на основі тексту, взятого як зразок (особовий листок по обліку кадрів, особиста картка, прийомна записка й ін.). Постійна частина таких документів друкується на бланку, а перемінна оформляється працівником кадрової служби від руки чи заповнюється в окремих випадках на друкарській машинці чи ЕОМ (наприклад, оформлення грамоти).

 

По  термінах збереження документи бувають постійного, довгострокового (більш 10 років) і тимчасового (до 10 років) збереження.

 

По  стадіях видання документи можна представити у вигляді чернетки, оригіналу, копії і дубліката. Чернетка — документ у попередній редакції. Оригінал (оригінал) — це перший екземпляр документа, складений відповідно до вимог. Оригінал має юридичну чинність у тому випадку, якщо він підписаний відповідною посадовою особою. Копія — точне відтворення оригіналу з позначкою в правому верхньому кутку "Копія". Копії можуть бути прості і завірені (нотаріальною конторою, відділом кадрів, керівником і т.д.).

 

Іноді потрібно відтворити не весь документ, а тільки його частину. Тоді роблять виписку (наприклад, із трудової книжки, з наказу і т.п.). Різновид копії — дублікат, що видається у випадку втрати оригіналу документа (наприклад, дублікат трудової книжки). Він володіє такою ж юридичною чинністю, як і оригінал.

 

На даний  час застосовується підсистема уніфікованих форм документів по кадрам підприємств  і організацій. Ця підсистема є складовою  частиною уніфікованої системи організаційно-розпорядницької  документації. Ціль її розробки — створити уніфіковані документаційні комплекси, придатні для використання в умовах традиційних методів обробки  документів. Ця підсистема документів рекомендується для використання на всіх рівнях управління. В неї входять  уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач по прийому, перекладу, звільненню, заохоченню працівників, наданню їм відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкція із застосуванням уніфікованих форм документів.

 

 

 

Реквізити документів

 

 

 Документи необхідно складати й  оформляти в згідно з формуляром, прийнятим для різновиду кадрових документів. Формуляром документа називається сукупність реквізитів, розташованих у встановленому стандартом послідовності. Реквізит документа — це обов'язковий елемент визначеного виду документа. Кожен документ повинен мати наступні основні реквізити: призначення (крім службового листа), автор, зміст, дата, підпис чи затвердження.

 

При прийомі  на роботу громадяни подають письмову заяву, у якій викладають прохання про  прийом їх на підприємство, в організацію, установу, указуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. Заява про  прийом на роботу складається в довільній  формі рукописним способом. Для заяви  характерні наступні реквізити: адресат (кому адресується заява); автор; місце  проживання автора; найменування виду документу (заява); текст; підпис укладача; дата складання. У заяві не прийнято писати прийменник "від" (кого). Заяву  рекомендується складати на папері формату  А4. Це забезпечує одноформатність аркушів документів особистої справи, у яку вона підшивається. Приблизно так само оформлюються інші заяви по особовому складу. Заява про прийом на роботу після її розгляду є підставою для видання наказу про прийом на роботу.

 

Будь-який документ повинен бути оформлений юридично грамотно і містити правильні зведення про всі події, що висвітлює автор. Він повинен бути гранично коротким (але не на шкоду інформації, що міститься в ньому), а також грамотним і зрозумілим кожному. Документ необхідно складати на спеціальних бланках чи стандартних аркушах паперу. У випадку виправлення в документах робиться спеціальне застереження "виправленому на стор. ... вірити", що завіряється підписом і печаткою. При перекреслені необхідно намагатися, щоб був видний виправлений текст.

 

Текст документа рекомендується розділяти на дві основні частини: у першій вказується підстава складання документа; у другий — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання.

 

Стиль і мова службових документів повинні відповідати наступним правилам:

 

• дотримуватись вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної мови;
• використовуватися слова, закріплені практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти та ін.);
• широко застосовуються терміни юридичного і бухгалтерського характеру (позовна заява, претензія, дебет, кредит і т.д.);
• необхідна уніфікація і стандартизація ділової мови в повторювальних документах. Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і підвищує їхню грамотність.

 

Усі документи  повинні засвідчуватися. Основними  способами посвідчення документів є підписання, затвердження і поставлення  печатки. Підпис — обов'язковий реквізит документу. Документ підписується керівником відділу чи іншою посадовою особою відповідно до її компетенції. До складу реквізиту "підпис" входять найменування посади особи, що підписує документ, особистий підпис і її розшифровка, наприклад:

 

 

 

Начальник відділу  кадрів

__________________   (підпис)

М. В. Горбунов

 

 

 

Якщо документ написаний не на бланку, то до складу найменування посади в реквізит "підпис" включається найменування підприємства (організації), наприклад:

 

 

 

Начальник відділу  кадрів   Кіровоградського  заводу ЧМ    __________________    М. В. Горбунов   01.05.04           (підпис)