Організаційний розвиток кадрових служб в Україні

 

 

 

Два і більше підписи проставляються в тому випадку, якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад, у фінансових документах, актах, характеристиках). У  такому випадку підпису розташовують одна під іншою (через 1,5 - 2 міжрядкові інтервали) у послідовності, що відповідає займаної посади, наприклад:

 

 

 

Директор  технікуму           Головний  бухгалтер

_______________   (підпис)       _______________   (підпис)

О. М. Коваль             А.А. Травян

 

 

 

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, що підписують документ, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

 

 

 

Голова комісії      ________________________                (підпис)   Члени комісії:      ________________________                (підпис)             ________________________                (підпис)

С.М. Лагно       А.Л.Попов       П.П. Горєвой

 

 

 

На документах, що вимагають особливого посвідчення  їхньої дійсності, ставиться печатка. Відбиток печатки проставляється так, щоб він захопив частину слів найменування посади особи, що підписує документ. Печаткою не засвідчуються службові листи на бланках організацій, підприємств.

 

Окремі види документів після їхнього підписання затверджуються. Це особливий спосіб посвідчення документів, що санкціонують поширення їхньої дії на визначене коло осіб. Документ, що підлягає затвердженню, здобуває юридичну чинність тільки з моменту його затвердження. Реквізит затвердження складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", повного найменування посади особи, що затверджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження, наприклад:

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ               Інспектор  ВК ВАТ „Силікон”               _________________С.М.  Насвіт                (підпис)   10.01.04

 

 

 

Як правило, затверджують наступні види документів: положення (про організації, підприємства, структурних підрозділах та ін.); статути підприємств і організацій, звіти і баланси; штатні розклади, структури; поточні і перспективні плани; акти контрольно-ревізійного  характеру; акти прийому і передачі справ; окремі різновиди протоколів. У затверджені документи не допускається вносити будь-які виправлення  і додавання без дозволу особи, що затвердила документ.

 

Важливим  моментом у роботі з кадровими  документами є їхнє узгодження. Перш ніж затвердити чи підписати документ, його необхідно погодити, тобто поставити  підпис (візу) посадової особи, що має  відношення до тексту документа. Узгодження повинне забезпечити правильне  рішення питання про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обґрунтованість, відповідність змісту документа  чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію відділу, що видав документ. Узгодження документів може бути внутрішнім і зовнішнім. Внутрішнє  узгодження проводиться з різними  підрозділами і посадовими особами  свого підприємства, зовнішнє —  з підлеглими і непідлеглими організаціями.

 

Внутрішнє узгодження звичайно оформляється візуванням проекту  документа. Віза складається з підпису, що візує і дати узгодження. Зауваження і доповнення до документу викладаються на окремому листу, а на проекті документу робиться запис: "Зауваження додаються". На внутрішніх документах (наприклад, наказах по особовому складі) візи ставляться на останній сторінці першого екземпляру документу нижче реквізиту "підпис". Вихідні документи візуються на екземплярах, що залишаються в організації чи її структурних підрозділах. Зовнішнє узгодження можна оформити грифом узгодження, довідкою узгодження чи представленням протоколу обговорення проекту документу на засіданні якого-небудь колегіального органу.

 

Гриф узгодження складається зі слова "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати.

 

Після виконання  документа на ньому робиться відповідна оцінка, і він направляється в  справу. Реквізит оцінки про виконання  включає слова "у справу", індекс справи, у якій буде підшитий документ для збереження, короткі зведення про виконання документу власне кажучи питання з посиланням на знову складений документ, дату і підпис керівника підрозділу, наприклад:

 

 

 

У СПРАВУ 7-14   Питання вирішене усно з начальником ВТК Маяк В.Ю.   Дата          _________________                              (підпис)

 

 

 

Основні реквізити наказу: назва підприємства його підвідомчість, назва виду документу (наказ), місце видання, дата, номер, заголовок, підпис, відмітки про узгодження. Текс складається з двох частин: що констатує і директивної (розпорядчої).В частині, що констатує, вказуються посилання на директивні документи організацій, що стоять вище і починається з слова „НАКАЗУЮ”. Кожний пункт наказу починається з прізвища виконавця, потім вказується дія, яку повинен виконати і строк виконання.

 

Договір — документ, що фіксує угоду сторін про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини. Для того щоб укласти договір, підприємство, організація, установа повинні мати право юридичної особи. Громадяни можуть укладати договори як з юридичними особами, так і між собою, але за умови, що вони є дієздатними. Таким чином, договір — це документ, що закріплює угоду двох чи більше сторін про встановлення, зміну чи припинення їхніх прав і обов'язків.

 

Договори  полягають самі різні, але в роботі кадрових служб найчастіше зустрічаються  такі з них: на навчання, на виробничу  практику, трудовий договір на певний строк роботи і т.п. У залежності від виду договори мають наступні реквізити: назва документа; місце висновку договору; дата; короткий зміст; найменування сторін, що уклали договір; посади, прізвища, імена і по батькові осіб, що підписали договір; відповідальність сторін; термін дії договору; юридичні адреси, підписи і печатки сторін, що уклали договір.

 

 

 

Документаційне  забезпечення управління кадрами 

 

Документаційне  забезпечення управління — це діяльність апарата управління, що охоплюють питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення ними управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.

 

Основою діяльності кадрових служб є облік, звітність  і ведення організаційно-розпорядницької  документації, що включає три основні  групи документів:

 

·        організаційні (положення, інструкції, правила, статути);

 

·        розпорядницькі (накази, розпорядження, постанови, рішення, указівки, рекомендації);

 

·        довідково-інформаційні (листи, звіти, акти, протоколи, оглядові і доповідні записки, переліки, довідки, списки й ін.).

 

Найбільш  важливі питання організації  діловодства в кадрових службах  підприємств і організацій визначаються основними положеннями єдиної державної  системи діловодства. У кожнім відділі  кадрів формується номенклатура справ, що представляє собою затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ у діловодстві відділу з указівкою термінів збереження. Номенклатури справ складаються на основі зразкових і типових номенклатур, що розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за узгодженням з архівними установами.

 

 

 

Зразкова  форма номенклатури справ

 

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор ______________   "___"__________ 200__р.   НОМЕНКЛАТУРА  СПРАВ   відділу кадрів______________________________________________________   (найменування  підприємства, організації)
Номер і шифр справи	Найменування  справи	Термін збереження	Примітка

 

 

 

До складання  номенклатури справ у відділі  кадрів проводиться наступна робота:

 

·                     визначаються документи для включення в номенклатуру, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");

 

·                     встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури — її послідовність);

 

·                     визначаються терміни збереження справ і система їхньої індексації;

 

·                     оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ відділу.

 

Первинними  документами по обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільненні і переводі на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках). Особисті картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову чи сезонну роботу, на підставі опитування робітника чи службовця і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення та ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні оцінки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

 

На фахівців з вищою освітою крім особистої  картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує працівник, і завіряє начальник відділу кадрів.

 

Особисті  картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової і галузевої інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються за абеткою і містять наступні зведення: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада; номер особистої справи і табельний номер. Особисті картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 року.

 

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, що відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їхніх підрозділів керівниками, фахівцями і службовцями. Зазначену книгу складають працівники по кадрам на основі штатного розкладу але наступній формі: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта і спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадовій книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їх особистим справам і особистій картці.

 

Для визначення частоти змінюваності кадрів по тій  чи іншій посаді і більш детального вивчення причин небажання працівників  заміщати дану посаду відділи кадрів ведуть посадові картки за приведеною нижче формою.

 

 

 

Зразкова  форма посадової картки

 

ПОСАДОВА  КАРТКА   Посада___________________________________________________________   Найменування  підприємства________________________________________   Номер справи_____________________________ Код____________________
Прізвище, ім'я,   по батькові	Наказ про  зарахування	Наказ про  звільнення	Примітка