Виробничо-фінансова характеристика та організація бухгалтерського обліку на підприємстві

Грошовий аванс - це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат по відрядженню тощо. Грошовий аванс, як правило, включає  всю суму передбачених витрат. Проте  можливий і такий варіант, при  якому підзвітна особа спочатку виконує завдання, а потім їй відшкодовують  проведені витрати.

Видачу грошей під звіт можна проводити безпосередньо  із каси підприємства, по грошовому  чеку з поточного або валютного  рахунку підприємства, грошовим переказом  через органи зв'язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк, а також за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів та послуг.

Видача готівки під  звіт проводиться з каси підприємства за умови повного

звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачені кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані  подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки  Звіт про використання коштів, наданих  на відрядження або під звіт про  витрачання одержаних у касі сум  протягом трьох банківських днів.

Законом України від 22 травня 2003 р. № 889-ІУ «Про податок з доходів  фізичних осіб» визначено порядок  оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку  на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Податковим агентом платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або  під звіт, не повернутих таким платником  податку протягом встановленого  строку, є особа, що надала такі суми, а саме:

а) на відрядження у сумі перевищення над сумою витрат платника податку на таке відрядження, розрахованою згідно з підпунктом 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України від 28 грудня 1994 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування  прибутку підприємства» з наступними змінами та доповненнями;

б) під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від  імені та за рахунок особи, що їх надала, у сумі перевищення над  сумою фактичних витрат платника податку на здійснення таких дій.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується  особою, що надала такі кошти, за рахунок  будь-якого оподаткованого доходу платника за відповідний місяць, а при недостатності  суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних  доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Якщо платник податку  припиняє трудові або цивільно-правові  відносини з особою, що надала такі кошти, то така сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а при недостатності суми такого доходу не погашена частина податку включається до складу податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного податкового року.

Якщо повне утримання  такої суми податку є неможливим наслідок смерті платника податку або  визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утримується при нарахуванні  доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в  не погашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, надається за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації  України від 19 вересня 2003 р. № 440, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник  податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої  цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти  під звіт.

За наявності надміру  витрачених коштів їх сума повертається платником податку у касу або  зараховується на банківський рахунок  особи, що їх надала, до або під час  подання зазначеного звіту.

Якщо платник податку  повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного строку, встановленого  законом, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку, то такий  платник податку    сплачує    штраф   у   розмірі 15%       суми       таких

надміру витрачених коштів, який стягується підприємством.

Якщо платник податку  не повертає суму надміру витрачених коштів "протягом звітного місяця, на який припадає той граничний строк, то платник податку сплачує штраф. Разом з цим та сума підлягає   оподаткуванню податком   на прибуток.

Законом України «Про оподаткування  прибутку підприємств» передбачено, що до валових витрат включаються витрати  на відрядження фізичних осіб, що перебувають  у трудових відносинах з таким  платником податку або є членами  керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд як до місця  відрядження і назад, так і  за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях, а також . включених  до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги, найменших жилих  приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд, обов'язкового страхування, витрати на усний та письмовий переклади, інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових   витрат платника    податку    лише    за    наявності підтверджуючих документів,   що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків   або транспортних рахунків, рахунків з готелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичних осіб, страхових полісів тощо.

 

 

Сума добових визначається:

• у разі відрядження  у межах України та країни, з  якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками відряджуючої та приймаючої сторони  на посвідчені про відрядження;

• у разі відрядження  до країни, з якими встановлено  повний прикордонний митний контроль, - згідно з відмітками органів прикордонного  контролю у паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відміток сума добових не включається  до валових витрат платника податку.

Будь-які витрати на відрядження  можуть бути включені до складу валових  витрат платника податку за наявності  підтверджуючих документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку - запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.

Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму - надміру витрачених коштів або  вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок  податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

Розрахунки готівкою підприємств  між собою та з підприємцями і  фізичними особами проводяться  як за рахунок коштів, одержаних  з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Підприємці здійснюють облік  руху готівки згідно з порядком та документами, установленими Державною  податковою адміністрацією України.

Сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим підприємством  неповинна перевищувати 10 тисяч  гривень протягом одного дня за одним  або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств, з  якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств  в оплату за товари, що придбані на виробничі  потреби за рахунок коштів, одержаних  за корпоративними картами.

Указані обмеження не стосуються розрахунків підприємств з фізичними  особами, бюджетами та державними цільовими  фондами, малих і середніх підприємств  при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок

кредитної лінії Європейського  банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами понад установлену  граничну суму кошти в розмірі  перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції,

- з подальшим порівнянням  одержаної розрахункової суми  із затвердженим лімітом каси.

Після виконання доручення  підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих  на відрядження або під звіт про  здійснені витрати. До нього додаються  рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують  проведені витрати. На документах про  придбання матеріальних цінностей  повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка, видана під звіт на відрядження, але не витрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження.

Подані Звіти про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт перевіряють в бухгалтерії  в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження Звіту  про використання коштів, наданих  на відрядження або під звіт, бухгалтерія  повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує  суму витрат по Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються  перевитрати шляхом видачі грошей з  каси. У випадках не повернення підзвітних сум вони мають бути утримані із оплати праці.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Порядок "відшкодування витрат по них  визначено постановою Кабінету Міністрів  України від 23 квітня 1999 року № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження  в межах України та за кордон»  та Інструкцією про службові відрядження  в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України від 31 березня 1998 р. № 218/2658.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк  до іншої місцевості для виконання  службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у  відрядження оформляється наказом  по підприємству із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й  мети відрядження, а відрядженому видається  посвідчення про відрядження  за встановленою формою.

Термін відрядження не може перевищувати - в межах України  ЗО календарних днів, за кордон - 60 календарних  днів.

Фактичний час перебування  у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки

про прибуття і вибуття  працівника засвідчуються в посвідчені про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення  підпису відповідної службової  особи.

Якщо відсутні відмітки в  посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

На     підприємстві     ведуть журнал   реєстрації   посвідчень   про відрядження за встановленою формою.

За відрядженим   працівником      зберігається   місце      роботи   і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється   режим   робочого   часу   і   часу   відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, відшкодовуються витрати  по найму житлового приміщення та проїзду до місця відрядження  і назад до місця постійної  роботи, а також виплачуються добові.

За кожний день перебування  працівників у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні  та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі 30 гривень за добу при відрядженнях у межах України, 280 гривень - для відряджень за кордон. Зменшувати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості у готелях включаються витрати  на одноразове харчування, добові зменшуються  до 24 грн., дворазове харчування - 18 грн., триразове харчування - 12 грн., при  відрядженнях за кордон - 224,00; 154,00; 98,00 грн. відповідно.

Визначення кількості  днів відрядження для виплати  добових проводиться з урахуванням  дня вибуття у відрядження  й дня прибуття до місця постійної  роботи, що зараховуються як два  дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має  змогу щоденно повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.