Ведение бухгалтерского учета на предприятии

     Центральне  місце серед документації на будь-якому  підприємстві займають первинні документи, — це письмові свідчення, які фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи  адміністрації (власника) на їх проведення. Відповідальність за несвоєчасне складання  первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

     Керівник  підприємства (власник підприємства або уповноважений ним орган) несе відповідальність як за організацію  бухгалтерського обліку, так і  за збереження відповідної документації протягом встановлених законодавством строків.

     Таблиця 1.

     Терміни зберігання документів бухгалтерського  обліку та звітності 

     Підприємство  вживає всіх необхідних заходів для  запобігання несанкціонованому  та непомітному виправленню записів  у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

     Документообіг – це рух документів від моменту  їх складання (або отримання від  інших підприємств, організацій) до використання в бухгалтерських записах  і наступної передачі в архів.

     Основні етапи документообігу:

• складання та оформлення документа;
• прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);
• рух документа по відділам та робочим місцям бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;
• передача документа на засоби обчислювальної техніки і повернення назад;
• передача документа в архів.

     Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і являється  обов’язковим для всіх працівників підприємства.

     Порядок документообігу залежить від характеру  та особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також  від структури підприємства та його облікового апарату (бухгалтерії).

     Для кожного виду або роду документів (Накладних, Вимог, Рахунків-фактур та ін.) розробляється особлива схема  документообігу в формі графіка  руху документів. У графіку документообігу вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає, наступне використання документа. Графік документообороту затверджується головним бухгалтером, який і здійснює контроль за його дотриманням.

     Графік  документообігу на підприємстві, в  установі, повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів та виконавців, через які проходить кожен  первинний документ, виявити мінімальний  строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової  роботи, посиленню контрольних функцій  бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

     Контроль  за дотриманням графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера відносно порядку  надання в бухгалтерію або  на обчислювальний прилад необхідних документів та відомостей являються  обов’язковими для всіх підрозділів та служб підприємства.

     Керівник  підприємства має право обрати одну з дозволених форм організації ведення  бухгалтерського обліку. Незалежно  від обраної форми ведення  бухгалтерського обліку, відповідальність за його організацію, ведення і зберігання документації залишається на керівнику  підприємства. Керівник підприємства (власник чи уповноважений орган) несе відповідальність за те, що бухгалтерський облік повинен забезпечити складання  фінансової звітності, в якій вся  інформація є вільною від упередженості, повною з усіх суттєвих аспектів та доречною для потреб користувачів.

     Форма бухгалтерського обліку, як визначена  система реєстрів бухгалтерського  обліку, порядку та способу реєстрації та узагальнення інформації в них, визначається самостійно з дотриманням єдиних основ обліку та з урахуванням  особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних.

     В Україні традиційними являються  такі форми бухгалтерського обліку: Меморіально-ордерна, Журнально-ордерна, Спрощена форма бухгалтерського  обліку та Журнальна. Підприємствам, що зайняті у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати реєстри, передбачені журнально-ордерною формою бухгалтерського обліку. Підприємства торгівлі, громадського харчування і постачальницько-збутових видів діяльності можуть використовувати реєстри спрощеної форми.

     Важливою  передумовою раціональної організації  обліку на підприємстві є правильна  розстановка кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої  структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала  б конкретним умовам роботи підприємства.

     Бухгалтерія підприємства може мати такі відділи (сектори):

     - фінансово-розрахунковий - здійснює  облік коштів у касі і банку,  розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум. Якщо  на підприємстві не відокремлено  фінансову службу, ця група забезпечує  також фінансове планування, контролює  додержання платіжної дисципліни;

     - праці і заробітної плати (оплати  праці) - здійснює облік виробітку  і розрахунків по заробітній  платі з робітниками і службовцями,  облік розрахунків з депонентами,  фінансовими органами по податках, утриманих із заробітної плати  робітників і службовців, органами  соціального страхування, а також  складає звітність про використання  фонду заробітної плати; 

     - матеріального обліку - веде облік  матеріальних цінностей, придбання  і витрачання їх, здійснює облік  розрахунків з постачальниками  і підрядчиками, контролює стан  складського обліку, бере участь  в інвентаризації цих цінностей,  складає встановлену звітність;  виробництва і калькуляції - здійснює  облік затрат на виробництво,  складає калькуляції собівартості  продукції (робіт і послуг), виявляє  результати роботи окремих виробничих  підрозділів і підприємств в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного виробництва, складає звітність про виконання плану виробництва і собівартості продукції;

     - готової продукції та її реалізації - обліковує надходження з виробництва  готової продукції на склади  підприємства, а відвантаження і  реалізацію, веде розрахунки з  покупцями, а також складає  звітність про виконання плану  реалізації;

     - зведено-балансовий - здійснює облік  решти господарських операцій (облік  доходів, фінансових результатів,  внутрішньовідомчих розрахунків  тощо), веде узагальнюючі і облікові реєстри, складає баланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.

     Структура облікового апарату тісно пов'язана  з розподілом обов'язків між конкретними  обліковими працівниками. Функції кожного  облікового працівника, його обов'язки, відповідальність і права визначаються службовими характеристиками та посадовими інструкціями.

     Завдання та обов'язки головного бухгалтера:

• забезпечує ведення бухгалтерського обліку, дотримуючись єдиних методологічних засад, з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних;
• організує роботу бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
• вимагає від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів;
• забезпечує складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства, підписання її та подання в установлені строки користувачам;
• здійснює заходи щодо надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства;
• бере участь у підготовці та поданні інших видів періодичної звітності, які передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня у відповідності з нормативними актами, затвердженими формами та інструкціями;
• за погодженням з власником (керівником) підприємства забезпечує перерахування податків та зборів, передбачених законодавством, проводить розрахунки з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов'язань;
• здійснює контроль за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових та фінансових ресурсів;
• бере участь у проведенні інвентаризаційної роботи на підприємстві, оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах;
• організує роботу з підготовки пропозицій для власника (керівника) підприємства.

     Права головного бухгалтера:

• діяти від імені бухгалтерії підприємства, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах зі структурними підрозділами та іншими організаціями з господарсько-фінансових та інших питань;
• в межах своєї компетенції підписувати та візувати документи;
• вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками; про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності посадових осіб за результатами перевірок; про заохочення працівників, що відзначилися;
• в межах своєї компетенції повідомляти керівнику підприємства про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення;
• вимагати та отримувати у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків;
• залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань;
• вимагати від керівника підприємства (інших керівників) сприяння у виконанні обов'язків і реалізації прав.

     Завдання  та обов'язки касира:

• здійснює операції, пов’язані з прийманням та видачею готівкових грошових коштів через касу підприємства, зберігає всі прийняті цінності;
• одержує в установах банку готівку, здійснює записи в касовій книзі операцій одержання і видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видачі;
• перевіряє наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвіл керівника або уповноважених ним осіб, наявність всіх інших реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах, а також зазначених у цих документах додатків (заяви, накладні, рахунки, довідки та ін.). Повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення, у випадку недодержання хоча б однієї з перелічених вимог;
• підписує прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видачі по них готівки, а на доданих до них документах ставить штамп «Сплачено»;
• видає квитанцію особі, яка здала готівку в касу. Ставить штамп «Депоновано» або робить відповідний запис в платіжній відомості біля прізвищ осіб, яким не здійснені в установлений термін виплати, пов’язані з оплатою праці, складає реєстр депонованих сум, в платіжній відомості вказує фактично виплачену суму і суму, яка підлягає депонуванню, звіряє ці суми з загальним підсумком по платіжній відомісті та ставить свій підпис;
• виписує видатковий касовий ордер на фактично видану по платіжній відомісті суму, передає його для реєстрації;
• щоденно в кінці робочого дня виводить залишок грошових коштів у касі підприємства та передає у бухгалтерію підприємства звіт касира (копію записів в касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;
• виконує інші обов’язки зі збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.