Учёт расчётов с подотчётными лицами

Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях  бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них  не включаются оплата гостиниц как  для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью учреждения.

Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии оправдательных первичных документов, в которых  должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники  со стороны предприятия, величина расходов.

Если  деньги на представительские расходы  выдаются физическому лицу под отчет  на основании приказа руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы  подтверждены документально, то такие  суммы не являются доходом физического  лица.

Не следует  забывать, что сотрудник, которому в  соответствии с приказом по предприятию  разрешено расходовать представительские  средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому  ордеру и тем самым выступает  по отношению к предприятию как  обычное подотчётное лицо, которое  должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном  законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе  предприятия наличные деньги на представительские  цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию  товарного чека, счета, накладной  на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.

Исключением из вышеизложенного правила могут  служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой  отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, или

Дебет 20 Кредит 71 – отражены представительские расходы;

Подтверждая документально произведённые представительские  расходы, необходимо помнить, что принимать  к исполнению можно только первичные  документы, соответствующие Положению  о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

Поэтому не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без  чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

В случае непредставления подотчётным лицом  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению  в совокупный налогооблагаемый доход  работника на общих основаниях в  соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».

Необходимо  также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются  исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого  для определения финансового  результата, за год. На предприятии  может возникнуть ситуация, когда  большая часть представительских  расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной  продукции следует отнести представительские  расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов

Дебет 26 Кредит 97

 - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

Глава 3. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают  множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных  лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно  возникают вопросы об отнесении  или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной  командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется  все же оформить командировочное  удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного  местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится  к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

 Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно- вычислительных работ.

Заключение.

В заключении можно сделать вывод о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские  расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных  документов регламентирующих суммы  произведенных расходов, а также  правомерности подотчетного лица совершать  данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении  налогооблагаемой базы при расчете  налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и страховых взносов.

Изучение  типичных ошибок, допускаемых на предприятих  при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство  таких ошибок происходит не из-за сложности  в их бухгалтерском учете, а в  результате небрежного его ведения  и отсутствия контроля за расчетами  с работниками.

Во всех случаях расчеты наличными денежными  средствами должны производиться через  подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Список литературы.

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. I, II, III:[принят Гос. Думой ] : по состоянию на– М.: Юрайт, 2010. – 577 с.
2. О бухгалтерском учете (с изменениями от 21 ноября 2006 г.) : федер. закон РФ от 27 июля 2010 г. №209–ФЗ//. СЗ РФ. – 2010. - №7. – Ст. 1355
3. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: ПБУ 1/2008: Приказ МФ РФ от 29 июля 1998 г. № 34н // Финансовая газета. – 1998. - №4.
4. Об утверждении  Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008: Приказ МФ РФ от 06.10.2008 г. № 106н // Финансовая газета. – 2008. - №7.
5. Об утверждении  Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: Приказ МФ РФ от 6 мая 1999 г. №32н // Финансовая газета. – 1999. - №14.
6. Об утверждении  Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ от 6 мая 1999 г. №33н // Финансовая газета. – 1999. - №7.
7. Анциферова, И. В. Бухгалтерский финансовый учёт: учебное пособие/ И. В. Анциферова.- М.: Инфра – М, 2010. – 384 с.
8. Бородина, В. В. Бухгалтерский учет: учебник  / В. В. Бородина. – М.: Приор, 2008. – 298 с.
9. Галанина, Л.Е. Бухгалтерский учет и налоги: учебник/ Л. Е. Галанина. - М.: Финансы и статистика, 2008. – 468 с.
10. Гусева, Т.М. Бухгалтерский учет: учебник / Т. М. Гусева. – М.: Проспект, 2009. – 504 с.
11. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: учебник / Е.П. Козлова. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 798 с.
12. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н.П. Кондраков. – М.: Норма, 2009. – 634 с.
13. Муравицкая, Н.К. Бухгалтерский учет: учеб. для вузов по специальностям «Финансы и кредит», «Налоги и налогообложение», «Мировая экономика» / Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукъяненко; Финансовая академия при Правительстве РФ. – 2-е изд. – М.: КноРус, 2009. – 570 с.
14. Пошерстник, Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учебное пособие / Н. В. Пошерстник. – М.: ТК Велби, 2008. – 532 с.
15. Парамонова, Г.П. Бухгалтерский финансовый учет: учебник / Г. П. Парамонова. - М.: Инфра - М, 2009. - 327 с.
16. Печерская, Г.А. Основы бухгалтерского учета : учебное пособие / Г.А. Печерская. – М.: ПРИОР, 2009. – 363 с.
17. Сапожникова, Н.Г. Бухгалтерский учет: учеб. для вузов / Н.Г. Сапожникова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: КноРус, 2009. – 480 с.
18. Тумасян, Р.З. Бухгалтерский учет: учеб. – практ. пособие / Р.З. Тумасян. – 9-е изд., стер. – М.: Омега, 2009. – 794 с. – (Профессиональный бухгалтер)
19. Тимофеева, М.К. Оформление расчетов с подотчетными лицами / М. К. Тимофеева // Аудит и налогообложение. – 2010. - №7. – С. 20-22.
20. Филина, М.Ю. Расчеты с подотчетными лицами /М. Ю. Филина //Бухгалтерский эксперт. – 2010. - №7. – С. 11-12.
21. Волков, Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами / Н. Г. Волков // Бухгалтерский учет. – 2010. - №4. – С. 3-9.