Учёт расчётов с подотчётными лицами

Омский финансово-экономический  колледж – филиал ФГОУ ВПО “Академия  бюджета и казначейства” Министерства финансов Российской Федерации

 

 

Специальность: «Финансы»

Специализация: «Финансы организации»

Дисциплина : «Финансовый учет»

 

 

 

Курсовая работа

 

На тему: «Учёт расчётов с подотчётными лицами»

 

 

 

 

 

 

Руководитель: Боркова Е.А.

Выполнила: Смирнова К.В.

студентка гр. 34

 

 

 

 

 

 

Омск-2011

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность  использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, с целью  выяснения типичных ошибок при учете  таких расчетов. Изучение выбранной  темы также дает возможность оценить  способы избежания ошибок, допускаемых  при учете расчетов с подотчетными лицами.

Целью написания  настоящей работы является изучение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами для разработки рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета таких расчетов.

Для достижения поставленной цели в настоящей работе решаются следующие задачи:

• Рассматриваются особенности учета расчетов с подотчетными лицами по служебной командировке, возмещение расходом;
• Изучается учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам;
• Изучаются представительские расходы;
• Делаются выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами;

Объектом изучения работы является организация бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами. Предметом  – расширение и углубление знаний по вопросу учета расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Учет расчетов с  подотчетными лицами по служебной командировке, возмещение расходов.

1.1.Понятие и бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами.

Под подотчётными лицами в бухгалтерском учёте понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчёт").

Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчёт, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся  к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся  под пристальным вниманием проверяющих  органов.

Но, в тоже время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учёт в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчёт при условии полного отчёта или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчёт.

Право получать денежные средства под отчёт имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все  работники предприятия, получающие  деньги под отчёт, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе  нужно не только перечислять подотчётных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчёты в бухгалтерию.

Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчёт в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчётных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учёта и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1.2.Учет расчетов по служебной командировке.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Для правильного  отражения организацией расчётов с подотчётными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировки за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учёта расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

В соответствии со ст. 166 Трудового  Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

При направлении  работника в командировку ему  должен быть выдан денежный аванс  на оплату расходов по проезду и  найму жилого помещения, а также  суточные.

Если  сотрудник трудится в нескольких организациях по совместительству, средний  заработок сохраняется у работодателя, направившего его в командировку. А в случае, когда сотрудник  направлен в командировку и по основному месту работы, и по месту работы по совместительству одновременно, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются по соглашению между работодателями.

Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения в не места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. На период пребывания в командировке за работником сохраняется средний заработок. Фактическое время нахождения в  командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном  удостоверении (форма №Т-10), которое  выписывается отделом кадров на основании  приказа руководителя.

Размер  средств, выдаваемых на командировочные  расходы, зависит от срока командировки и места назначения:

• командировки на территории Российской Федерации;
• командировки в государства СНГ;
• командировки за рубеж.

При наличии приказа о направлении  сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10), котором указываются:

• ФИО работника;
• срок командировки;
• место командировки;
• цель командировки.

Кроме того, в командировочном удостоверении  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из них и прибытия на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет, прилагает  к нему документы, подлежащие, произведенные им расходы.