Учёт расчётов с подотчётными лицами

Днем  выезда в командировку считается  дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Установлен  порядок выплаты суточных в случаях, когда командированный сотрудник  следует по территории нескольких государств. Так, при следовании с территории России за рубеж за день пересечения  границы выплачиваются суточные по ставкам, установленным для заграничных  командировок – 2500 рублей. При следовании на территорию России – за день пересечения границы суточные выплачиваются по внутренним тарифам – 700 рублей. Аналогично, в случае направления работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы определяются по ставкам, установленным для государства, в которое направляется работник. Даты пересечения границы отслеживаются по отметкам в паспорте работника.

Определено, что в случае временной нетрудоспособности работника во время командировки, работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения (если он не находился на стационарном лечении) и выплачиваются суточные за каждый день его нетрудоспособности в командировке. Для возмещения указанных расходов сотрудник должен будет представить  листок нетрудоспособности за соответствующий  период.

Если  работник, имеющий возможность ежедневно  возвращаться из места командирования на место постоянного жительства, по окончании рабочего дня по согласованию с работодателем остается в месте командирования, расходы по найму жилого помещения возмещаются в порядке, установленном внутренним нормативным актом организации. Однако суточные в данном случае не выплачиваются.

Кроме того, на усмотрение руководителя организации  оставлен вопрос выплаты суточных, и возмещения расходов по найму жилого помещения работнику за день вынужденной задержки в пути.

В Положении  подробно описана последовательность оформления документов по командировке. При этом установлено, что при командировании работника за границу командировочное удостоверение можно не оформлять. Однако это положение не распространяется на командировки в страны СНГ, при пересечении границ которых пограничные органы не делают отметки в паспортах.

Сначала работодателем утверждается Служебное  задание, в котором отражается цель командировки.

В течение 3 рабочих дней с момента возвращения  из командировки работник обязан предоставить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных за время командировки суммах (с приложением подтверждающих документов);

-   командировочное удостоверение;

- письменный  отчет о выполненной во время  командировки работе, согласованный  с руководителем структурного  подразделения работодателя.

При предъявлении авансовых отчетов командировочные  расходы в полном объеме включаются в состав производственных расходов по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выдаче денег подотчет из кассы организации  по расходному кассовому ордеру производится запись по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса».

В случае несвоевременного возвращения в  кассу неиспользованного аванса на командировочные расходы сумма  подлежит удержанию на основании  приказа (распоряжения) руководителя. Эта операция отражается следующим  образом:

Дебет счета 94 «Недостачи и порчи ценностей» - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму неиспользованного аванса.

На сумму, подлежащую удержанию из причитающейся  работнику оплаты труда, на основании  заявления работника производится запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кредит счета 94 «Недостачи и порчи ценностей».

Если  работник не предоставил в бухгалтерию  авансовый отчет по ранее выданному  авансу, ему не может быть выдана сумма подотчет на следующие расходы. 

Направления работников в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации (форма № Т-9 или № Т-9а), в котором указываются: ФИО, место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер – производственные или непроизводственные – для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе предоставляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации.

Если работник выехал в командировку на территорию иностранного государства и возвратился в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % от норматива.

Положение установило перечень дополнительных расходов, которые должны быть возмещены работнику  при направлении его в командировку за рубеж. К ним относятся:

1) расходы  на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

2) обязательные  консульские и аэродромные сборы;

3) сборы  за право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

4) расходы  на оформление обязательной медицинской  страховки;

5) иные  обязательные платежи и сборы.

Кроме того, установлено, что при командировках, как по России, так и за рубежом, возмещению подлежат документально подтвержденные расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту (и наоборот), если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Глава 2. учёт операционно-хозяйственных расходов. Представительские расходы.

2.1. Учет операционно-хозяйственных  расходов.

 Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

Административно-хозяйственные расходы  – это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и управлением  предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств  сотрудникам из кассы организации  может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются:

• товарный чек магазина;
• накладные;
• кассовые чеки;
• квитанции к приходным кассовым ордерам;
• акты выполненных работ, оказанных услуг;
• счета-фактуры;
• проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать её в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация  возмещает затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия  своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее  трёх дней по окончании срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций – юридических  лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров  между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег  по заключённому договору в  кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

2.2. Учёт представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Очень часто  возникают вопросы, что считать  представительскими расходами, а что  нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским  расходам относят расходы на:

• официальный приём и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приёма (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.