Учёт кассовых операций

Лимит определяет само юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель, а не обслуживающий банк. Об установленном лимите в обязательном порядке следует издать распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение).

Наличные деньги сверх  установленного лимита следует хранить  на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту  должен сдавать уполномоченный представитель  юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Начиная с 1 января 2012 года лимит остатка наличных денег  в кассе организации устанавливают  на основании специального расчёта, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки больше не контролируют соблюдение кассовой дисциплины, поэтому согласовывать размер лимита с ними не нужно.

Каждое обособленное подразделение фирмы ведет свою кассовую книгу (письмо Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255). Лимит остатка наличных денег по фирме в целом определяется с учетом наличных денег, хранящихся в этих подразделениях. При этом фирма ведет общую кассовую книгу, в которой представлены кассовые операции всех подразделений.

Накопление предприятием наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. 
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Если  в кассе будет остаток наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. Одновременно на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.

При расходовании денег  необходимо соблюдать Указание Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У. В частности, выдать заем учредителю из выручки нельзя. Для этой цели наличные нужно снять с расчетного счета. Нецелевое расходование наличности рассматривается как несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и грозит административными штрафами.

Поэтому, если в кассе  скопилась сверхлимитная наличность, а деньги сдать в банк по тем или иным причинам нельзя, их можно выдать под отчет работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу.

Выдавая деньги из кассы, следует помнить  о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными ограничены.

Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Например, если заплатить поставщику наличными по одному договору 100 001 руб., то организацию могут оштрафовать. Если же внести сумму, превышающую 100 000 руб., не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 50 000 руб., а по второму — 50 001 руб.), никакого нарушения не будет.

Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции.

Определение лимита остатка денежных средств

I. Для определения  лимита остатка наличных денег организация учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. 
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = V/ P * Nc,

где: 
L - лимит остатка наличных денег в рублях; 
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. 
Р - расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней предприятия); 
  - период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении предприятия в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.  
II. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные организация учитывает объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. 
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле: 

, L = R / P * Nn,

где: 
L - лимит остатка наличных денег в рублях; 
R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях . 
Р - расчетный период, определяемый предприятием, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней предприятия); 
  - период времени между днями получения по денежному чеку в банке. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении предприятия в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

2. Оформление первичных документов при поступлении и выдачи наличных средств.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные из кассы.

К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

1. «Касса организации»,
2. «Операционная касса»,
3. «Денежные документы»
4. «Валютная касса» и др.

 

2.1. Поступление наличных средств в кассу.

Вследствие каких хозяйственных операций могут увеличиться наличные средства в кассе? Систематизируем возможные варианты.

1. Получение наличных из банка по чеку:

• на выплату заработной платы работникам;

• на операционно-хозяйственные расходы по нормам, устанавливаемым банком;
• на командировочные расходы работников;

Дебет	Кредит	Содержание
50	51	Поступили в кассу денежные средства с расчетного счета

 

2. Получение выручки наличными:

• выручка за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги):

Дебет	Кредит	Содержание
50	62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»	Внесен покупателем аванс наличными
50	90-1	Окончательный расчет с покупателем

 

• выручка от реализации собственных основных средств и прочих активов наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
50	91-1	Внереализационнын доходы

 

3. Расчеты наличными в кассу:

• суммы наличными от поставщиков:

Дебет	Кредит	Содержание
50	60	поступления от поставщиков как взносы или как возврат неиспользованных средств

 

• возврат выданных авансов наличными в кассу:

Дебет	Кредит	Содержание
50	60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»	возврат выданных авансов наличными в кассу

 

• поступления наличными по ранее предъявленным претензиям:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76-2	поступления по претензиям

 

• возврат переплаты по заработной плате:

Дебет	Кредит	Содержание
50	70	возврат сотрудником излишне выплаченной заработной платы

 

• возврат подотчетным лицом остатка подотчетной суммы:

Дебет	Кредит	Содержание
50	71	Сдан в кассу остаток неизрасходованного аванса подотчетным лицом

 

• возврат полученной ссуды или ее части, уплата процентов по ссуде:

Дебет	Кредит	Содержание
50	73-1	Расчеты по предоставленным займам

 

 

• возврат задолженности работника по недостаче, хищениям:

Дебет	Кредит	Содержание
50	73-2	Возмещение ущерба виновным лицом – сотрудником

 

• поступления различных задолженностей:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76	поступления задолженностей от родителей по детским учреждениям, по исполнительным листам

 

• поступления платежей в счет доходов будущих периодов:

Дебет	Кредит	Содержание
50	98	Доходы, полученные в счет будущих периодов

 

4. Наличные расчеты по уставному капиталу, с дочерними предприятиями, внутренними подразделениями данного предприятия:

• взнос учредителей в счет их вкладов наличными в уставный капитал:

Дебет	Кредит	Содержание
50	75-1	Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал

 

• поступления наличными от дочерних предприятий:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76-3	Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам