Учетные регистры

     Повторный счет образуется также в учете  операций сдачи денежных средств  из кассы предприятия на его расчетный  счет (бухгалтерская проводка кредита  счета «Касса» в дебет счета  «Расчетный счет» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим  выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится  только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебет счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз – по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

     По  мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную  книгу, которая в свою очередь  становится информационной базой финансовой отчетности.

     3.3  Способы исправления  ошибочных бухгалтерских  записей

     При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и не обусловленные исправления не допускаются. Ошибки могут быть локальными - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата), и транзитными, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе). Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, тогда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов - проводке. Часто случаются ошибки при записи сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит другого счета и наоборот. Бывает, что, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским услугам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойной записи. В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления: корректурный, дополнительных проводок, "красное сторно". При выполнении записей, связанных с отражением хозяйственным операций или составлением отчетов, могут быть допущены ошибки – от описок до неправильных корреспонденций счетов. Китайский мыслитель Конфуций говорил: «Лишь та ошибка, что не исправляется».

     В бухгалтерском учете существуют документы, в которых исправления  не допускаются. Это банковские и  некоторые кассовые документы. (приходный и расходный кассовые ордера).

     Для исправления ошибок в других бухгалтерских  документах существуют различные способы. Законом о бухгалтерском учете  предусмотрено три способа исправления  ошибок:

     -метод корректуры;

     -метод дополнительных проводок;

     -метод «красного сторно», или метод отрицательных чисел.

     Метод корректуры применятся в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию  счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных  записей.

     Суть  данного метода заключается в  том, что ошибочное число или  сумма зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы под зачеркнутым можно было прочесть написанное. После этого сверху или сбоку (на полях) пишется правильное число, а внизу листа делается запись с оговоркой об содержании следующего содержания: «Исправленному верить. Исправлено (число прописью) на число (прописью)». Ставится дата исправления ошибки и заверяется подписью лица, внесшего исправления. Вносить исправления может лицо, составившее документ, либо его начальник.

     Как правило, этот метод используется в  пояснительных записках к бухгалтерским  балансам или в справках бухгалтерии.

     Метод дополнительных проводок  применяется  в тех случаях, когда при правильно  выбранной корреспонденции счетов сумма операции преуменьшена (преувеличена).

     Суть  этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

     Метод «красного сторно» или метод отрицательных чисел, применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция.

     При исправлении такой ошибки неправильная запись повторяется по тем же счетам, т.е. повторяется неправильная корреспонденция  в той же сумме, только красным  цветом, который означает отрицание  в бухгалтерском учете. После этого обычными чернилами отражается запись по соответствующим счетам в соответствующей сумме.

     3.4  Хранение учетных  регистров

     Бухгалтеру  важно не только грамотно вести бухгалтерский  и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и  своевременную сдачу в архив  документации. Следует помнить, что  за ненадлежащее оформление, а также  за нарушение порядка составления  и утрату или незаконное уничтожение  документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При  хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

     Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

       Документы до передачи их в  архив организации должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся  шкафах под ответственность лиц,  уполномоченных главным бухгалтером.  Обработанные вручную первичные  документы текущего месяца, относящиеся  к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися  к ним документами, кассовые  ордера, авансовые отчеты для  сдачи в архив подбираются  в хронологическом порядке, комплектуются,  подшиваются в папки и переплетаются.  Сдача документов в архив сопровождается  справкой (описью).

     Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

     В случае прекращения деятельности организации  документы, связанные с начислением  и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные  архивы.

     На  крупных предприятиях целесообразна  разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения  о порядке хранения документации. В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному  хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных  актах); порядок учета и регистрации  поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок  выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие. 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, учетные регистры, возникнув  в древнем мире и претерпев  множество изменений как по внешнему виду и форме, так и по способам регистрации информации, дошли до наших дней.

     Как уже было указано, в настоящее  время в бухгалтерском учете  применяются многочисленные учетные  регистры. С развитием автоматизации  учета все большее распространение  находят регистры в виде машинограмм. Однако необходимо указать, что при применении машинных носителей предприятие обязано за свой счет изготовлять копии этих регистров на бумажных носителях для других пользователей. С развитием видеотехники в бухучет начинаются внедряться регистры в виде видеограмм. Не исключено, что по мере развития техники мы будем сталкиваться с все новыми формами учетных регистров.

     Однако  независимо от характера регистрации  бухгалтерских записей общим  правилом остается соблюдение правила  равенства итога оборотов по дебету и кредиту, так называемое «правило Мендеса» - золотое правило бухгалтерии.

     Книги, карточки, журналы-ордера, ведомости, отдельные  листы используются для учетной  регистрации в различных комбинациях. Такая совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и  технику регистрации хозяйственных  операций, технологию и организацию  учетного процесса определяет форму  бухгалтерского учета.

     Различные варианты учетных регистров, используемых на предприятии, будут представлены ниже при выполнении практического  задания. В частности, такие как  карточки синтетического и аналитического учета, журнал хозяйственных операций и т.д.

     В заключении можно сказать, что в  настоящее время практически  на всех предприятиях ведётся автоматизированный учёт хозяйственных операций, что  приводит к облегчению труда бухгалтеров, уменьшению трудозатрат при разнесении операций по счетам, сокращению человеческого  фактора при совершении ошибок в  ведении учёта.

     Автоматизированный  учёт ведёт к высвобождению времени  для более глубокого анализа  хозяйственной деятельности предприятия

СПИСОК  И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бабаева Ю.А. - Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006;
2. Вахрушина М.А. - Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006;
3. Захарьин В.Р. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2003;
4. http://revolution.allbest.ru/audit/00021122.html;
5. http://www.077.help-rus-student.ru/text/295.htm;
6. http://do.rksi.ru/library/courses/tbu/ch25s03.dbk;
7. http://bazar.itgo.com/schetzap.htm.