Учет состава работающих и рабочего времени

    Все работающие в организации различаются по категориям персонала:

    - рабочие;

    - руководители;

    - специалисты;

    - служащие.

     Рабочие — это лица, непосредственно занятые  в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием  материальных услуг. К ним относятся:

• работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т. п.;
• работники, занятые изготовлением материальных ценностей;
• работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой;
• работники, занятые уходом за машинами;
• машинисты, водители, кочегары и др.;
• почтальоны, телеграфисты и др.;
• операторы ЭВМ;
• дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.

     Руководители  — это управленческие работники, в состав которых включаются:

• директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т. п.;
• главные специалисты.

     Специалисты — это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.

     Служащие  — это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.

    Работники организации включаются в:

• списочный состав;
• несписочный состав.

     В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную  работу.

     Не  включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

     Одним из важных трудовых показателей организации  является показатель средней численности  работников. Расчет средней численности  работающих производится нарастающим  итогом в течение отчетного периода (года) по следующей формуле⁶:

, где

Ч_ср — средняя численность работников за период;

Ч_пост — средняя численность постоянных работников за период;

Ч_сов — средняя численность совместителей за период;

Ч_под — средняя численность работающих по договорам подряда за период.

     Расчет  среднесписочной численности постоянных работников и средней численности  работающих по договорам подряда  производится следующим образом:

, где

К_ч-д — количество человеко-дней в периоде, определяемое как суммарное количество календарных дней постоянных сотрудников, работающих в организации (работающих по договорам подряда в течение срока договора);

К_к-д — количество календарных дней в периоде.

     Средняя численность совместителей рассчитывается по формуле:

, где

К_ч-ч — общее количество отработанных человеко-часов совместителями за период;

П_рд — продолжительность рабочего дня;

К_рд — количество рабочих дней за период.

УЧЕТ  ЛИЧНОГО СОСТАВА  РАБОТАЮЩИХ

     Учет  личного состава работающих ведется  путем оформления соответствующих  документов на всех этапах движения работников организации. Для этого используются унифицированные формы первичных  учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. №26. К  этим документам относятся⁷:

     Табл.1. Унифицированные формы по учету кадров, использования рабочего времени и по оплате труда.

 

     Рассмотрим  некоторые пункты из этой таблицы подробнее:

     1. Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу (форма  №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а).     Применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделений, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

     2. Личная карточка  работника (форма  №Т-2) и Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего применяется для учета лиц, занимающих государственные должности государственной службы.

     3. Штатное расписание (форма  №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

     4. Учетная карточка  научного, научно-педагогического  работника (форма  №Т-4). Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельности в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).

     5. Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу (форма  №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а). Используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу внутри организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

     6. Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работнику  (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а). Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

     7. График отпусков (форма  №Т-7). Предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

     8. Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового  договора (контракта)  с работников (форма  №Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма №Т-8а). Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

     9. Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а). Применяются для оформления и учета направлений работника(ов) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок. При необходимости указываются и другие условия направления в командировку.

     10. Командировочное  удостоверение (форма  №Т-10). Является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работников кадровом службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. 

 

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И УЧЕТ ЕГО  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ 

     В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса  РФ, рабочее время — это время, в течение которого работник в  соответствии с правилами внутреннего  трудового распорядка организации  и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми  актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов  в неделю. Работодатель обязан вести  учет времени, фактически отработанного каждым работником.

     Учет  использования рабочего времени  должен обеспечить контроль⁸:

- за  своевременной явкой работников  на работу, выявление всех не  явившихся и опоздавших;

- за  нахождением работников во время  работы на рабочих местах, своевременным  уходом и приходом во время  обеда;

- за  своевременным уходом с работы;

- фактически  отработанного рабочего времени,  времени простоев и других  видов недоиспользованного времени.

     Учет  рабочего времени ведется в специальном  документе «Табель учета использования рабочего времени» (форма №Т-13).

     Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с  частично заполненными реквизитами  могут быть созданы с помощью  средств вычислительной техники.

     Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.