Учет расчетов с подотчетными лицами

      Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

    Следует помнить, что суточные и расходы  по найму жилого помещения (как при  предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время  указанные расходы возмещаются в следующих размерах:

• оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;
• оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 700р, за границей 2500р.

      Командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг следующие документы: проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица, счёт, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счёт–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

      При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

      Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

      Вместо  кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

      Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

     1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

     2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

     Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

     3. Не позднее десяти дней  с  даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

            В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

      Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в  командировочном удостоверении и в течение трёх дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчёт руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчёт об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной стороне авансового отчёта предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведённых подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчёт, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учёту. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

       Рис 1. Схема первичной документации

      Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами оформляются следующими учётными документами:

• авансовый отчет (форма №АО -1)
• журнал регистрации авансовых отчетов
• приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9)
• командировочное удостоверение (форма Т – 10)
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его    выполнении (форма №Т10 а)
• список лиц, которым разрешено получение наличных  денег из кассы
• приказы об утверждении смет представительских расходов
• сметы представительских расходов
• главная книга
• журнал ордер №7 (автоматизировано)
• прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

  2.2. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учёта

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

                  

     При приобретении товарно-материальных ценностей  делаются проводки:

     Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51)

– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена сумма  НДС, указанная в счете фактуре  по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

     Если  работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 60

- отражена сумма  НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50

- погашена задолженность  перед подотчетным лицом по  приобретению ТМЦ.

       Если работник заключает договор  о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дебет 71 Кредит 73

- отражена оплата  физическим лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды);

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена сумма  НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 73 Кредит 50

- работнику из  кассы возмещены расходы по  приобретению ТМЦ.

    В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены в данном случае следующим образом: