Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Московский  институт экономики, менеджмента и  права

Рязанский филиал 
 
 

Кафедра бухгалтерского учёта

анализа и аудита 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине 

 «Бухгалтерский  финансовый учёт» 

на тему: «Учёт расчётов с подотчётными лицами»  
 
 
 
 
 

      Выполнил:  

      Проверил:  
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              Рязань 2010      

 
 
 

Содержание

 

Введение_________________________________________________________3

Глава 1. Характеристика расчётов с подотчётными лицами  ______________5    1.1. Понятие и бухгалтерский учёт расчетов с подотчётными лицами_______5

1.2.Учёт представительских расходов _________________________________7

1.3.Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы__________________________________________9

1.4.Учёт операционно-хозяйственных расходов________________________14

Глава 2. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчетными лицами__________________________________________________________162.1 Документальное оформление учёта расчётов с подотчетными лицами__________________________________________________________162.2 Порядок отражения на счетах бухгалтерского учёта _________________22

Заключение______________________________________________________26Список литературы _______________________________________________28

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

      Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

      Основными задачами бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами являются:

      1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учёта фактических затрат на командировочные расходы;

      2. документальная обоснованность использования подотчётных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

      3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

      Бухгалтерский учёт с подотчётными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчётов с подотчётными лицами.

      Задачи  работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

1. Характеристика  расчётов с подотчётными лицами

1. Понятие и бухгалтерский  учёт расчётов с подотчётными лицами

 

      Под подотчётными лицами в бухгалтерском учёте понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчёт").

      Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчёт, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

      Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

      Но, в тоже время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учёт в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

      При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчёт при условии полного отчёта или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчёт.

      Право получать денежные средства под отчёт имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

        Все работники предприятия, получающие деньги под отчёт, должны соблюдать правила работы с наличностью.

      В приказе нужно не только перечислять  подотчётных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчёты в бухгалтерию.

      Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчёт в бухгалтерию и т.д.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчётных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

      В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учёта и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1. .Учёт представительских расходов.

 

      Представительские расходы - это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

      К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный приём и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приёма (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

      Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

      Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

      Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

      1.3.Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

      Для правильного отражения организацией расчётов с подотчётными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировки за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учёта расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

      В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.