Учет расчетов с подотчетными лицами

   К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

   В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

   1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

  2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

   Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ. 

2.2 Синтетический  и аналитический учет

   Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

  Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами». По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода;

   Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода.

  Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу.

  Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица.

  Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода.

  Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

  Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

  Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче. В СХПК «Сосновский» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

   Дебет 71. Кредит 50 "Касса" - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

  Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды).

  Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

  Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

  Дебет 10 "Материалы" Кредит 71 - отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

   Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71 - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

   Дебет 20 "Основное производство Кредит 71 - приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

  Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71 - приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

  Дебет 50 "Касса"  Кредит 71 - на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

  Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

  Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 - на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

  Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71 - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

  Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71 - если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

  Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71 - если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

  Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

  Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71 - приобретена лицензия  на осуществление деятельности подотчетным лицом;

  Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

   Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

   В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета71.

  На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

   Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

  Ежемесячно итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Движение документов представлено в Приложении Б «Бухгалтерский баланс» Рис 9.Схема движения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.

   Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

   Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

   Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

   В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

   Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

2. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001.

3. Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2.

4. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ Экономика и жизнь», 2001.

5. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: - Инф-ра – М, 2002.

6. Налоговый кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2000.

7.Приказ Министерства финансов России № 94н от 31.10. 2007 «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций»

8. Постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командиров- ках на территории иностранных государств»

9. Постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299 "О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93"

10. Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

11. Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2002.

12.Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.

13. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгалтерский учет № 7, 2003.

14. Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96. «О бухгалтерском учете»

15 Устав  СХПК «Сосновский» 2008

16 Бухгалтерский отчет за 2008

17Должностные  инструкции бухгалтеров в СХПК «Сосновский»

18 Главная  книга по счету № 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»