Учет расчетов с подотчетными лицами

      Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

3. наименование организации-продавца;
4. идентификационный номер (ИНН)
5. заводской номер ККМ;
6. порядковый номер чека;
7. дата и время покупки;
8. стоимость (цену) покупки;
9. признак фискального режима.

      Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

      Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

      В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

      3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.). 

       Рис 1. Схема первичной документации 

      В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

      1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу организации;

        2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

        Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 

 

     2.2. Аналитический и  синтетический учет  расчетов с подотчетными  лицами.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии  форме ведения бухгалтерского учета.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Таблица 1

      Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

      Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

      В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

      Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

      - на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

      Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

      - оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления  ссуды) 

      Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

      - отражена курсовая разница при  возвращении подотчетного лица  из загранкомандировки;

      Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

      Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

      - отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

      Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

      - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

      Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

      - приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

      Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

      - приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

      Дебет 50 "Касса" Кредит 71

      - на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

      Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

      - отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

      Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

      - на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

      Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

      - если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

      Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

      - если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

      Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

      - если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить.

      Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

      - если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;