Учет расчетов с подотчетными лицами

Федеральное агентство по образованию

Новосибирский государственный  университет экономики  и управления 
 
 
 

Курсовая  работа:

«Учет расчетов с подотчетными лицами» 
 
 
 
 
 

Номер группы:                                                                                                             .

Специальность:                                                                                                            .

Студент (ФИО):                                                                                                           .

Номер зачётной книжки:                                                                                           .

Учебная дисциплина:                                                                                                  .

Кафедра:                                                                                                                        .

Дата регистрации  институтом «____»________________2009г.

Дата регистрации  на кафедре «____»_________________2009 г. 
 
 

2009г.

     Содержание.

Введение…………………………………………………………………………………..3

1.Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами...5

     1.1.Понятие расчетов с подотчетными лицами…………………………………..5

     1.2.Выдача и учет подотчетных сумм…………………………………………….8

1.3.Нормативно – законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………13

2.Порядок документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Квартира 48»…………………………………………………………..16

     2.1.Первичный учет расчетов с подотчетными лицами……………………….16

     2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами..21

Заключение……………………………………………………………………………….25

Список  использованной литературы………………………………………………......26 
 
 
 
 
 
 
 

 

     Введение. 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких случаях  обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для  выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, охватывает массу  информации и большой круг бухгалтерской  документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации  порядок учета и организации  контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
2. проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
3. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

     Объектом  исследования является конкретное предприятие  – Общество с ограниченной ответственностью «Квартира 48». Период исследования 2006 – 2007 гг.

 

 

     

1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с  подотчетными лицами.
1. Понятие расчетов с подотчетными лицами.

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

      Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

      Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для  практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

      При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

      Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

        Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

      В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

      Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

      В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

 

 

     1.2. Выдача и учет подотчетных сумм. 

     Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под  отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные  и операционные расходы (1, с.43).

     Денежные  средства могут выдаваться под отчет  на командировочные расходы, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для  оплаты выполненных работ, оказанных  услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями  выдачи денежных средств под отчет  является: наличие утвержденного  руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег  строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

     Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на основании заявления  работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает  необходимую сумму аванса, а также  цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

     Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс. (9, с. 8).

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним (10, с.35).