Учет расчетов с подотчетными лицами

      В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.

      В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику под отчет. Приобретение статуса подотчетного лица может входить в служебные обязанности работника.

      При направлении работника в служебную  командировку статус подотчетного лица специально не предоставляется: он приобретает  его автоматически при получении  денежного аванса из кассы организации  на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам. В случае если целью командировки являются расчеты за получение ценностей, с работником заключается договор на материальную ответственность. На практике чаще бывают ситуации, когда в командировку для приобретения ценностей направляется материально-ответственное лицо.

      Удачно  заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Подобные расходы называют представительскими [25, с.394].

      Согласно  ст.264 п.22 НК РФ представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

      К представительским расходам относятся  расходы, связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда  или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации [23, с.175].

      Отношения, возникающие между работодателем  и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Минтруда России, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов Российской Федерации, глав администраций и органов местного самоуправления.

      Согласно  Постановления Правительства РФ [16] «Об особенностях направления работников в служебные командировки» служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

      Из  этого определения можно сделать  вывод, что в командировку могут  быть направлены только работники, состоящие  с данной организацией в трудовых соглашениях, т.е. те, для которых  она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.

      Если  руководитель организации направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а, следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица [40, с.185].

      Когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер, не считаются командировками.

      Для упорядочения учета командировок и  устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам целесообразно  внутренним распорядительным документом установить перечень лиц, которые являются не работниками организации, а членами его руководящих органов, и могут быть направлены в служебную командировку. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

      Срок  командировки работников определяется руководителями организаций. Он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства.

      Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года [45, с.203].

      Следует отметить, что на работников, находящихся  в командировке, распространяется режим  рабочего времени и отдыха тех  организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в общеустановленном порядке.

      За  командированным работником сохраняется  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

      При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [48, с.287].

      Согласно  ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок  и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.

      Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

      Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере: стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов; расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

      Командированному  работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта [26, с.476].

      Размер  суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

      Руководители  организаций могут повышать размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством: в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание; в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств; в других организациях и на предприятиях - за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

      Оформление  командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ [17] «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

      По  зарубежным командировкам работнику  возмещаются следующие расходы: по получению загранпаспорта; по получению  виз; по прописке загранпаспорта; по покупке  в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту; по найму жилого помещения, подтвержденные документально;  на провоз багажа; суточные за каждый день пребывания в командировке.

      Документально подтвержденные расходы по найму  жилья и суточные возмещаются  в пределах, установленных действующим законодательством.

      За  день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в  рублях, если пересечение границы  не совпадает с днем отъезда, в  валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения  границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации [30, с.316].

      Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы.

      Возмещение  работникам командировочных расходов ниже установленных норм или невозмещение их целиком рассматривается как  нарушение законодательства о труде.

      Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п.1 ст.264 НК РФ). Размер суточных относится  к нормируемым расходам, т.е. уменьшить налог  на прибыль можно  только в пределах норм, установленных законодательством.

      Все командировочные расходы должны быть обоснованными (под обоснованными  расходами  понимаются экономические  затраты, оценка сразу выражена в  денежной форме), подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, а также обязательно связаны с деятельностью,  направленной на получение дохода. При соблюдении этих  условий к вычету без ограничений  принимаются следующие расходы работодателя: на проезд до места и обратно; сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы; расходы на проезд в аэропорт или на вокзалах в местах отправления, назначения или отправок; на провоз багажа; расход по найму жилья (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание  в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); оплата услуг связи; оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов; расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

      Кроме перечисленных выше компенсируемых расходов в состав расходов по командировкам  могут включаться затраты по возмещению расходов на телефонные переговоры (подп.25 п. 1 ст.264 НК РФ), в том случае если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами. Таким первичными документами могут быть счета-фактуры, иные документы (договоры, доверенности, информационные письма и т.п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера [21, с.176].

      Если  организация использует метод начисления, расходы, принимаемые для целей  налогообложения, признаются в том  отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени  фактической выплаты денежных средств  и (или) иной формы  их оплаты. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

      Пунктом 7 ст. 171 НК РФ  установлено, что вычетами подлежат суммы налога, уплаченные по расходам  на командировки, принимаемые к  вычету при исчислении налога на прибыль организаций.