Учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ 

      ВВЕДЕНИЕ 

      В соответствии с Российским законодательством  каждая организация обязана вести  бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия.

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

      Администрации важно оперативно контролировать ход  хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать  негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

      Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

      Цель выпускной квалификационной (дипломной) работы является критическое рассмотрение состояние учета, проведение проверки, а также выработка рекомендаций по рационализации расчетов с подотчетными лицами в организации.

      Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

      - рассмотреть теоретические аспекты  учета расчетов с подотчетными  лицами;

      - рассмотреть теоретические аспекты  аудита расчетов с подотчетными  лицами;

      - изучить местоположение, правовой  статус и виды деятельности организации;

      - рассчитать основные экономические  показатели организации;

      - оценить состояние бухгалтерского  учета и внутрихозяйственного  контроля в организации;

      - рассмотреть первичный учет расчетов  с подотчетными лицами в организации;

      - проанализировать ведение синтетического и аналитического учета в организации;

      - рассмотреть пути рационализации  учета расчетов с подотчетными  лицами;

      - определить задачи и цели аудита  расчетов с подотчетными лицами  в организации;

      - определить методы и способы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

      - оформить результаты аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами в организации.

      Объектом  является общество с ограниченной ответственностью «ВерА» Можгинского района УР, анализируемый  период – 2008-2010 г.г.

      Теоретическую и методологическую основу в выпускной  квалификационной (дипломной) работе составляют труды отечественных ученых-экономистов  по проблемам совершенствования  организации учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами, а  также нормативные, инструктивные и законодательные документы  и личные исследования дипломника.

      Основными методами для решения задач в  данной выпускной квалификационной (дипломной) работе являлись: статистический метод, балансовый метод, монографический метод, экономико-математический и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА АУДИТА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

      1.1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами 

      Подотчетными  суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами [18, с.203]

      Расчеты с подотчетными лицами возникают  практически в каждой организации  и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Статус  подотчетного лица предусматривает, с  одной стороны, право организации  требовать возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой - право  лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.

      По  мнению Л.И. Хоружий, Р.Н. Расторгуева, Р.А. Алборова, Л.В. Постниковой [48], подотчетные лица это работники данной организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы.

      Денежный  аванс - это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним на основании авансового отчета. Денежный аванс под отчет выдается из кассы организации за счет:

      а) остатка в кассе или поступившей  выручки;

      б) полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ [17, с.175]

      Организация должна иметь гарантии целевого использования  средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку.

      Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации [15] определяются руководителем организации. Он также утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды.

      При временном отсутствии у организации  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. В приказе и заявлении должен быть обозначен срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как в Порядке ведения кассовых операций сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [33, с.43]

      Кроме того, выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

      На  основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером  составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

      При составлении сметы учитываются  действующие нормы командировочных расходов и нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

      Аналогично  оформляется выдача средств работникам на хозяйственные нужды - например, на закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. Размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

      После осуществления хозяйственно-операционных, представительских расходов по возвращении  из командировки подотчетное лицо представляет отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, а произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру [25, с.392].