Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

      Второй  уровень:

8. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2003 г. № 22 «О размере вреда, причиненного государственному имуществу» в редакции Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 декабря 2008 г. № 1943, в котором установлен порядок возмещения ущерба причиненного государственному имуществу [34].
9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 марта 2000 г. № 428 «О дополнительном привлечении средств организаций для финансирования жилищного строительства» в редакции Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 13 ноября 2008 г. № 1712, в котором определяются порядок и условия предоставления организациями состоящим в их штатах работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений [35].
10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24 апреля 2000 г. № 561 «О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» с изменениями и дополнениями от 10 мая 2001 г. № 675 [36].
11. Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», которым определены размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь [37].
12. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» в редакции Постановления Министерства финансов от 29 февраля 2008 г. № 29, которым определены условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь [38].
13. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 г. № 98 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 18 октября 2010 г. № 436, которое устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте [39].
14. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь 17 января 2008 г. № 4 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 12 октября 2010 г. № 428, которым устанавливается единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях [40].
15. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 июня 2002 г. № 119 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 9 ноября 2006 г. № 175, которое устанавливает меры ответственности предприятий, предпринимателей за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь [41].
16. Инструкция о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц: утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24 марта 2003 г. № 39/69 с изменениями и дополнениями от 28 феврале 2007 г. № 38/41 [29].

      Третий  уровень:

17. Постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия  Республики Беларусь от 27 июля 2009 года № 50 «Об утверждении инструкции о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями», где раскрывается порядок хранения, выдачи горюче-смазочных материалов и учета в бухгалтерии [42].

      К четвертому уровню в ОАО «Барановичская птицефабрика» относятся:

      - приказ «Об утверждении Положения  об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2010 год» (приложение А);

      - рабочий план счетов (приложение  А);

      - график документооборота;

      - другие приказы и положения, разработанные и утвержденные на предприятии. 
 
 

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

2.1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам. 

      Если  руководитель предприятия направляет в командировку своего работника, то на предприятии издается приказ о  направлении в командировку. После  чего выдается командировочное удостоверение по установленной форме.

      При заполнении командировочного удостоверения  указываются все необходимые  реквизиты:

      - фамилия, имя, отчество выезжающего  в командировку;

      - пункт назначения командировки;

      - наименование принимающей организации;

      - цель командировки;

      - сроки командировки.

      Цель  командировки указываемая в Приказе о командировании, а также в командировочном удостоверении, должна носить строго производственный характер.

      Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. И оформляется проводкой Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -кредит 50 «Касса» на сумму авансовых платежей.

      Днем  выезда в командировку считается  день отправления самолета, поезда, автобуса или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

      Срок  командировки работников определяется руководителем предприятия, однако он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства управляющей организации.

      При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении по прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

      На  работников, находящихся в командировке распространяется режим рабочего времени  и отдыха тех предприятий, в которые  они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении  из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

      В случае, когда работник по распоряжению руководителя предприятия выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

      За  командированным работником сохраняется  место работы и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

      Командированному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянно работы, а  также оплачиваются суточные. Кроме того возмещаются расходы за пользование постельными принадлежностями, по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту (при предъявлении соответствующих документов).

      По  возвращении из командировки работником в течение трех дней в бухгалтерию организации представляется авансовый отчет с приложением к нему всех необходимых документов (счета, проездные документы, чеков, билетов и др.).

      Кроме того, необходимо также предоставить и краткий отчет о проделанной  работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки.

      После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами  бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

      Таким образом, бухгалтер проводит расчеты, формирует проводки по включению  командировочных расходов в себестоимость продукции организации или отнесения и за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

      После проверки бухгалтером и утверждения  руководителем, это сумма проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформление расходного или приходного ордера.

      Списание  задолженности оформляется проводкой:

      Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Возвращение неизрасходованных сумм:

      Дебет 50 «Касса» - кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Не  возвращенные работниками в установленные  сроки суммы отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери» - 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 

2.2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами по средствам, 

выданным  на операционно-хозяйственные  нужды. 

      Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.

      Выдача  денежных средств работнику осуществляется на основании Приказа руководителя или на основании заявления работника, подписанного руководителем предприятиям. После этого составляется смета необходимых расходов, итог которой после утверждения в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

     Определен срок выдачи наличных денег под отчет  на предстоящие расходы:

     не  более 3 рабочих-дней — на расходы, производимые в месте нахождения организации;

     не  более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации;

     до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей  размер одной базовой величины.

      После проведения хозяйственно-операционных расходов подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Все предоставленные документы подвергаются счетной проверки и проверки по существу.

      К документам, подтверждающим факт приобретения продукции, относятся: квитанция, кассовый чек, который должен содержать номер, наименование предприятия или имя  предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму и быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров с указанием его должности, фамилии и инициалов.

      Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимаются  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу предприятия подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      В случае не предоставления отчета об израсходованных  подотчетных средствах и невозвращении  в кассу предприятия остатка неиспользованных авансовых сумм в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в установленном порядке.

      При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - кредит 50 «Касса» - выдача денежных средств под отчет;

      Дебет 10 «Материалы», 19 «Налог на топливо», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. – кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

      Дебет 41 «Товары…» - кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

      Дебет 50 «Касса» - кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - возвращен неиспользованный аванс;

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - кредит 50 «Касса» выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

      Учет  расчетов по каждому подотчетному лицу ведется в журнале-ордере № 7, который  позволяет вести синтетический и аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».