Учет расчетов с подотчетными лицами

Расходы по проезду  до места командировки и обратно, а также провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются при  обязательном представлении подтверждающих документов (проездных билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде  железнодорожным или водным транспортом  в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.

Расходы по проезду  возмещаются в пределах установленной  нормы, которой является стоимость  проезда по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут  быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

При направлении  в краткосрочные командировки за границу руководителей и заместителей руководителей республиканских  органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде  железнодорожным транспортом до места командирования и обратно  могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах  международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она должна оплачиваться самим работником.

Возмещению  подлежит стоимость проезда транспортом  общего пользования (за исключением  такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта  или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они  находятся за пределами населенного  пункта (кроме тех случаев, когда  работнику предоставляются бесплатные средства перемещения). [10]

Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с  использованием банковской пластиковой  карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению  служебного заграничного паспорта и  виз).

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы  по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию  автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.

Таким образом, порядок возмещения и размеры  расходов по командировкам четко  регламентированы нормативной базой  Республики Беларусь и являются обязательными  при осуществлении расчетов с  подотчетными лицами.

2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами

2.1.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами по хозяйственным  расходам

Список работников, имеющих право получать деньги под  отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия  в начале года.[9]

Выдача наличных денег из касс производится по:

- расходному  кассовому ордеру формы КО-2, при  разовых выдачах наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками  работников, и другие выдачи отдельным  лицам;

- платежной  ведомости с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера  на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям) без составления  расходного кассового ордера  на каждого получателя при  выдаче нескольким лицам наличных  денег под отчет на расходы,  связанные со служебными командировками  работников, и другие выдачи.

На титульном  листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег  прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости  получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей  графе платежной ведомости.

Выдача наличных денег работникам может производиться  по удостоверению, выданному юридическим  лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска  печати юридического лица, выдавшего  удостоверение.

Платежная ведомость  выписывается либо оформляется с  помощью технических средств  с указанием по итогу суммы  наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется  сумма причитающихся к получению  наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные  лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового  ордера (РКО).

Основными реквизитами  расходно-кассового ордера являются:

· наименование организации;

· номер документа  и дата его составления;

· сумма, подлежащая выдаче;

· ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

· документ, на основании которого оформляется  данный РКО;

· документ, удостоверяющий личность работника;

· сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый  ордер формы КО-1, квитанция формы  КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие  приходные документы, утвержденные  в соответствии с законодательством;

- кассовый  чек, содержащий номер, наименование  юридического лица, инициалы, фамилию  индивидуального предпринимателя,  дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество  и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор  кассира. (см. приложение 2)

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы  по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального  предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные  лицом, непосредственно осуществившим  отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование  личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением  наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными  средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением  банка в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

Основным  первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным  для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным  расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286).

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным  документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных  средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2008 г. № 4 и Правилах ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

2.1.2 Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами по командировочным  расходам

Командировка  оформляется приказом (распоряжением) (см. приложения 3 и 4) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложения 5 и 6), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

· номер командировочного удостоверения;

· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

· ФИО, должность  и место работы командируемого работника;

· пункт назначения;

· срок командировки;

· цель командировки;

· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его  номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения  делаются отметки о выбытии в  командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к  месту постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем  и не может превышать 30 календарных  дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[14]

Лица, убывающие  в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах.[9]

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса либо другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного  средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия  считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее - последующие  сутки.

Если место  отправления транспортного средства находится за чертой населенного  пункта, то учитывается время, необходимое  для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении  из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.[

Направление в командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время (при представлении подтверждения  с основного места работы) или  в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе.