Учет расчетов с подотчетными лицами

· по найму  жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости  представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством  мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в  номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику  при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы  по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость  номера (телевизора, холодильника и  других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы  подлежат возмещению на основании подлинных  документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления  документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место  служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы  в размерах, устанавливаемых Министерством  финансов Республики Беларусь, кроме  случаев, когда командированному работнику  предоставляется жилое помещение  за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным  вместе с ними, останавливающимся  в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы  по найму жилого помещения за время  нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

· за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в  размерах, устанавливаемых Министерством  финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются  в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной  командировки. При направлении работника  в командировку для участия в  совещаниях, семинарах, сборах и в  других случаях, если принимающая сторона  обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время  нахождения в пути, если в эти  дни питание не было предоставлено.

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются  в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной  нормы.

· расходы  по междугородным телефонным переговорам  возмещаются командированному работнику  лишь в случаях, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих  квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров  нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время  нахождения в командировке выплачиваются  суточные за каждый день нахождения в  командировке по нормам, устанавливаемым  Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно  возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе  о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

В случае временной  нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму  жилого помещения (кроме случаев, когда  командированный работник находится  на стационарном лечении) и выплачиваются  суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к  выполнению служебного поручения или  вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного  лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном  порядке.

За время  временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования  командированным работником своих  выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания  оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения  за эти дни не возмещаются. [9]

В соответствии с Постановлением «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных  командировках» с 1 января 2008г. установлены  следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

· суточные - 15000 рублей за каждый день командировки;

· суточные при  однодневных служебных командировках  и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, - 7500 рублей;

· по найму  жилого помещения без представления  подтверждающих документов - 4500 рублей. [8]

Данные размеры  возмещения расходов для органов  государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным  командировкам: одни расходы покрываются  иностранной валютой, другие - валютой  Республики Беларусь.

Порядок направления  работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые  им гарантии и компенсации установлены  Положением о регулировании труда  работников, направленных на работу в  учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при  служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД.

Расходы по найму  жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при представлении  подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы  на отдельные услуги, включенные в  стоимость номера, возмещаются в  пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в  пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в  страны СНГ.

Возмещение  расходов по найму жилого помещения  в случае проживания работников в  данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом  в пределах установленных норм.

Если принимающая  сторона предоставляет бесплатное жилье, выплаты на эти цели не осуществляются.

При командировках  в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в  пределах установленных норм при  представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и лицам, командированным вместе с ними, оплата производится и за время нахождения в пути. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

При приеме отчетов  об израсходованных суммах по командировкам, аванс по которым выдавался в  инвалюте, отличной от инвалюты, в которой  установлены нормы, при осуществлении  контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

1) расходы,  произведенные в инвалюте аванса (в национальной валюте страны, куда командирован работник), и  предельные нормы возмещения  расходов в соответствующей валюте  пересчитать по курсу Нацбанка РБ на дату составления отчета в белорусские рубли;

2) белорусские  рубли пересчитать в валюту, в  которой был выдан аванс.

Суточные  за время пребывания в командировке выплачиваются:

а) при проезде  по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;

б) при проезде  и за время пребывания на иностранной  территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку. [7]

При этом день пересечения границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

День пересечения  государственной границы определяется по отметкам в паспорте. (см. приложение 1)

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

При продолжительности  командировки более суток, когда  день пересечения границы при  выезде из Республики Беларусь совпадает  с днем пересечения границы при  возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы  страны командирования. Остальные дни  оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

При однодневной  командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот  же день) суточные выплачиваются в  иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

Если работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

В зависимости  от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться в  размере 100, 70 или 30% от установленных  норм.

В случаях, когда  работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной  валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам  не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая  сторона обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или  не оплачивает расходы по проезду  в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает иностранную  валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 30% нормы страны командирования.

Если принимающая  сторона берет на себя расходы  по обеспечению одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовым - 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

При направлении  за границу делегаций школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 15% от установленной нормы  при условии, что обеспечение  питанием производится за счет направившей  или принимающей стороны и  принимающая сторона не выплачивает  иностранную валюту на личные расходы.

Имеются особенности  оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим не зависящим от работника причинам имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время  остановки в пути следования по иностранной  территории продолжительностью менее  суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.