Учет расчетов с подотчетными лицами

Глава№4  Аналитический и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 18.09.2006 N 115н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 
50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Составляется  он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. 
Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы  оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т.п.).

Если  же сотрудник представил в бухгалтерию  товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если  из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель  предприятия признал, что перерасход  оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель  решит, что работник проявил  излишнюю самостоятельность, то  сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 
«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы». 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава№5 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

С точки  зрения бухгалтерского учета командировочные  затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности.

Порядок признания расходов закреплен в  Положении по бухгалтерскому учету "Расходы организации".

Напомним, что расходы на командировки признаются в том периоде, в котором авансовый  учет был проверен бухгалтерией и утвержден руководителем.

Исходя  из положений Плана счетов финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации  от 31 октября 2000 г. N 94н расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Учет  по счету 71 ведется по каждой конкретной сумме.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Таким образом, в зависимости от целей командировки затраты на нее будут отнесены на соответствующие счета учета затрат.

В случае если работник вовремя не вернул подотчетные суммы, эти суммы подлежат отражению по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если  невозвращенные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они будут списаны с кредита счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Если удержать невозвращенные суммы из заработной платы не представляется возможным, то со счета 94 эти суммы будут списаны в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". 
 

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

корреспондирует со счетами: 

     по дебету                                            по кредиту 

50 Касса                           07 Оборудование к установке

51 Расчетные счета                 08 Вложения во внеоборотные

52 Валютные счета                     активы

55 Специальные  счета в             10 Материалы

   банках                          11 Животные на выращивании

76 Расчеты с  разными                  и откорме

   дебиторами и кредиторами        15 Заготовление и приобретение

79 Внутрихозяйственные                материальных ценностей

   расчеты                         20 Основное производство

91 Прочие доходы  и расходы         23 Вспомогательные

                                      производства

                                   25 Общепроизводственные

                                      расходы

                                   26 Общехозяйственные

                                      расходы

                                   28 Брак в производстве

                                   29 Обслуживающие

                                      производства и хозяйства

                                   41 Товары

                                   44 Расходы на продажу

                                   45 Товары отгруженные

                                   50 Касса

                                   51 Расчетные счета

                                   52 Валютные счета

                                   55 Специальные счета в

                                      банках

                                   70 Расчеты с персоналом по

                                      оплате труда

                                   73 Расчеты с персоналом по

                                      прочим операциям

                                   76 Расчеты с разными

                                      дебиторами и кредиторами

                                   79 Внутрихозяйственные 
 
 

Приложение №1

Унифицированная форма № Т-9 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение) 
о направлении работника в командировку

 
Направить в командировку: 

(фамилия,  имя, отчество)

 

      (структурное  подразделение)

 

(должность  (специальность, профессия))

 

(место назначения (страна, город, организация))

 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение №3

 

                            │       Суточные (долларов  США)

                            ├───────────────────┬───────────────────────

                            │при служебной      │при служебной команди-

                            │ командировке      │ровке  работников заг-

                            │ с территории      │ранучреждений Российс-

                            │  Российской       │кой Федерации в преде-

                            │ Федерации на      │лах территории иност-

                            │  территории       │ранного государства,