Учет расчетов с подотчетными лицами

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется  на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

3.2 Зарубежные командировки

Все большее  распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. 
Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из 
Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).

Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов: а) устанавливающий  сотруднику размер суточных; б) о направлении  сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если  направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. 
Размеры суточных в зависимости от страны (приложение №3) , которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран». Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.

В отличие  от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной  формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением 
Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования отсутствия работника на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника  в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о  пересечении Государственной границы  РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник 
Таможенного союза, пересечение границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.

Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 
ТК РФ) те же, что и при командировках по России. В связи с отменой с 2003 года Минтрудом РФ ранее применяющихся Правил об условиях труда советских работников за границей, ТК РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения работника и работодателя при направлении в служебные командировки. Минимальный размер суточных командируемому работнику установлен Приказом № 92н, а нормы на оплату жилого помещения – Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Также в настоящее время продолжает применяться совместное письмо 
Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения границы при въезде в РФ – по правилам, установленным для командировок на территории РФ.

При направлении  работника в командировку в две  или более страны со дня выбытия  из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.

В тех  случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные.

При направлении  за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

В случае пребывания работника в краткосрочной  зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных  для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).

При направлении  работника в служебную командировку работодатель может в приказе  на командирование определить, каким  видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по проезду работника к месту  командирования и обратно принимаются  в бухгалтерском учете, и в  целях налогообложения в размере  фактически произведенных и документально  подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Приказ  Минфина России № 15н применяется в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.

Выдача  аванса работнику

Для определения  суммы, необходимой на оплату командировочных  расходов, организация может составить  смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.

Получить  наличную валюту в банке для оплаты командировочных расходов организация может со своего текущего валютного счета при наличии на нем необходимой суммы. Как правило, средства в иностранной валюте на текущем счете имеют организации-экспортеры, а остальным организациям нужно купить валюту.

Валюта  выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки приведена в положении № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. 
Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).

Наличная  валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах 
США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.

Но организации  могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге).

Выдается  наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной  валюте на командировочные расходы открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под  отчет (возврат средств 
– обратная проводка).

Отчеты  о служебной загранкомандировке

После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:

- о выполнении  задания на командировку по  форме № Т-10а;

- авансовый  отчет по форме № АО-1.

Согласно  Положению № 62 в 10-дневный срок после  возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет  и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.

Курсовые  разницы, которые образуются при  изменении курса иностранной  валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной  валюте на загранкомандировки пересчитываются  в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

Расчеты с подотчетным  лицом

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток средств в иностранной валюте. 
Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка., она также сдается в банк.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.