Учет расчетов с подотчетными лицами

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых  вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах( железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы(бланк строгой отчетности по форме №3 Г)в которой выделена сумма НДС.[2]

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным  расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру ЗАО «Надежда» Сазоновой И.П.(табельный  номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский  институт  управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Сазоновой И.П. нет.

Для обоснования  командировки Сазоновой И.П. имеются следующие документы:1)договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.

2)приказ руководителя  №4 от 12.03.о направлении в командировку  Сазоновой И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления ;для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета командировочных расходов Сазоновой.           Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.                            Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.

Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб.(норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль)                                                                 Итого – 18 450 рублей.

4)командировочное  удостоверение Сазоновой И.П.  подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Сазоновой И.П. представлен  в бухгалтерию авансовый отчет  №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожные  билеты С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург  -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)                                               

2) квитанция  гостиницы по форме №3 Г  за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.                                                                                                                          3)распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб.                                                                                      

4) отчет о  проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации  МИУ Сазоновой И.П.

5)командировочное  удостоверение Сазоновой И.П., отмеченное  в Московском   институте управления.

Перерасход подотчетных  сумм в размере 1850руб. возвращен  Сазоновой И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг.[4]

1.заполним командировочное удостоверение Сазоновой И.П. по прилагаемой форме.

2.составим расчет  командировочных расходов  Сазоновой  И.П. по следующей форме .

Таблица 3- Расчет командировочных расходов 

(обратите внимание, что нормы устанавливаются   для целей налогообложения)

3.определим все  хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем  всю информацию в журнал регистрации  операций.

                          

Таблица 4-Журнал регистрации хозяйственных операций

 
 

                

При заграничных  командировках работников организации  выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы  установлены  по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ,в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ,и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении  работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100%  по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения  иностранной валюты с валютного  счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки  возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в  кассу организации в валюте или  рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[3]

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[2]

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации  по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб.,курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:

Приглашение немецкой фирмы»Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

2) приказ руководителя организации № 8 от  12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К « для проведения переговоров сроком на 5 дней.

3)плановая смета  командировочных расходов Смирнова  И.И.

Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро.                                    Гостиница  (5 дней х260 евро)-1300 евро,                                                                          суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро.                                                                                ИТОГО : 2280 евро.

Смирновым И.И. представлен  в бухгалтерию авансовый отчет  №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)авиабилеты  компании Люфтганза-800евро.                                                                   2) счет гостиницы – 1400 евро,                                                                                                      3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро,     4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро.                                                                      ИТОГО: 2569 евро                                                                                                                           Курс евро на дату  утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро;курс доллара США-25 руб/долл.;                                                                                                5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования ;                                                                                                                 6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[4]

1.Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме ( Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения) :

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

2.Определим все  хозяйственные операции по  ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Таблица 6- Журнал регистрации операций