Учет расчетов с подотчетными лицами

        Федеральное Агентство по Образованию

Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

Московский  Государственный Университет

Приборостроения и Информатики 
 
 

Реферат 
 

по дисциплине : “Бухгалтерский учет и аудит”

на тему: “Учет расчетов с подотчетными лицами”  
 

                     

                             

                                    Работу выполнил :        студент 3 курса                             

                                                                               специальность 080111

                                                                               Данилов Владимир Николаевич

                                        Работу проверила: Бибикина  Валентина  Владимировна                                             
 

Москва,2007 

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает  необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных  работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.  документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;    

3.  контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно- операционные цели.           

    Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, так как эта тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. 
 
 
 
 
 

1.Основа Учета расчетов с подотчетными лицами.

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам .Порядок выдачи денег под отчет ,размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы ,установлены правилами ведения кассовых операций .

Размер  суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма ,установленная для бюджетных организаций (100 рублей).Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке ,включая выходные дни и время в пути.

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие

Под отчет наличные сумму денежных средств на предстоящие операционные ,административно-хозяйственные и командировочные расходы. [1]

Законодательные и нормативные  документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

1. федеральный закон « о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)
2. приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.)
3. гражданский кодекс Российской  Федерации.
4. трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.
5. налоговый кодекс РФ части I и II  главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)
6. федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.
7. стандарты по аудиторской деятельности.
8. план счетов и инструкция по применению плана- счетов.
9. порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

2.Учет  расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерацией выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам.[2]

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов ,вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года №55.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы ,или со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       
 

 Таблица 1- Расчеты с подотчетными лицами

Организации выдают наличные деньги подотчет на операционные и хозяйственные расходы в  размерах и на сроки ,определяемые руководителями организации.[1]

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам.

Завхозу ЗАО  «Надежда» Яковлеву А.А.(табельный  номер 05)по разрешению руководителя организации  по расходному кассовому ордеру №52 от 15.03.ХХг. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900руб.Деньги выданы Яковлеву А.А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.ХХг. у Яковлева А.А. нет. Яковлеву А.А.выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Яковлев А.А.представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.03.ХХг. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)товарный чек  №95 от 15.03.ХХг.и кассовый чек магазина  розничной торговли «Электротехника»на  общую сумму 800руб.,в том числе:

1 настольная  лампа по цене 200руб.;

1 вентилятор  по цене 600руб.;

2)счет фактура  №11 от 15.03.ХХг. и накладная №83 от 15.03.ХХг.фирмы «Гарант» на 2 электронных  калькулятора «Ситизен» на общую  сумму 2520руб.,в том числе цена 2 калькуляторов-2100.,НДС-378руб.,полученных от Яковлева А.А.;

3)квитанция к  приходному кассовому ордеру  №128 от 15.03.ХХг. фирмы «Гарант»  на сумму 2478руб.,в том числе  НДС-378руб.,полученные от Яковлева  А.А.;

4)договор купли-продажи  №20 от 15.03.ХХ и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Соболевым Ф.И.на приобретение 4стульев по цене 180руб.,на общую сумму 720руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы-1шт.;вентилятора-1шт.;калькуляторов-2шт.;стульев-4шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер  Миронова Е.С., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Сазонова И.П., утвердил отчет директор Степанов В.П. 16.03.ХХг.

Перерасход подотчетных  сумм выдан Яковлеву А.А. по расходному кассовому ордеру №58 от 16.03.ХХг.[4]

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим  по операциям  бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных операций

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавлемаемых организацией. Нормы на командировочные  расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002г, № 93.Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что  не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы  законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято  Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г.№16141/04.